Niestety odpowiedź nie jest prosta. W ustalaniu stawki bierze udział kilka czynników, w tym planowanie wydatków operacyjnych, wynagrodzenia i zyski.
Rzeczywistość jest taka, że stawki różnią się w zależności od tego, gdzie prowadzisz swoją działalność, rodzajów projektów, które podejmujesz, i tego, co rynek jest skłonny zapłacić.
Zależy to również od twojego rynku docelowego. Oznacza to, że twój klient lub potencjalny klient będzie miał na uwadze budżet docelowy, a twoje usługi muszą być konkurencyjne w ramach tych parametrów.
Plany Planiści Wydarzenie Struktury Ich opłaty
Niemniej jednak, jeśli chcesz rozpocząć działalność w niepełnym wymiarze czasu, a nawet w pełnym wymiarze godzin, istnieje około pięć sposobów na ustrukturyzowanie opłaty za wydarzenie i podanie opłat klientom:
- Płaska opłata za projekt
- Procent wydatków
- Stawka godzinowa
- Procent wydatków plus stawka godzinowa
- Praktyki podlegające prowizji
W celu uzyskania poniższych wyjaśnień i przykładów załóżmy, że chcesz zarabiać średnio 75 USD za godzinę za swoje usługi.
Opłaty w oparciu o stałą cenę projektu
Wielu klientów woli wiedzieć, ile kosztuje projekt, w tym wszystkie opłaty. Jako organizator wydarzeń , aby to zaoferować, musisz ustalić stałą opłatę i ustalić, jakie usługi będą objęte tą kwotą.
Wiąże się to z odpowiedzialnością zarządzania budżetem bezpośrednio od ciebie, planisty i wymaga przewidywania różnych scenariuszy, w których mogą się zmieniać okoliczności. W tym scenariuszu klient może zawierać umowy bezpośrednio z organizatorem wydarzeń, aby koordynować wszystkie koszty logistyki, wyżywienia, miejsca, zakwaterowania, itp.
Płaskie opłaty za projekty są zazwyczaj używane w przypadku wydarzeń w pakietach, takich jak te, które można znaleźć w programach marketingu sportowego, i mogą być obliczane na podstawie liczby osób z wieloma zastrzeżeniami i zastrzeżeniami.
Załóżmy na przykład, że jesteś zatrudniony, aby zorganizować jednodniową wycieczkę po mieście dla 15 osób. Twój klient chce, abyś podał stałą opłatę za transport, prywatny przewodnik, lunch i wszelkie / wszystkie opłaty za wstęp do miejsc; prosi jednak o podanie szczegółowego podziału każdej pozycji wydatku.
W tym scenariuszu musisz negocjować / obliczyć koszt wszystkich usług, w tym swój czas, i podać łączną sumę wydatków. Obowiązkiem / ryzykiem organizatora wydarzenia będzie identyfikacja wymaganych depozytów, zapłacenie za wszystkie usługi i odpowiedzialność za wszystkie umowy serwisowe.
Opłaty na podstawie procentu wydatków
Średnio, najlepiej wykwalifikowani planiści wydarzeń powinni czuć się komfortowo, pobierając od 15-20% całkowitego kosztu wydarzenia w ramach swojej opłaty. W zależności od złożoności programu i ilości czasu potrzebnego na zaplanowanie i wykonanie zdarzenia, czasami wystarcza to na pokrycie całego kosztu i źródła zysku planisty.
Załóżmy na przykład, że jesteś zatrudniony do zorganizowania prywatnej kolacji w ekskluzywnej restauracji dla 40 gości, średnio 175 USD na osobę.
Załóżmy, że spotkanie z klientem, zaplanowanie, wzięcie udziału i ukończenie wszystkich działań związanych z tym wydarzeniem zajmuje łącznie 15 godzin. Jeśli pobierzesz 18% łącznej kwoty wydatków, zarobisz trochę więcej niż docelowa stawka godzinowa w wysokości 75 USD / godzinę:
175 x 40 gości = 7 000 x 18% = 1 260 USD
15 godzin x 75 USD / godz. = 1 125 USD
Jeśli klient zawrze z Tobą umowę dotyczącą wszystkich usług bezpośrednio, koszt wydatku na wydarzenie na sumę częściową klienta wyniesie w sumie 8 260 USD.
Opłaty według stawki godzinowej
Niektórzy klienci preferują narzędzie do planowania wydarzeń, aby podać stawkę godzinową za usługi i oszacować łączną liczbę godzin do zarządzania i realizacji danego programu klienta. Może się to wydawać podobne do płaskiej stawki projektu, ale pozwala większej elastyczności ze strony obu stron, aby dostosować się do zmian, które mogą być potrzebne na bieżąco.
Wielu planujących wydarzenia biznesowe będzie płacić co godzinę za usługi. Pozwala to klientowi wiedzieć, ile będzie kosztować wynajęcie twoich usług i pozwoli mu obliczyć rozsądny budżet. Często powodem jest to, że klient chce mieć lepszą kontrolę nad nieoczekiwanymi wydatkami.
Zawsze pamiętaj o zdefiniowaniu dokładnych parametrów wokół oczekiwań, aby obie strony zgadzały się, jakie usługi będą świadczone. Jako organizator wydarzeń powinieneś podać odniesienie do fakturowania za wszystkie uzasadnione wydatki biznesowe, które mogą zostać poniesione.
Niektórzy planiści wydarzeń mogą wpływać na koszty operacyjne, takie jak koszty wysyłki, wynajem samochodów i inne różne wydatki nawet o 15-20%, podczas gdy inne nie. jeśli to zrobisz, powinieneś ujawnić takie marże i wcześniej uzgodnić z klientem umowę.
