Zlokalizuj, nagraj i chroń cyfrową zawartość swojej firmy
To 21 wiek, a wszystko jest cyfrowe, to znaczy online. W Twojej firmie masz zasoby cyfrowe, o których być może nie pomyślałeś. Te zasoby, podobnie jak wszystkie zasoby biznesowe , są cenne i powinny być chronione.
Jakie są zasoby cyfrowe?
Twoja firma ma aktywa - rzeczy wartościowe. Aktywa te obejmują wszystko, od gotówki i należności , przez sprzęt gospodarczy i pojazdy, po grunty i budynki.
Twój księgowy prawdopodobnie uwzględnił koszt i aktualną wartość Twoich aktywów w bilansie, ale może zapomnieli o zasobach cyfrowych.
Zasoby cyfrowe to zasoby istniejące w Internecie. Niektóre zasoby cyfrowe mogą istnieć na własnych serwerach lub mogą znajdować się "w chmurze". Do zasobów cyfrowych należą:
- Zdjęcia biznesowe , które utworzyłeś. Mogą to być zdjęcia procesów biznesowych lub biznesowych. Są to aktywa, ponieważ można je sprzedać.
- Witryny biznesowe lub blogi . Treść ma wartość, a "wygląd" witryny może być cenny, jeśli znak towarowy.
- Procesy biznesowe (na przykład w arkuszach kalkulacyjnych) opracowane przez pracowników, które można powielać i sprzedawać.
- Aplikacje stworzone przez Twoją firmę do sprzedaży lub na własny użytek.
- Listy kontaktów e-mail i listy klientów lub klientów , w tym listy wysyłkowe biuletynów, mają wartość, ponieważ można je sprzedać.
- Subskrypcje dzienników online mają wartość w okresie obowiązywania subskrypcji.
- Własność intelektualna - prawa autorskie, znaki towarowe lub znaki usługowe (na przykład logo Twojej firmy), patenty. Te aktywa mogą istnieć w formie papierowej, ale najczęściej są tylko cyfrowe.
- Produkty w sklepie internetowym , które stanowią część Twojej inwentaryzacji biznesowej. Powinny być pod Twoją kontrolą, nawet jeśli są przechowywane online. Jeśli jesteś sprzedawcą Amazon , na przykład, produkty mogą znajdować się w ich magazynie, ale otrzymasz sprzedaż.
Dlaczego zasoby cyfrowe są ważne?
Podobnie jak wszystkie cenne rzeczy należące do Twojej firmy, zasoby cyfrowe przynoszą wielkie korzyści dla Twojej firmy.
- Możesz ubiegać się o zwrot kosztów związanych z zakupem i użytkowaniem aktywów na swoim zeznaniu podatkowym. Koszt aktywów krótkoterminowych (np. Dostawy) może zostać natychmiast potrącony jako koszt, podczas gdy koszt długoterminowych aktywów (trwających co najmniej rok) może zostać odroczony w czasie (poprzez amortyzację).
- Możesz sprzedać wiele z tych aktywów lub licencjonować je, dopóki nadal je posiadasz.
- Aktywa są cenne dla inwestorów lub osób kupujących Twój biznes . Kwota, jaką ktoś może zapłacić za zakup firmy, zależy w dużej mierze od wartości aktywów firmy.
- Niektóre aktywa cyfrowe, takie jak listy klientów lub listy subskrybentów biuletynów, są szczególnie przydatne przy ustalaniu wartości firmy. Wartość firmy z punktu widzenia rachunkowości i wyceny opiera się na tych listach.
- Ochrona dokumentów księgowych i pracowników online oznacza, że są one dostępne do audytów . Brak zapisów księgowych oznacza, że możesz nie być w stanie udowodnić potrąceń z wydatków. Brak zapisów dotyczących pracowników może oznaczać, że jesteś narażony na grzywny i kary.
Gdzie mam zacząć chronić moje cyfrowe zasoby?
