Seminarium jest prawdopodobnie najczęstszym wydarzeniem, które organizatorzy planują. Większość seminariów zaplanowana jest na pół dnia lub cały dzień. Dla osób zainteresowanych stworzeniem listy kontrolnej do planowania seminarium , poniżej przedstawiono strukturę wysokiego szczebla do planowania i przeprowadzenia seminarium.
A dla tych, którzy planują konferencję wielodniową lub wielosesyjną, rozważ zastosowanie podobnego podejścia. Jednak Twoja lista kontrolna planowania seminarium będzie po prostu dłuższa.
01 - Potwierdź cel zdarzenia
- Kto jest publicznością?
- Na czym polega seminarium?
- Gdzie powinien być zlokalizowany?
- Dlaczego ludzie biorą udział?
- Jaki jest program seminarium?
02 - Przejrzyj Przewodnik po specyfikacjach zdarzeń Apex
Konwentowa Rada Przemysłu stworzyła szereg narzędzi, które powinny być postrzegane jako doskonałe źródło najlepszych praktyk, które pomogą organizatorom wydarzenia lub planowaniu spotkań śledzić szczegóły dotyczące planowania wydarzeń. Dzięki darmowym narzędziom do pobierania pomoże on dowolnemu narzędziu do planowania zdarzeń, aby utworzyć listę odpowiednich szczegółów. Obejmuje to, ale nie jest ograniczone do:
- Profil wydarzenia (data, godziny, lokalizacja, kontakty itp.)
- Informacje kontaktowe organizatora wydarzenia / hosta
- Dane kontaktowe dostawcy
- Profil uczestnika
- Potrzebna przestrzeń
- Jedzenie i napoje
- Wymagania A / V
- Konfiguracja funkcji / pokoju
03 - Utwórz profil wydarzenia
Po zaplanowaniu przez organizatora kilku podstawowych pytań dotyczących wydarzenia, nadszedł czas na zbadanie możliwych miejsc spotkania. Ważne jest, aby ściśle współpracować z organizatorem wydarzenia / gospodarzem w celu określenia rodzaju miejsca i miejsca, w którym seminarium może być najwygodniejsze zarówno dla organizatora, jak i gościa (lista pomysłów może być nieskończona):
- Lokalny hotel
- Lokalny obiekt konferencyjny
- Prywatna przestrzeń restauracyjna
- Prywatne muzeum klubu / galeria sztuki
04 - Konspekty seminariów i propozycje miejsc.
Większość miejsc z przyjemnością przedstawia szacunkowe dane na temat ewentualnego seminarium. Osoba kontaktowa zajmująca się cateringiem lub sprzedażą będzie potrzebować następujących informacji o BEO :
- Możliwa data (y) wydarzenia
- Liczba uczestników
- Styl ustawienia pokoju (klasa, kształt litery U itp.)
- Czas wydarzenia (konto konfiguracji / zerwania)
- Wymagania dotyczące żywności i napojów
- Potrzeby A / V (w tym ekrany, mikrofony itp.)
- Konfiguracja pokoju
Wskazówka: Zatrudnij technika A / V, który będzie dedykowany dla Twojego wydarzenia z hotelu.
05 - Potwierdź i / lub opracuj porządek obrad
Jest bardzo ważne, aby planista wydarzenia ściśle współpracował z organizatorem wydarzenia / gospodarzem, ponieważ porządek wydarzeń często zmienia się od początkowej rozmowy do faktycznego dnia wydarzenia. Planista wydarzeń musi być gotowy, aby dostosować plan i ściśle współpracować z miejscem, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie.
06 - Potwierdź umowę BEO
Gdy planista zna docelową liczbę uczestników i wymagania logistyczne dla seminarium, powinien zabezpieczyć przestrzeń i związane z nią wymagania. Większość umów powinna umożliwić planistom zmniejszenie / zwiększenie zapotrzebowania na żywność i napoje do określonej liczby dni przed wydarzeniem. Jednak wiele umów określa, ile pozwoli grupie zmniejszyć ilość, więc dobrze oszacuj.
07 - Utwórz komunikaty o zdarzeniach i materiały
Jest to przedmiot, z którym niektórzy planiści mogą być związani, podczas gdy inni nie. Zasadniczo niektórzy planiści spotkań będą odpowiedzialni za każdą z poniższych kwestii:
- Tworzenie zaproszeń na wydarzenia
- Drukowanie agendy i innych materiałów
- Zabezpieczanie prezentów uczestników / loterii
- Tworzenie identyfikatorów
- Oznakowanie i wyświetlacze zdarzeń przewozowych
08 - Pracuj blisko z hostem zdarzeń, aby sfinalizować logistykę
Przed wydarzeniem jest kilka ważnych kroków, które planista spotkania ukończy przed wydarzeniem. Obejmuje to potwierdzenie następujących czynności:
- Głośniki wydarzeń
- Wymagania A / V zdarzenia
- Licznik uczestników wydarzenia
- Hostuj role i obowiązki
- Materiały na potrzeby eventowe (sprawdź wiele razy)
09 - Konfiguracja zdarzenia
Upewnij się, że czas w harmonogramie BEO został ustawiony na organizację wydarzenia. Zalecamy, aby dotrzeć na około dwie godziny przed wydarzeniem.
Wskazówka: jeśli seminarium jest zaplanowane na rano, poproś osobę kontaktową ds. Sprzedaży, aby umożliwić grupie skonfigurowanie się poprzedniej nocy (ale nie zostawiaj niczego wartościowego w miejscu publicznym).
Wszystkie materiały dotyczące wydarzeń, materiały informacyjne, tablice informacyjne, wystawy, prezenty, tablice rejestracyjne , plakietki z nazwiskami itp. Muszą być przygotowane na wydarzenie.
Ostrzeżenie: Głośniki czasami zmieniają slajdy poprzedniego wieczoru i dostarczają nowe prezentacje, które należy dodać do punktu zasilania 10 minut przed wydarzeniem.
10 - Wykonywanie zdarzeń
Po przygotowaniu nadszedł czas na seminarium. Spodziewaj się następujących rzeczy:
- Niektórzy uczestnicy zawsze będą przychodzić wcześniej.
- Niektórzy uczestnicy zawsze będą spóźniać się.
- Często pojawia się jakiś techniczny błąd.