Rozmiar i zakres każdego wydarzenia może się szybko zmienić i musisz czuć się komfortowo z osobą, która płaci rachunki. Dlatego tak ważna jest Twoja wstępna rozmowa z klientem.
Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi, których potrzebujesz, lub jeśli sprawy wydają się dziwne, możesz chcieć zabrać swoje usługi gdzie indziej, aby uniknąć katastrofy w dół drogi.
Wymienione poniżej są kluczowe pytania, które powinni zadawać planiści przed sporządzeniem umowy dla swojego klienta.
Jaka jest przewidywana data i miejsce wydarzenia?
Jest to prawdopodobnie najbardziej podstawowy z pytań, ale ważne jest, aby klient udzielił bezpośredniej odpowiedzi. Może to być zły znak, jeśli czujesz dużą niezdecydowanie lub konflikt z tym tematem. Teraz, oczywiście, niektórzy klienci będą potrzebować twojej pomocy przy wyborze miejsca, ale naprawdę powinni mieć co najmniej kilka miejsc na uwadze. Możesz spędzić sporo czasu w sklepach , a wydasz więcej, jeśli klient nie ma pojęcia, czego chce.
Jak wielu gości będzie uczestniczyć w wydarzeniu?
Różnica w kosztach między 200 a 500 uczestnikami jest ogromna, więc jeśli potencjalny klient oferuje szeroką gamę danych, prawdopodobnie nie przeprowadził żadnych badań dotyczących kosztów.
W takim przypadku od razu będziesz chciał przejść do kolejnego pytania z listy.
Jaki jest Twój budżet na osobę?
Wolę prowadzić z zapytaniem budżetowym "na osobę", ponieważ zapewnia lepsze wyczucie, ile myśli klient włożył w wydarzenie. Odpowiedzi na takie ogólne liczby jak 5000 USD lub 20 000 USD są zbyt odległe od doświadczenia gościa.
Bez względu na to, jakiej liczby używa twój klient do reprezentowania budżetu, powinieneś podzielić ją na stawkę za osobę, aby oboje mogli zobaczyć, z czym naprawdę musisz pracować.
Jakie są 3 elementy niezbędne do Twojego wydarzenia?
Gdy dowiesz się więcej o budżecie, nadszedł czas, aby się przekonać, czy jest wystarczająco duży, aby spełnić oczekiwania klienta. Must-haves mogą stanowić poważną przeszkodę w niektórych sytuacjach. Wyobraź sobie, że Twój klient chce, aby konkretna celebrytka występowała na imprezie, ale nie ma pojęcia, ile kosztuje, ani czy ta osoba jest nawet dostępna. Są to rodzaje problemów, które należy rozwiązać na początku, i nie zawsze można polegać na kliencie, aby o nich wspomnieć.
Jakie są 3 rzeczy, których nie chcesz na swoim wydarzeniu?
Chociaż bardzo podobne do poprzedniego pytania, dodanie konotacji negatywnej może znacząco poprawić wiedzę planisty. Powiedzmy na przykład, że klient jest zdecydowanie przeciwny podawaniu kurczaka na kolację. Powodem tego byłby wzrost kosztów żywności . Bez kurczaka jako opcji należy wziąć pod uwagę wołowinę lub ryby, które są zazwyczaj droższe. Zrozumienie, w jaki sposób "nie-nie ma listy" wpływa na duży obraz jest kluczową umiejętnością w ocenie zgodności klienta.
Stare przysłowie mówiące o braku ciasta i jedzeniu również doskonale ilustruje ten punkt.
Te pięć prostych pytań dotyczących planowania zdarzeń powie Ci dużo o twoim kliencie, zanim zgodzisz się współpracować. I mimo że nowi potencjalni klienci są niezbędni do prowadzenia działalności związanej z wydarzeniami , niewłaściwy typ klienta pochłonie wszystkie zasoby i na dłuższą metę będzie kosztować pieniądze.