Przeanalizuj wymagania biznesowe
Zanim zaczniesz gromadzić dane lub przeprowadzać wywiady, zbierz zespół osób, które mają interes w tym procesie selekcji dostawców. Pierwszym zadaniem, które musi wykonać zespół selekcyjny dostawcy, jest zdefiniowanie na piśmie produktu, materiału lub usługi, której szukasz. Następnie określ wymagania techniczne i biznesowe. Określ także wymagania dostawcy. Na koniec opublikuj swój dokument w obszarach związanych z tym procesem selekcji dostawców i szukaj ich danych wejściowych. Poproś zespół, aby przeanalizował komentarze i utworzył ostateczny dokument. W podsumowaniu:
- Zbierz zespół oceniający
- Określ produkt, materiał lub usługę
- Określ wymagania techniczne i biznesowe
- Określ wymagania dostawców
- Opublikuj dokument wymagań do zatwierdzenia
Wyszukiwanie dostawcy
Po uzyskaniu zgody na wymagania biznesowe i dostawcy zespół musi rozpocząć wyszukiwanie potencjalnych dostawców, którzy będą w stanie dostarczyć materiał, produkt lub usługę.
Im większy zakres wyboru dostawcy, tym więcej dostawców należy umieścić na stole. Oczywiście nie wszyscy sprzedawcy spełnią twoje minimalne wymagania, a zespół będzie musiał zdecydować, od których sprzedawców będziesz szukał więcej informacji. Następnie napisz zapytanie o informacje (RFI) i wyślij je do wybranych dostawców.
Na koniec oceń ich odpowiedzi i wybierz niewielką liczbę dostawców, którzy dokonają "krótkiej listy" i przejdą do następnej rundy. W podsumowaniu:
- Skompiluj listę możliwych dostawców
- Wybierz dostawców, aby uzyskać więcej informacji od
- Napisz wniosek o informacje (RFI)
- Oceń odpowiedzi i stwórz "krótką listę" dostawców
Zapytanie ofertowe (RFP) i zapytanie ofertowe (RFQ)
Wymagania biznesowe są zdefiniowane i masz krótką listę dostawców, których chcesz ocenić. Nadszedł czas, aby napisać wniosek o ofertę lub zapytanie ofertowe . Niezależnie od wybranego formatu, zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe powinny zawierać następujące sekcje:
- Szczegóły zgłoszenia
- Wprowadzenie i streszczenie
- Omówienie biznesowe i kontekst
- Szczegółowe specyfikacje
- Założenia i ograniczenia
- Regulamin
- Kryteria wyboru
Ocena wniosku i wybór dostawcy
Głównym celem tego etapu jest zminimalizowanie ludzkich emocji i pozycji politycznej w celu podjęcia decyzji leżącej w najlepszym interesie firmy. Bądź dokładny w swoim dochodzeniu, szukaj odpowiedzi od wszystkich interesariuszy i zastosuj następującą metodologię, aby poprowadzić zespół do ujednoliconej decyzji dotyczącej wyboru dostawcy :
- Wstępny przegląd wszystkich propozycji dostawców
- Zarejestruj wymagania biznesowe i wymagania dostawców
- Przypisz wartość ważności dla każdego zapotrzebowania
- Przypisz wartość wydajności dla każdego zapotrzebowania
- Oblicz całkowity wynik wydajności
- Wybierz zwycięskiego sprzedawcę
Strategie negocjacyjne kontraktów
Ostatnim etapem procesu selekcji dostawców jest opracowanie strategii negocjacji kontraktów . Pamiętaj, że chcesz "współpracować" ze swoim dostawcą, a nie "brać ich do sprzątaczek". Sprawdź swoje cele dotyczące negocjacji umowy i zaplanuj negocjacje obejmujące następujące elementy:
- Lista Ranga Twoje priorytety wraz z alternatywami
- Znać różnicę między tym, czego potrzebujesz, a tym, czego chcesz
- Znaj swoją dolną granicę, więc wiesz, kiedy odejść
- Określ ograniczenia czasowe i poziomy odniesienia
- Oceń potencjalne zobowiązania i ryzyka
- Poufność, zakaz konkurowania, rozstrzyganie sporów , zmiany wymagań
- Zrób to samo dla swojego dostawcy (np. Walk a Mile in Their Shoes)
Błędy w negocjacjach kontraktowych
Najmniejszy błąd może zabić proces produktywnego negocjowania kontraktu. Unikaj błędów w negocjacjach kontraktów i unikaj narażania na szwank w inny sposób produktywnego procesu negocjowania umów