Co to jest defraudacja?
Defraudacja to kradzież lub nadużycie (złe działania) przez pracowników lub zaufanych innych w firmie.
Większość defraudacji wiąże się z kradzieżą lub przekierowaniem funduszy firmy na pracownika.
Oszustwa pracowników znaczące odpływy pieniędzy
Według raportu Stowarzyszenia Certyfikowanych Rzeczoznawców ds. Nadużyć Finansowych (ACFE) z 2012 r. "Typowa działalność gospodarcza w Stanach Zjednoczonych traci 7% rocznych przychodów z oszustw pracowniczych", a małe firmy mają najwięcej przypadków i największe straty.
Wykrywanie oszustw i defraudacji pracowników
ACFE twierdzi, że większość pracowników, którzy dopuszczają się oszustw lub malwersacji, wykazuje się znakami ostrzegawczymi, takimi jak życie ponad ich możliwości, trudności finansowe, niezwykle bliskie relacje z dostawcami i nadmierne problemy z kontrolą. Jeśli jesteś czujny i czujny, możesz być w stanie wykryć i zapobiec tym stratom biznesowym. Jest to rozwiązanie dwuczęściowe:
Bądź czujny: Szukaj tych znaków ostrzegawczych
Miej oczy otwarte na te oznaki oszustwa lub defraudacji pracowników:
- Pracownik, który odmawia przyjęcia urlopu (obawia się, że kradzież zostanie wykryta przez wymianę)
- Pracownik, który stale pracuje w godzinach nadliczbowych
- Pracownik, który chce zabrać pracę do domu
- Nadmierne wydatki osobiste (nowe samochody, podróże) przez pracownika, którego dochód nie może wspierać tych ekstrawagancji. Pracownik może odsprzedawać przedmioty lub po prostu cieszyć się "dobrym życiem" na własny koszt
- Drobna gotówka znika zbyt szybko
- Ekstrawaganckie koszty podróży pracowników
- Pracownicy, którzy mają bliskie relacje z dostawcami. Miej oko na pracowników, którzy często jadą na lunch z dostawcami lub są związani z niezależnymi kontrahentami, którzy pracują dla Twojej firmy.
- Szybko znikające materiały biurowe. Jeśli wydaje się, że wydajesz coraz więcej na artykuły biurowe, mogą jechać do domu z pracownikami.
Świadomość znaków może pomóc ci zorientować się, gdzie skupić się na śledztwie.
Zapobieganie kradzieży i defraudacji pracowników
Znajomość oznak utraty pracowników nie wystarczy. Musisz być w stanie dowiedzieć się dokładnie, czy pracownicy robią. Oto kilka wewnętrznych kontroli (technik zarządzania rachunkami), które możesz wprowadzić, aby dowiedzieć się, co się dzieje:
- Wpłacaj codziennie i uzgadniaj co miesiąc . Pozostawienie gotówki w pobliżu jest zbyt kuszące dla niektórych pracowników, a uzgadnianie wyciągu bankowego co miesiąc pomaga szybciej wykryć nieprawidłowości niż później.
- Oddzielne obowiązki finansowe pracowników. Na przykład pracownik, który pisze czeki, nie powinien być pracownikiem, który dokonuje uzgodnienia wyciągu bankowego.
- Śledzić drobną gotówkę . Pieniądze w szufladzie gotówkowej mogą okazać się zbyt kuszące dla niektórych pracowników. Wymagaj, aby wszystkie transakcje związane z drobnymi pieniędzmi zawierały niewielki odcinek gotówkowy lub dziennik do ich obsługi i wymagały dwóch podpisów przy drobnych kontrolach wpłat gotówkowych.
- MBWA (Zarządzaj chodzeniem). Poinformuj pracowników, że masz oko na rzeczy w firmie. Nie wchodź do szafek pracowniczych, biur lub rzeczy osobistych, bądź czujny na zmiany lub nietypową aktywność. Zaskakujące jest to, jak ludzie będą walczyć z linią, kiedy będą wiedzieć, że ktoś jest na tyle dbający, aby ją obejrzeć.
- Sprawdź, czy wydatki na podróż są obsługiwane przez odpowiednią dokumentację i czy są zgodne. Na przykład sprawdź rachunki hotelowe, aby upewnić się, że nie płacisz za filmy lub masaże.
Przekaż wiadomość o uczciwości pracowników
Od pierwszego dnia pracy pracownicy powinni wiedzieć, że ich wymagasz, szczerze mówiąc. Nowy pracownik wygodnie zapomni o tym, co im powiesz, ale jeśli muszą przeczytać i podpisać podręcznik pracownika lub zasady i instrukcję postępowania, nie mają wymówki, aby nie wiedzieć, co jest wymagane.
Zachowaj aktualny podręcznik pracownika i dołącz informacje o swoich oczekiwaniach i co się stanie, jeśli nie będą uczciwi.
Prosecute Promptly
Organy ścigania powiedzą, że największym odstraszaniem od przestępstwa jest prawdopodobieństwo, że zostaniesz złapany i oskarżony. Łapanie pracowników kradnących lub defraudujących nie wystarczy; musisz być przygotowany na oskarżenie. Pobłażliwość, ponieważ pracownik "zrobił to tylko dlatego, że potrzebowała pieniędzy", nie powstrzyma jej ani innych przed kradzieżą z twojego biznesu.
Skonsultuj się z prokuratorem ds. Zatrudnienia
Zanim coś się wydarzy, poświęć trochę czasu na rozmowę z prawnikiem zatrudnienia, kimś, kto zna się na prawie pracy i jak radzić sobie z kwestiami pracowniczymi. Dowiedz się, jakie masz prawa jako pracodawca, jak podejrzewać kradzież lub malwersacje, jak komunikować o tym problemie z prasą i innymi pracownikami oraz jak ścigać pracownika.
Jeśli podejrzewasz, że pracownik kradnie ci pieniądze lub dokonuje defraudacji, Twój pierwszy telefon powinien zostać skierowany do prawnika, ale jest znacznie lepiej, jeśli masz z kimś relację i znasz ogólne zasady dotyczące kradzieży i defraudacji pracowników.
Zastrzeżenie Informacje w tym artykule i na tej stronie przewodnika służą wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowią porad prawnych ani podatkowych. Każda sytuacja jest inna; zanim podejmiesz jakiekolwiek działania przeciwko pracownikowi, skonsultuj się z prawnikiem.