Sprzedawca przygotuje ofertę na podstawie znajomości wymagań określonych w RFP, a konkurencyjne oferty zostaną ocenione w celu wyboru zwycięzcy lub krótkiej listy dostawców, którzy następnie dostarczą prezentacje do firmy .
Definiowanie wniosku o dokument wniosku
Dokument RFP ma kluczowe znaczenie dla uzyskania dostawcy, który może spełnić wymagania biznesowe klienta. Jeśli dokument jest wadliwy, albo poprzez niejednoznaczne wymagania, brakujące wymagania, albo nieuzasadnione wymagania wobec sprzedawcy , proces zapytania ofertowego prowadzi do niekompletnych ofert lub w niektórych przypadkach do rezygnacji w ogóle. Dostawcy nie są zobowiązani do składania ofert do każdego otrzymanego zapytania ofertowego, a nawet jeśli spełnią wymagania RFP, mogą nie być w stanie terminowo spełnić wymagań. Później często można znaleźć, gdy klient wysyła zapytania ofertowe do mniejszych dostawców, którzy mogą być liderami w swojej dziedzinie, ale nie mają środków ani możliwości zaspokojenia potrzeb klienta.
Każde zapytanie ofertowe będzie się różnić w zależności od wymagań, które zostały określone i specyficznych potrzeb klienta. Nawet w obrębie tej samej firmy dokument RFP może się różnić pod względem ostrości w zależności od podstawowych wymagań. W przypadku niektórych zapytań ofertowych nacisk może być położony na cenę, podczas gdy inne mogą skupiać się na czasie dostawy lub wymaganiach jakościowych dla potrzebnych przedmiotów.
Określone cechy dokumentu RFP
Istnieją pewne cechy dokumentu RFP, które są wymagane. Na przykład każde zapytanie ofertowe powinno mieć konkretną datę i godzinę, w której klient wymaga od wszystkich potencjalnych dostawców złożenia oferty. Jeśli oferty zostaną złożone po tej dacie, powinny zostać odrzucone. Jeśli sprzedawca nie może złożyć oferty na czas, może to wskazywać na możliwy problem z organizacją, a może i problemy z dostawą.
Jednak klient musi dać dostawcom odpowiedni czas na złożenie oferty. Jeśli wymagania są szczególnie złożone, dostawcy mogą potrzebować zmontować zespół reagowania, aby podzielić wymagania na obszary, które mogą zrozumieć, a następnie złożyć ofertę. Jeśli linia czasowa zdefiniowana w RFP jest zbyt krótka, odpowiedzi mogą być spierane, a sprzedawcy mogą zgadywać złożoność projektu, zamiast w pełni go rozumieć. Doprowadzi to do niedokładnych stawek i zmarnowanego procesu zapytania ofertowego.
Dokument RFP powinien wskazywać proces, jeśli dostawcy mają dodatkowe pytania dotyczące wymagań określonych w RFP. Sprzedawcy nie powinni umożliwiać połączenia z klientem, ponieważ może to prowadzić do przekazania przez jednego dostawcę dodatkowych informacji, które zapewniają mu przewagę konkurencyjną.
Najlepiej jest zorganizować połączenie konferencyjne, aby przedstawiciele każdego sprzedawcy mogli zadawać pytania i słuchać pytań kierowanych do klienta. Zapewnia to uczciwość w procesie licytacji.
Dokument RFP musi również jasno określać format odpowiedzi dostawcy RFP. Jeśli nie jest to jednoznacznie określone, odpowiedzi będą wysyłane w różnych formatach i niemożliwe będzie porównanie stawek dostawcy. Format odpowiedzi powinien określać wymagania wymagane od dostawcy w każdej sekcji, takie jak referencje, życiorysy potencjalnych członków zespołu, dokument ze zrozumieniem wymagań przez sprzedawców oraz format wyceny. Jeśli każdy sprzedawca zastosuje prawidłowy format odpowiedzi, ułatwi to porównanie ofert.