Zlokalizuj i wpisz. Rozpocznij od sporządzenia wyczerpującej listy wszystkich tych zasobów.
Użyj powyższej listy jako punktu wyjścia, ale bądź kreatywny. Pomyśl o wszystkim, co masz online lub na serwerze firmy, które mogą być cenne. Szukasz rzeczy, które są zastrzeżone (że twoja firma jest właścicielem), rzeczy, których nikt inny nie ma i nie może chcieć kupić - lub wziąć. Rozważ te zasoby cyfrowe jako możliwe przedmioty do sprzedaży. Które chciałbyś lub uważasz za wartościowe, jeśli kupujesz tę firmę?
Ustanów własność i wartość. Spójrz na wymienione zasoby cyfrowe. Kto jest ich właścicielem? Zanim będziesz mógł chronić te aktywa, musisz ustalić konkretne prawo własności. Na przykład, czy możesz udowodnić, że twoja firma jest właścicielem e-maili pracowników lub list e-mailowych? Skontaktuj się z prawnikiem, aby zapisać zasady ustalające własność.
Chociaż może być trudno wyznaczyć konkretną wartość dla niektórych zasobów cyfrowych Twojej firmy, dobrym pomysłem jest raczej poczuć tę wartość szybciej niż później.
Tak, wartość tych zasobów cyfrowych może się zmieniać, gdy dodajesz klientów do listy lub stron na swojej stronie internetowej lub aktualizujesz procesy, ale wartość bazową można ustawić poprzez wycenę . Znajdź rzeczoznawcę, który może teraz podać szacunek. O wiele łatwiej jest wycenić coś, co istnieje, niż coś, co zostało skradzione lub zniszczone przez katastrofę, taką jak powódź czy pożar.
Jeśli masz produkty, które sprzedajesz za pośrednictwem sprzedawcy internetowego, takiego jak Amazon lub eBay, przeczytaj umowę, aby zachować własność.
Utwórz umowy ochronne. Chroń swoje zasoby cyfrowe poprzez umowy z tymi, którzy mogą je ukraść. Zastanów się nad podpisaniem umów o zachowaniu poufności przez pracowników, klientów i konsultantów. W umowach tych zauważono, że kradzież zasobów cyfrowych może skutkować podjęciem kroków prawnych.
Zarejestruj swoje własności. Wiele zasobów cyfrowych może zostać zarejestrowanych, aby przekazać światu własność. Zdjęcia biznesowe, procesy oraz zawartość stron internetowych i blogów mogą być chronione prawem autorskim . Zasoby cyfrowe, takie jak logo i projekty, mogą być znakami towarowymi. I nie zapomnij o patentach na procesy.
Plan na przyszłość. Co stanie się z zasobami cyfrowymi Twojej firmy, jeśli coś Ci się stanie? Uwzględnij swoje zasoby cyfrowe w umowach twojej firmy. Na przykład zasoby cyfrowe należące do partnerstwa muszą być uwzględnione w umowie partnerskiej wraz z innymi aktywami. Jeśli masz małą firmę jednoosobową lub rodzinną, włącz te aktywa do swoich planów sukcesji.
Utworzyć kopię zapasową! Ważne jest, aby znaleźć system kopii zapasowych w celu ochrony wszystkich zasobów cyfrowych. Posiadanie kopii zapasowej kopii zapasowej nie jest szalone; Lifewire sugeruje podwójny system kopii zapasowych, wykorzystujący wiele zewnętrznych dysków twardych. Możesz również chcieć, aby zarówno kopia zapasowa dysku twardego, jak i kopia zapasowa online były podwójnie pewne.
Na koniec należy ustanowić protokoły dotyczące ochrony zasobów cyfrowych
Po skonfigurowaniu systemu zarządzania zasobami cyfrowymi należy go udokumentować. Skonfiguruj konkretne bieżące zadania dla kopii zapasowych i osi czasu dla recenzji i aktualizacji.
Duża część Twojej działalności jest online; niech ładnie nuci ładnie chroniąc te cyfrowe zasoby online