Możesz mieć zobowiązania (nieodebrane czeki), których nie możesz wysłać do sprzedawcy, zbyt wysokie płatności na rzecz klienta lub wypłatę nieodebraną przez pracownika lub inną nieruchomość należącą do kogoś innego, ale posiadaną przez nią firmę, a Ty nie wiem, jak przekazać tę właściwość osobie, która jest jej właścicielem.
Ważne jest, aby pamiętać, że przepisy dotyczące nieodebranych nieruchomości (w tym wypłaty) są regulowane przez poszczególne państwa. Przepisy obowiązują w państwie, w którym znajduje się odbiorca, a nie w państwie, w którym znajduje się firma.
Jeśli Twoja firma znajduje się w sytuacji, w której nie możesz znaleźć właściciela nieodebranej nieruchomości, musisz wykonać dwie czynności:
1. Podejmij wszelkie uzasadnione starania, aby znaleźć odbiorcę płatności, abyś mógł dać im pieniądze.
2. Jeśli nie możesz znaleźć odbiorcy w rozsądnym czasie, musisz zgłosić brak zapłaty do swojego stanu i przekazać pieniądze państwu, aby był on dostępny dla odbiorcy w późniejszym czasie.
Załóżmy, że zapłaciłeś pracownika, który opuścił firmę i który nie spłacił wypłaty. Masz pieniądze na swoim koncie płac , ale pamiętaj, że to nie jest twoja własność. Nieodebrane mienie jest uważane za zobowiązanie do celów księgowych; to znaczy, że jest to własność, którą posiadasz, ale która nie jest własnością twojej firmy.
Twoja firma ma dwie obowiązki związane z nieodebraną własnością: (1) zgłaszanie i odprowadzanie nieodebranych aktywów do właściwego stanu oraz (2) upewnienie się, że firma właściwie odzwierciedla zobowiązanie w swoim bilansie.
Nieodebrane nieruchomości i Twoje księgowanie biznesowe
Do celów księgowych, gdy dojdziesz do punktu, w którym musisz zgłosić nieodebrane czek do stanu, możesz rozważyć anulowanie czeku i wpłacenie kwoty na rachunek escrow. Pomoże to upewnić się, że fundusze nie zostaną przypadkowo wydane.
Powinieneś już zapłacić podatek od pracy w tej kwocie.
Zachowaj dobre wszystkie zapisy dotyczące tego odbiorcy lub pracownika i upewnij się, że nadal próbujesz skontaktować się z tą osobą regularnie. Justin Pritchard, ekspert ds. Bankowości w The Balance, ma szablon niezrealizowanych czeków, które warto rozważyć.
Zgłaszanie i płatność do państwa
Zasada escheat (wymawiane "es-cheat", tak jak to wygląda) rządzi tutaj. Escheat oznacza "poddanie się" i opiera się na doktrynie common law, która wymaga, aby nieodebrane mienie zostało zwrócone (przekazane) państwu, a nie przechowywane przez osobę, która je posiada. Chodzi o to, że nieruchomość nie należy do ciebie, a państwo ma więcej zasobów na znalezienie osoby lub firmy, która ma prawo własności.
Jeśli nie zostanie znaleziony żaden właściciel, stan zachowuje właściwość. Rodzaje majątku, które mogą mieć zastosowanie, to kontrole (w tym wypłaty), fundusze depozytowe, nadpłaty klientów, zobowiązania, których nie jesteś w stanie zapłacić sprzedawcom, czeki płacowe i czeki prowizji.
Stanowe prawa dotyczące nieodebranej własności
Wszystkie stany mają prawa escheat opisujące terminy i procedury. Prawa stanowe zazwyczaj obejmują następujące kroki:
- Państwo określa okres braku kontaktu w odniesieniu do nieruchomości.
- Następnie co roku dochodzi do próby zlokalizowania właścicieli, wysyłania listów należytej staranności do ostatniego znanego adresu. Dobrze byłoby wysłać te listy pocztą potwierdzoną lub "żądanym paragonem zwrotnym", abyś mógł się skontaktować z osobą lub firmą.
- Po tym okresie w roku należy przesłać raport do państwa i przekazać kwoty należne właścicielom, z którymi nie można się skontaktować.
Nieodebrane wypłaty
Nieodebrane wypłaty podlegają również prawom escheat jako nieodebraną własnością. Obowiązują przepisy państwa, w którym ostatni pracownik pracował. Jeśli masz wypłatę dla byłego pracownika lub pracownika, która nie została zgłoszona przez pewien czas, musisz postępować zgodnie z tym samym harmonogramem raportowania stanu, jak w przypadku innych nieruchomości. Zobacz ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak radzić sobie z nieodebranymi wypłatami.
Przepisy stanu Escheat
Możesz wyszukiwać według nazwy swojego stanu i słowa "escheat". Na przykład wyszukaj hasło "Iowa escheat". Możesz znaleźć na stronie internetowej swojego skarbnika państwowego, departamentu dochodów lub agencji podatkowej, aby znaleźć informacje. Pamiętaj, że każdy stan ma inne wymagania. Ta strona internetowa przez adwokata zawiera więcej informacji na temat nieodebranych nieruchomości, w tym linki do praw do escheat we wszystkich stanach.
Księgowanie nieodebranej własności
Księgowanie nieodebranych nieruchomości różni się w zależności od prawdopodobieństwa, że nieruchomość zostanie odebrana. Według Journal of Accountancy, w wielu przypadkach najlepiej jest rozpoznać stratę, z punktu widzenia rachunkowości, nawet przed przekazaniem jej do stanu. Porozmawiaj ze swoim doradcą podatkowym przed końcem roku, aby omówić listę potencjalnych nieodebranych nieruchomości.
Kilka sugestii dotyczących radzenia sobie z nieodebraną własnością
- Dowiedz się, jakie prawa obowiązują w Twoim stanie lub o wszystkich stanach, w których pracujesz. Zwróć szczególną uwagę na okres, po którym musisz zgłosić nieodebrane mienie do stanu.
- Skonfiguruj zasady i procedury, aby przechwytywać informacje o nieodebranych nieruchomościach oraz harmonogram ich przeglądania i wysyłania powiadomień każdego roku.
- Następnie ustalaj godzinę każdego roku na raportowanie i płacenie za nieodebrane nieruchomości.
Audyty państwowe
Pamiętaj też, że nieodebrana nieruchomość nie jest własnością Twojej firmy. Stany mogą i przeprowadzają audyt w odniesieniu do niepobranych nieruchomości oraz mogą ocenić kary i grzywny za nieprzestrzeganie prawa stanowego.