Jeśli chodzi o godzinowe planowanie zdarzeń, ważne jest również ustalenie, jak często możesz płacić za swój czas.
Załóżmy na przykład, że klient zatrudni cię w październiku, aby zorganizować jednodniowe seminarium w marcu. Twoje usługi są zawierane, aby pozyskać i wynegocjować dla miejsca, usług cateringowych , A / V i przyczynić się do tworzenia treści dla ograniczonej liczby elementów komunikacyjnych (tj. Zaproszeń, porządku obrad, formularzy oceny itp.).
Twój klient również zatrudni Cię do zapewnienia zarządzania na miejscu. Z góry ustalasz umowę, na podstawie której będziesz wystawiać rachunki za zidentyfikowane usługi w różnych momentach i będziesz przesyłał faktury za wszystkie usługi wykonane do tej pory w trybie tygodniowym, dwutygodniowym lub miesięcznym.
Zgodnie z tą umową zarówno Ty, jak i Twój klient, powinniście opracować szczegółowe zestawienie prac obejmujące oczekiwane obowiązki obu stron. Następnie możesz oszacować łączny budżet na tak wiele godzin plus uzasadnione wydatki (wyjaśnij, co mogą zawierać te szczegóły).
Opłaty na podstawie procentu wydatków Plus płaska opłata / stawka za godzinę
Czasami jesteś zatrudniany, aby zorganizować wydarzenie iz dowolnego powodu, klient preferuje stawkę opartą na procentach wydatków. Jednak to nie wystarcza, aby pokryć koszty całkowitego czasu i usług. W takich sytuacjach rozsądne jest przedstawienie opłat za łączny koszt w dwóch różnych kategoriach.
Na przykład klient wynajmuje Cię do organizowania wydarzeń związanych z konferencją. Twoim zadaniem jest zorganizowanie dwóch prywatnych kolacji i wyjazdu na golfa, z których każda ma 50 gości. Całkowity koszt tych połączonych wydarzeń wynosi około 20 000 USD, ale wymaga to około 60 godzin czasu, a złożoność tego projektu może uzasadniać wyższą marżę zysku. Mając to na uwadze, możesz dojść do ostatecznej opłaty ryczałtowej + stawki godzinowej z następującymi obliczeniami:
Procent oszacowania wydatków:
20 000 x 18% = 3600 USDStawka godzinowa:
60 godzin x 75 USD / godz. = 4 500 USDDeficyt godzinowy: 900 USD
Jeśli dojdziesz do deficytu, jak to zrobiliśmy w powyższym przykładzie, możesz podać 15 godzin na zarządzanie logistyką wielu zewnętrznych dostawców. Twoja oferta może odzwierciedlać następujące elementy:
Wydatki na wydatki subtotalne: 23 600 USD
Opłata płaska: 1 125 USD (w oparciu o 15 godzin przy 75 USD / godzinę)
W tym scenariuszu musisz dokładnie ustalić, czy odpowiednio oszacowałeś swoje godziny (konto na pokrycie nietypowych wydatków operacyjnych, takich jak osobiste podróże). Zgodnie z oczekiwaniami, niewielu klientów z zadowoleniem zauważa wzrosty wydatków w późniejszym czasie, chyba że istnieją uzasadnione powody.
Opłaty w oparciu o stawki prowizji
Innym sposobem, w jaki organizatorzy imprez mogą pobierać opłaty za usługi, jest zabezpieczenie przestrzeni zdarzeń w miejscach oferujących stawki prowizyjne. Są to opłaty typowe dla biur podróży za rezerwację biletów, pokoi hotelowych i innych form transportu.
Na przykład wiele hoteli może zwiększyć stawkę prowizyjną nawet o 10% w przypadku pokoi gościnnych i innych wydatków.
Chociaż niektórzy planiści wydarzeń przyjmą stawki prowizyjne jako źródło dochodu dla siebie, bardziej wymagający klienci mogą zakwestionować poczucie lojalności organizatora wydarzenia, gdy zaangażowane są stawki prowizyjne. Z tego powodu wielu doświadczonych planistów ograniczy wszelkie wybory planowania, które obejmują stawki prowizyjne lub negocjują ceny niezwiązane z prowizją dla swoich programów i przekazują to źródło oszczędności bezpośrednio do dolnej linii klienta.
Co więcej, niektórzy klienci mogą być świadomi, że istnieją stawki prowizyjne i nie oczekują, że ich zewnętrzni konsultanci będą wystawiać rachunki za pomocą jakiejkolwiek innej zidentyfikowanej metody płatności, którą opisaliśmy i nadal płacimy prowizoryczną stawkę. Ogólnie rzecz biorąc, wielu planujących wydarzenia nie uważa za dobrą formę, aby zasadniczo "podwoić" swój strumień przychodów w ten sposób.
Jeśli akceptujesz stawki zlecone, lepiej nie pobierać opłat od klientów za swoje usługi, korzystając z alternatywnych metod płatności.
Istnieją scenariusze, w których stawki prowizji są najbardziej sensowne, na przykład mniejsza organizacja non-profit lub stowarzyszenie, które może zatrudniać twoje usługi na wydarzenie członkowskie lub spotkanie, a większość opłat jest wypłacana bezpośrednio przez uczestników, a nie przez organizację.
Innym scenariuszem może być, jeśli klient kupuje od ciebie prezenty od klientów, a Ty możesz również oferować usługi dystrybucji artykułów promocyjnych. W takim przypadku po prostu negocjuj w sprawie artykułów promocyjnych i nie pobieraj opłat za swoje usługi co godzinę, chyba że klient jest świadomy wszystkich opłat z góry.