Wymień następujące cztery kategorie u góry:
- Pozycja
- Prognozowany koszt
- Rzeczywisty wydatek
- Detale
Następnie skategoryzuj i śledź pozycje wydatków.
Zarządzanie budżetem wydarzenia
Śledź koszty wynajmu witryny. Planując samo wydarzenie i podczas spotkania z kierownikiem ds. Sprzedaży w danym miejscu, monitoruj wszystkie przewidywane opłaty za wynajem w związku z wydarzeniem i przestrzenią funkcjonalną, gospodarowaniem, obsługą bagażu i związanymi z tym wydatkami.
Oszacuj koszty wyżywienia. Obejmuje to wszystkie opłaty za żywność i napoje, w tym napiwki i napiwki - które mogą stanowić do 30%.
Opłaty za transport dokumentów. Obejmuje to transport, autokary, transfery zdarzeń i wszelkie powiązane wydatki.
Dodaj wydatki na wystrój. Większość wydarzeń obejmuje wydatki związane z wystrojem wnętrz, takie jak elementy wystroju, dekoracje, wynajem namiotów itp. Tutaj podajesz te koszty.
Opłaty za rozrywkę i wyposażenie związane z dokumentami. Typowe wydatki w tej kategorii obejmują sprzęt audio / wideo, ale jest to także dobre miejsce do wystawienia honorariów prelegentom lub jeśli wynajmujesz artystów.
Podsumuj opłaty za drukowanie. Kilka niewielkich opłat faktycznie łączy się w celu zwiększenia pozycji kosztowej. Należą do nich zaproszenia, plakietki z nazwiskami, książeczki programowe, oznaczenia wydarzeń i banery.
Element zamówienia na prezenty. Jednym z typowych wskazówek dotyczĘ ... cych wydarzenia jest nigdy nie dopuszczanie gościa do opuszczenia go z pustymi rę kami. Tak więc, niezależnie od prezentu lub podarunków, które prześlesz, śledź koszt dla nich osobno; byłbyś zdumiony tym, ile mogą kosztować te przedmioty.
Określ wydatki na działania. Jeśli twoje wydarzenie obejmuje takie działania, jak gra w golfa, tenis, spa, rafting, jazda na rowerze lub inne zajęcia, będziesz chciał osobno zanotować koszt tych opłat. Rozważ podsumowywanie całkowitego kosztu w arkuszu kalkulacyjnym i dołączenie zestawienia.
Opublikuj inne wydatki. Jeżeli wydatek nie należy do żadnej z powyższych kategorii, proszę wymienić je tutaj jako różne wydatki.
Daj sobie kategorię funduszu rezerwowego. W zależności od wielkości lub złożoności wydarzenia możesz wydać nawet 20% budżetu wydarzenia tutaj. Pomimo najlepszego planowania, opłaty przekroczą przewidywane plany, a wydatki nigdy nie zostaną uwzględnione. Zapobiegnie to przekroczeniu budżetu za każdym razem.
Podsumuj prognozowane wydatki. W miarę budowania programu wydarzeń będziesz miał dobrą prognozę całkowitych wydatków. To informacje, którymi będziesz się dzielić z klientem wydarzenia, aby upewnić się, że znają budżet wydarzenia, aby później nie było żadnych niespodzianek.
Podsumuj rzeczywiste wydatki. Dzieje się tak po zakończeniu imprezy. Podsumuj faktury do powyższych 10 kategorii i udokumentuj rzeczywisty budżet. Jeśli jest to wyjątkowo korzystne, określ oszczędności w budżecie w stosunku do prognozowanego budżetu, demonstrując wartość, jaką przywiodłeś do tej roli.