Trudno jest zaplanować budżet wydarzenia, chyba że masz pojęcie, jakie wydatki poniesiesz. Wydaje się to dość oczywiste, ale koszty związane z planowaniem wydarzeń mogą pochodzić z wielu różnych miejsc. Właśnie wtedy, gdy myślisz, że zidentyfikowałeś wszystkie kategorie wydatków, wyskoczy kolejny, by odesłać cię z powrotem do deski kreślarskiej. Aby temu zapobiec, przygotowałem ten plan wydatków na planowanie wydarzeń, o czym należy pamiętać przy tworzeniu budżetu.
Wydatki na miejscu
Obejmują one koszty i opłaty typowe dla miejsca zdarzenia . Jest to często najdroższa kategoria, ale jest też najłatwiejsza do przewidzenia, ponieważ dostaniesz formalny kosztorys do wcześniejszego sprawdzenia. Mając to na uwadze, nie zapomnij o uwzględnieniu kosztów zmiennych, które zmieniają się wraz z liczbami obecności. Catering jest tego dobrym przykładem, ponieważ twoje koszty żywności wzrosną wraz z każdym dodatkiem do twojego planu.
Koszty miejsc
- Pokój do wynajęcia
- Kaucja
- Zakres ubezpieczenia
- Parking
Jedzenie i wyżywienie
- Posiłki
- Napoje
- Barman / Opłaty za użytkowanie serwera
- Opłaty podatkowe i usługi / opłaty za napiwki
Audiowizualny
- Mikrofony
- Ekrany i projektory
- Dostęp do Internetu
- Inne specjalistyczne urządzenia
Dostawcy zewnętrzni
Ta kategoria reprezentuje wszystkie przedmioty i usługi dostarczane przez dostawców spoza hostii. Każda z nich wystawi Ci rachunek niezależnie, dlatego ważne jest, abyś zawsze był blisko wszystkich osób, z którymi pracujesz.
Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego pomoże Ci uporządkować kontakty z dostawcą wraz z kosztami związanymi z ich usługami.
Wypożyczanie wydarzeń
- Bielizna, obrusy i pokrowce na krzesła
- Namioty, inscenizacja i atrakcje rozrywkowe
- Elementy fizyczne nie dostarczone przez miejsce
- Praca i dostawa do instalacji / odłogowania
Dostawcy wzorów
- Oświetlenie akcentujące
- Kwiaty i Centerpieces
- Balony
Zabawa
- Muzycy lub DJ
- Opłaty za głośniki
- Zawodnicy kontraktowi (wyżywienie, zakwaterowanie, transport)
Koszty produkcji
Produkcja obejmuje cały personel i zasoby wymagane do zaplanowania i wykonania wydarzenia. Wydatki te rozpoczynają się w chwili, gdy wydarzenie ma miejsce i kontynuowane są przez dokumentację powykonawczą. W skrócie, kategoria ta reprezentuje koszt organizacji wydarzenia, przyciągnięcia uczestników i zarządzania elementami administracyjnymi.
Marketing i rejestracja
- Drukowanie i projektowanie
- Reklamy
- Zaproszenia
- Zarządzanie rejestracją
Planowanie i organizacja
- Opłaty za planowanie wydarzeń
- Niepełny etat i pracownicy tymczasowi
- Artykuły biurowe
- Koszty komunikacji
- Koszty podróży
Koszty administracyjne
- Wynagrodzenie dla pracowników
- Koszty księgowe
- Opłaty prawne
- Opłaty Konsultanta
Nadwyżki kosztów i fundusze nadzwyczajne
Nie ma magicznej liczby na to, co powinieneś odłożyć na nieplanowane wydatki, ale zdecydowanie musisz się spodziewać nieoczekiwanych. Niektórzy planiści wydarzeń proponują budżetowanie od 5 do 10 procent w stosunku do przewidywanych wydatków, podczas gdy inni wybierają okrągły numer do pracy. Większe wydarzenia powinny oczywiście przydzielać więcej, ponieważ nadzór, który jest naliczany na osobę, może kosztować tysiące dolarów.
Celem tego zarysu jest poinformowanie cię o różnych rodzajach wydatków na planowanie wydarzeń, które mogą wystąpić. Każde wydarzenie jest wyjątkowe , więc Twoje może zawierać mniej lub więcej elementów wymienionych tutaj. Ważne jest, aby wiedzieć, skąd będą pochodzić Twoje koszty. Przemyślane wydatki związane z konkretnym sprzedawcą lub kategorią mogą siać spustoszenie w twoim budżecie, ale najgorszy scenariusz całkowicie zapomina o wydatkach do momentu przybycia rachunku.