Zamknięcie biura: powiadom pracowników, klientów i dostawców
Pamiętaj, aby powiadomić kluczowych interesariuszy swojej firmy co najmniej od dwóch do czterech tygodni wcześniej. Pracownicy mogą być powiadamiani / przypominani przy użyciu wkładki w pensji. Klienci mogą być powiadamiani na swojej stronie internetowej i za pośrednictwem automatycznego komunikatu operatora w systemie telefonicznym. Dostawców (szczególnie tych z powtarzającymi się harmonogramami dostaw) można powiadamiać za pośrednictwem poczty elektronicznej lub zwykłej poczty.
Powiadom Security Personnel / Service
Wyślij notatkę do personelu ochrony lub służb bezpieczeństwa, powiadamiając ich o terminach zamknięcia. Upewnij się, że Twoja lista kontaktów alarmowych jest aktualna z kluczowymi numerami telefonów pracowników.
Zmień automatyczne powitanie opiekuna
Zaplanuj powitanie automatycznego operatora w systemie telefonicznym, aby odzwierciedlić zamknięcie biura. Upewnij się, że informujesz również, kiedy biuro zostanie ponownie otwarte. Jeśli świadczysz usługi ratunkowe (np. Ogrzewanie i chłodzenie, instalacje hydrauliczne itp.), Pamiętaj, aby powiadomić rozmówców o tym, jak skontaktować się z automatyczną sekretarką lub telefonem komórkowym podczas wyłączania.
Powiadom usługę odpowiadanie
Jeśli korzystasz z usługi sekretarki, pamiętaj, aby powiadomić ich o datach zamknięcia biura i upewnić się, że lista kontaktów jest aktualna z numerami telefonów pracowników, które będą w trakcie rozmowy.
Zmień pozdrowienia w poczcie głosowej i twórz e-maile z automatyczną odpowiedzią
Jeśli Twój system telefoniczny umożliwia dzwonienie z zewnątrz bezpośrednio na stanowiska pracowników, musisz upewnić się, że używają tymczasowego powitania poczty głosowej "Poza biurem", które pozwala dzwoniącemu dowiedzieć się, że nie ma ich w biurze.
Twoi pracownicy powinni również powiadomić dzwoniącego, kiedy wróci i co zrobić, jeśli potrzebują natychmiastowej pomocy, gdy biuro jest zamknięte na czas urlopu. Ponadto pamiętaj, aby utworzyć autoreferat poczty poza biurem .
Zmniejsz termostat
Oszczędź trochę energii i trochę pieniędzy, przywracając (lub przeprogramowując) termostat biurowy podczas wyłączania.
Kopia zapasowa serwerów
Jeśli masz krytyczne komputery i serwery, upewnij się, że cykl tworzenia kopii zapasowych działa poprawnie przed i po zamknięciu. Zredukuj swoją ekspozycję na katastrofę, planując zewnętrzną kopię zapasową na wczesny odbiór, zamiast czekać na zakończenie postoju.
Wyłącz sprzęt biurowy
- Lampy biurkowe
- Kopiarki
- Kalkulatory
- Światła górne
- Rozdrabniacze
Wyłącz komputery i urządzenia peryferyjne
- Komputer
- Monitor
- Skaner
- Drukarka
Nie wyłączać
- Faksy
- System telefoniczny
- Komputery serwerowe
- Grzejniki / Światła do zbiorników tropikalnych ryb