Funkcje, które należy szukać w oprogramowaniu płac online
Nic dziwnego, że wiele małych firm zwraca się do usług płacowych za te zadania.
Ale która usługa płac jest najlepsza?
Jakie są usługi płacowe?
Istnieją dwa rodzaje usług płacowych: usługi online i (z braku lepszego terminu) usługi osobiste. Usługi online mogą być aplikacjami lub online. Usługi osobiste to firma należąca do osoby, która może wykonywać płatności w Internecie lub może być lokalna.
Proces oceny działa w taki sam sposób dla obu rodzajów usług płacowych. Ale ten artykuł skupi się na usługach online. Oto kilka funkcji, które należy wziąć pod uwagę:
Ile kosztuje usługa płac w Internecie?
Pierwszą rzeczą, którą właściciele firm pytają, kiedy szukają usługi płacowej, jest "Ile kosztuje?" Chociaż koszty są ważne, inne czynniki są równie ważne.
Rozważ koszt usługi teraz iw przyszłości. Jeśli masz bardzo małą firmę z tylko jednym lub dwoma pracownikami, możesz ograniczyć swój koszt, używając skalowalnej usługi, w której koszt jest minimalny tylko dla kilku pracowników i który rośnie wraz z dodawaniem pracowników i usług.
W przypadku większości usług płacowych, na które patrzyłem, koszt jest miesięczny, więc możesz zmienić w dowolnym momencie. Większość opierała koszt na liczbie pracowników. Niektóre oferują opcję 1099 dla płacących wykonawców, dostawców lub freelancerów. (Na końcu tego artykułu znajdziesz krótką listę z kosztami).
W przypadku niektórych usług koszty są dostępne na dwóch poziomach: podstawowa usługa, która po prostu oblicza i dostarcza wypłaty, może z usługą W-2, a także opcja pełnego serwisu, która obejmuje również składanie i płacenie podatków od wynagrodzeń i dokumentów podatkowych, w tym Formularz 941 (kwartalny formularz sprawozdawczości podatkowej).
Co powinna obejmować usługa full-service payroll?
- Konfiguracja, szkolenie i pulpit nawigacyjny. System powinien być łatwy do skonfigurowania. Powinieneś mieć deskę rozdzielczą, która poprowadzi Cię przez procesy i pozwoli ci sprawdzić czynności, takie jak opiłki i depozyty wypłaty. Szkolenie powinno być proste, z dobrymi filmami, które pomogą Ci pracować nad różnymi procesami. Jakiego poziomu wiedzy na temat listy płac zakładają? Większość właścicieli firm ma niewielką wiedzę, więc Twoja usługa powinna zapewniać szczegółową podstawową wiedzę na temat warunków płacowych, wypłat i dokumentów.
- Wynagrodzenia . Każdy z tych systemów pozwala wprowadzić informacje dla każdego pracownika, w tym formularz W-4 dla federalnego podatku potrącanego u źródła oraz inne informacje potrzebne do przygotowania wypłat. Systemy powinny umożliwiać pisanie wydrukowanych czeków lub bezpośrednie składanie czeków (najlepiej). Sprawdź w swoim banku, jakie są wymagania.
- Formularze W-2. Twoja usługa powinna Ci zapewnić Formularze W-2 , roczny formularz wynagrodzenia pracownika i informacje podatkowe, które należy podać pracownikom w styczniu. Opcja pełnego serwisu powinna również w odpowiednim czasie złożyć te formularze do Social Security Administration.
- Podatki od plików i depozytów. Jest to prawdopodobnie najważniejsza usługa. Posiadanie kogoś i płacenie podatków to duża odpowiedzialność. System pełnej obsługi powinien złożyć dla Ciebie wszystkie odpowiednie dokumenty dotyczące podatku od wynagrodzeń i podatku od zatrudnienia . Powinny dokonywać płatności w Twoim imieniu za pośrednictwem odpowiednich federalnych, stanowych i lokalnych agencji regulacyjnych. Formularze powinny zawierać formularz 941 - Kwartalne wynagrodzenie i deklaracja podatkowa oraz federalne i stanowe formularze dotyczące podatku od bezrobocia.
Serwis powinien także monitorować stan i lokalne podatki od wynagrodzeń, co stanowi ogromną pomoc, jeśli masz pracowników pracujących w różnych miastach i stanach.
Jakie inne funkcje należy się spodziewać?
Gwarancje podatkowe. Twoja usługa powinna gwarantować, że formularze podatkowe zostaną wysłane przed upływem wszystkich terminów, a płatności będą dokonywane na czas, aby nie zostały nałożone grzywny lub kary . Usługodawca powinien zgodzić się na zapłacenie mandatów lub kar za późne zgłoszenie lub płatność. Jeśli nie wykonają tej gwarancji, nie używaj ich.
