Co, jeśli stracisz zapisy biznesowe w katastrofie?

Jak odzyskać zapisy biznesowe

Jeśli Twoja firma została dotknięta katastrofą, taką jak huragan, tornado lub zamieć, musisz być w stanie natychmiast powrócić do biznesu. Ważną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę podczas planowania biznesowego, jest przechowywanie i odzyskiwanie zapisów biznesowych.

Co się stanie, jeśli utracisz zapisy biznesowe w katastrofie? To podwójny whammy. Masz tu dwa problemy:

Po pierwsze, nie masz zapisów, które wspierałyby ulgi podatkowe w ogóle i

Po drugie, nie masz zapisów na poparcie strat spowodowanych katastrofą.

Wspieranie odliczeń podatkowych, gdy dokumenty są niedostępne

IRS wymaga od firm (i osób fizycznych) dostarczania dokumentacji wspierającej ich odliczenia podatkowe dla firm lub osób. Jeśli nie posiadasz firmowych zapisów potwierdzających odliczenia, a masz audyt, masz dylemat. Przepisy podatkowe stwierdzają, że "niedostępność danych podatnika nie zwalnia podatnika od ciężaru dowodu przysługującego mu prawa do odliczeń".

Będziesz musiał spróbować zrekonstruować te utracone rekordy biznesowe. Ale jeśli zapisy zostały zagubione lub zniszczone podczas katastrofy gospodarczej, co robisz?

Wspieranie szkód spowodowanych klęskami żywiołowymi, gdy dokumenty są niedostępne

W przypadku katastrofy, która niszczy zapisy biznesowe, wykonaj dwustopniowy proces.

Po pierwsze, udokumentuj katastrofę. W ostatnim (2014 r.) Orzeczeniu sądu podatkowego Trybunał zarzucił podatnikowi, ponieważ nigdy nie zgłosił katastrofy.

W tym przypadku podatnik domagał się szkód powodziowych, które spowodowały, że jego rejestry handlowe były nieodwracalne, ale nie udokumentował szkód spowodowanych powodzią roszczeniami ubezpieczeniowymi lub innymi dowodami. Jeśli nie możesz udowodnić, że rekordy zostały utracone lub zniszczone, IRS może założyć, że ich nie masz.

Najlepszym sposobem udokumentowania katastrofy jest złożenie wniosku o ubezpieczenie . Nawet jeśli mieszkasz w strefie katastrofy, IRS nie ma możliwości sprawdzenia, czy twoja firma poniosła stratę, chyba że złożysz pisemną szkodę.

Jak dokumentować straty biznesowe

Będziesz potrzebował swoich rekordów aktywów do udokumentowania strat w aktywach biznesowych, w tym pojazdach, sprzęcie, meblach i urządzeniach. Zgłaszaj straty poszkodowane w twoim biznesowym lub osobistym zeznaniu podatkowym. Publikacja IRS 547 opisuje proces ustalania odliczeń za straty, w tym zmniejszenie godziwej wartości rynkowej.

Możesz także złożyć wniosek o pomoc w FEMA (federalna agencja udzielająca pomocy w przypadku katastrof) lub złożyć wniosek o pomoc w przypadku katastrofy w Small Business Administration.

W przypadku powyższej sprawy podatkowej, jeśli twoje dokumenty handlowe zostaną utracone lub zniszczone, musisz podjąć "poważny i przekonujący wysiłek", aby zrekonstruować zapisy biznesowe.

Rekonstrukcja rekordów po katastrofie

IRS ma doskonałą publikację, która omawia, jak zrekonstruować swoje rekordy w przypadku utraty z katastrofy.

W tych formularzach musisz podać " podstawę kosztu " i "dostosowaną podstawę" dla każdej nieruchomości, którą posiada Twoja firma.

Czy możesz to zrobić? Czy posiadasz rekordy, które pokazują, ile zapłaciłeś za te rzeczy?

Ochrona danych biznesowych przed katastrofą

Oczywiście najlepszym sposobem na zapewnienie, że zapisy biznesowe przetrwają katastrofę, jest ochrona ich przed katastrofą.

Twórz kopie nagrań i zabierz je w bezpieczne miejsce, z dala od firmy. Zrób to także online.

Przeczytaj więcej o tym, jak chronić rejestry biznesowe przed utratą danych .

Co robić teraz, zanim katastrofa uderzy w Twoją firmę

1. Skonfiguruj swój system ewidencji biznesowej, aby mieć wszystkie potrzebne dokumenty do celów podatkowych.
2. Spraw, aby twoje dokumenty biznesowe były chronione przed katastrofą, na ile to tylko możliwe.
3. Twórz kopie zapasowe.

Po więcej informacji

Źródło: TC Summ. Op. 2014-75 (PDF)

Referencje IRS mogą okazać się pomocne:

Publikacja IRS 547: Ofiary, katastrofy i kradzieże

Publikacja IRS 584-B: skoroszyt Business Casualty, Disaster i Theft Loss