Zarys wydatków na planowanie imprez
Wydatki mogą pochodzić z szerokiej gamy źródeł, gdy pomyślisz o wszystkich komponentach związanych z wystawieniem funkcji.
Najbardziej oczywiste są wydatki na catering i wynajem lokali, ale lista rośnie tylko tam. Rzecz w tym, że nawet jedna kategoria wydatków może mieć fatalny wpływ na wydatki na osobę. Kliknij tutaj, aby uzyskać pełną listę wydatków na wydarzenia.
Pytania do zapytania Twoich klientów
Jako organizator wydarzeń , Twoja rola polega na zapewnieniu fachowej pomocy zarówno w zakresie koordynacji, jak i finansowego zarządzania wydarzeniem. Pamiętaj, że Twoi klienci marzą o doskonałości, a to z łatwością może osądzić ich opinię na temat tego, co jest możliwe z punktu widzenia fiskalnego. Czas na wypełnienie luki między ich budżetem a oczekiwaniami jest już na samym początku. Często jest to tak proste, jak zadawanie właściwych pytań i sporządzanie budżetu podczas pierwszego spotkania. Kliknij tutaj, aby wyświetlić listę pytań, które należy zadać.
Zbuduj podstawowy budżet na wydarzenie
Gdy masz wizję wydarzenia i szacunkową kwotę, z którą musisz pracować, nadszedł wreszcie czas na strukturę budżetu.
Ważnym krokiem jest poinformowanie klientów, że budżety zdarzeń są "roboczymi wersjami roboczymi", które prawdopodobnie ulegną zmianie wraz z pojawieniem się większej liczby szczegółów. Pamiętaj, że bardzo niewielu klientów ma doświadczenie w zakresie kosztów i opłat związanych z fluktuacjami frekwencji, więc najlepiej jest budować w strefie buforowej 10%, aby uniknąć wyczerpania środków.
Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej wskazówek na temat budowania podstawowego budżetu.
Opłaty za planowanie wydarzeń
Oczywiście, musisz uwzględnić opłaty planistyczne w budżecie, a to może być drażliwy temat dla niektórych. Planiści wydarzeń mają kilka sposobów pobierania opłat za swoje usługi, od prostych opłat do prowizji za procent . W końcu chodzi o znalezienie medium, z którego obie strony mogą się zgodzić. Upewnij się, że struktura opłat jest udokumentowana w umowie i uwzględnij ją jako wydatek we wszystkich wersjach budżetu. Kliknij tutaj, aby zapoznać się ze standardowymi strukturami opłat dla planistów wydarzeń.
Przycinanie kosztów wydarzeń
Rzadko będziesz pracować nad wydarzeniem, które ma nieograniczony budżet. Najprawdopodobniej dojdziesz do punktu w procesie planowania, w którym trzeba podejmować decyzje o cięciu kosztów. W tym miejscu doświadczony organizator imprez może naprawdę zabłysnąć, pomagając swoim klientom. Celem jest określenie, które opcje mają największe wrażenie na gościach. Na przykład, czy wydasz mniej na centerpieces, aby zachować deser dla smakoszy? W niektórych przypadkach, planista może przejść przez wydatki i renegocjować lub wyciąć w obszarach, w których goście nigdy nie zauważy. Kliknij tutaj, aby uzyskać sześć obszarów docelowych w celu obniżenia kosztów.
Kontrolowanie kosztów audio / wideo
Sprzęt oświetleniowy i dźwiękowy ma duży wpływ na prezentację wydarzenia, ale ma również duży wpływ na budżet.
Gdy bierzesz pod uwagę inne wydatki na A / V, takie jak projektory, dostęp do Internetu i usługi wideo, nie trzeba długo czekać, aby ta kategoria stała się jedną z największych liczb w twoim budżecie. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jak uniknąć nadmiernych wydatków na potrzeby A / V.
Znalezienie tanich opcji marketingowych online
Marketing to kolejny wydatek, który może rosnąć wykładniczo, jeśli od razu nie uzyskasz wyników. Połów jest oczywiście taki, że jeśli nie będziesz skutecznie handlował, nie będzie wystarczającej liczby uczestników, aby wesprzeć koszty wydarzenia. Dlatego warto wykorzystać tyle bezpłatnych lub tanich opcji, aby rozpowszechnić pierwsze informacje o zbliżającej się okazji. Na szczęście internet ma wiele możliwości, które możesz rozważyć. Kliknij tutaj, aby uzyskać sześć niedrogich pomysłów.
Planujesz wielkie wesele na małym budżecie
Wesela są doskonałym przykładem wydarzeń, w których budżety mogą być kwestionowane przez wydatki.
Za każdym ślubem kryje się rodzina prawdziwych ludzi, którzy mają inne zobowiązania finansowe do rozważenia, zanim wydadzą hojnie w swoim wielkim dniu. Większość koordynatorów ślubów to rozumie, ale najlepsi wiedzą, jak zmaksymalizować każdego dolara budżetu ślubnego. Chociaż organizatorzy imprez korporacyjnych pracują w innym środowisku niż planiści ślubów, można się wiele dowiedzieć o tym, jak profesjonaliści zajmujący się ślubem zarządzają swoimi budżetami. Zapoznaj się z tymi wskazówkami, aby zmienić mały budżet na wielki ślub.