Mobilna dostępność. Powinieneś mieć dostęp do pulpitu nawigacyjnego i dokonywać zmian, wysyłać informacje na swój komputer, telefon komórkowy lub tablet, a nawet odbierać informacje.
Samoobsługa pracowników. Niektóre z tych usług mają pulpit nawigacyjny, na którym pracownicy mogą się logować i otrzymywać informacje o swoich rocznych wypłatach.
Mogą być w stanie zmienić informacje W-4 przez Internet.
Integracja z twoim systemem księgowym. Posiadanie twojej listy płac integruje się z twoim systemem księgowym, oszczędzając czas i pieniądze. Intuit Płace są sprzedawane tylko w QuickBooks Online, więc może to być dobra opcja dla Ciebie, jeśli masz już QBO. Oprogramowanie Patriot posiada system księgowy, który możesz dodać do swojej listy płac.
Inne ważne pytania, które należy zadać
Wsparcie i serwis. Ten jest naprawdę ważny. Rzeczy się zdarzają, a listy płac muszą być uruchamiane o określonych porach. Musisz wiedzieć, że twoja usługa jest dostępna i pomocna.
Najwyższy poziom obsługi to połączenie telefoniczne. Jakie godziny zajmuje punkt informacyjny?
Drugim najwyższym poziomem jest czat. Jakie są ich godziny?
Trzeci poziom to e-mail. Jak szybko Twoja usługa reaguje na wiadomości e-mail?
W okresie próbnym lub w pierwszych 30 dniach upewnij się, że kontaktujesz się kilka razy w celu oceny udzielonego wsparcia.
Aktualizacje. Przepisy dotyczące płac i stawki podatkowe zawsze się zmieniają. Oceniając systemy, zapytaj, jak aktualizują swoje oprogramowanie i jak przekazują ci te aktualizacje.
Bezpieczeństwo. Jak bezpieczny jest ich system? Czy to w chmurze (prawdopodobnie)? Jak często się tworzą?
Inne dodatkowe usługi, które możesz chcieć
1099 Usługa. Niektóre z tych systemów mają dodatek (za dodatkową opłatą), który pozwala płacić pracownikom kontraktowym, sprzedawcom i freelancerom i wydawać im formularze 1099-MISC (podobne do formularzy W-2 dla pracowników). Usługa powinna również zapewniać wypełnianie formularzy 1099-MISC za pośrednictwem IRS.
Zapasowe wstrzymanie płatności . Jeśli płacisz osobom niebędącym pracownikami, może być konieczne pobranie potrąceń z pobranych środków z ich płatności. Jeśli masz usługę 1099, Twoja usługa powinna być w stanie to zrobić i wystawić raporty.
Gdzie sprawdzić potencjalne usługi
Po zawężeniu wyboru do kilku usług sprawdź je. Sprawdź oceny online, ale nie polegaj na nich za bardzo. Lepszym miejscem do sprawdzenia jest Better Business Bureau . Zobacz, jakie skargi zostały wniesione przeciwko tej firmie i jak zostały rozwiązane.
Jakie usługi płacowe należy wziąć pod uwagę?
Znajdziesz wiele usług płacowych, jeśli szukasz w Internecie. Oto kilka, od których zaczniesz wyszukiwanie. Wybraliśmy opcję pełnego serwisu dla każdego.
Ntuit Full Service Payroll. Ta usługa jest dodatkiem do QuickBooks Online. Ceny zależą od wybranej wersji QBO i poziomu potrzebnych usług płacowych. Ceny są miesięczne.
Oprogramowanie Patriot Payroll. Ich pełny system płacowy zaczyna się od 25 dolarów miesięcznie za jednego pracownika, zwiększając liczbę pracowników.
Paychex. Ich system opiera się na liczbie pracowników. Wymagają pisemnej oferty od potencjalnego klienta przed wydaniem informacji o cenach.
Gusto: Ich cena to 39 USD miesięcznie cena bazowa plus 6 USD miesięcznie na osobę (Zakładamy, że oznacza to, że osoba jest opłacana).
ADP ma trzy poziomy płac, w tym HR. Brak dostępnych cen.
Jak wypróbować system płac
Ostatni problem: problem z wypróbowaniem tych systemów polega na tym, że wymagają one "uruchomienia" i nie można wydawać wypłat więcej niż jeden raz. Patriot i Gusto mają wersje demo, które możesz wypróbować. ADP ma dwa darmowe miesiące wynagrodzenia, ale oznacza to, że jesteś zobowiązany do korzystania z dwóch miesięcy z ich systemem.