Jak, dlaczego i kiedy należy zrównoważyć szufladę gotówkową
Podczas badania najczęstszą przyczyną kradzieży jest brak odpowiedniej procedury lub kontroli.
Proces liczenia pieniędzy, uzgadnianie wpływów i bilansowanie szuflady gotówkowej tworzy rozliczalność transakcji dnia. Ten system zarządzania gotówką może zostać utworzony w tym samym czasie , gdy ustalane są zasady przechowywania . Wiele dzisiejszych systemów POS (punktów sprzedaży) zawiera instrukcje krok po kroku dotyczące zamykania (zwanego również saldowaniem) szuflady na gotówkę, która prowadzi pracownika.
Dlaczego Balance?
Kierownictwo sklepu lub kasjer może pobrać raport sprzedaży w dowolnym momencie podczas zmiany. Dodając początkową gotówkę w szufladzie do dziennej wartości sprzedaży, sprzedawca detaliczny dokładnie wie, ile pieniędzy powinno być w kasie lub systemie kasowym w danym momencie. Jest to niezwykle przydatne:
- Aby uniknąć trzymania zbyt dużej ilości gotówki w punkcie sprzedaży.
- Jeśli sklep zostanie obrabowany.
- Kiedy klient skarży się na zbyt małą zmianę.
- Do wykrywania częstych nadwyżek / braków dla poszczególnych kasjerów.
- Aby usunąć pokusę pobierania gotówki bez dokumentacji z szuflady kasowej.
Jak zrównoważyć szufladę gotówkową
Równoważenie kasy fiskalnej zwykle ma miejsce na koniec dnia lub na koniec zmiany kasjera. Szuflada na gotówkę i jej zawartość należy zabrać do biura lub innego odosobnionego miejsca w celu przygotowania raportu.
Jeśli wyważasz szufladę po zamknięciu, upewnij się, że wskaźniki sprzedaży są wyłączone i drzwi są zamknięte. Wielu sprzedawców spieszy się i zazwyczaj zaczynają się zamykać, zanim sklep zostanie zamknięty. To nie jest bezpieczna praktyka. Jeśli jednak masz wielu pracowników w sklepie, możliwe jest zamknięcie jednego z rejestrów w godzinach otwartych.
Należy zbadać wszelkie nadwyżki i / lub braki. Należy wziąć pod uwagę naturę ludzką w przypadku drobnych błędów i niewielkich ilości. Rozumiemy przez to, że proste przeliczenia są powszechne podczas przetwarzania transakcji. Częste rozbieżności mogą jednak świadczyć o kradzieży pracownika lub mogą wskazywać na konieczność dalszego szkolenia dla określonej kasjera. Z reguły chcesz mieć pewność, że nie więcej niż 2 USD zostanie wyłączone w nocy. Chociaż zależy to od liczby transakcji w danym dniu (innymi słowy, im więcej transakcji, tym większa szansa na zliczanie błędów), pomocna jest zasada $ 2.
Początkowa gotówka w kasie jest umieszczana z powrotem w szufladzie na gotówkę i przechowywana na wieczór, a depozyt jest przygotowywany dla banku. Wszystkie odcinki kart kredytowych, raporty terminali i inne dowody rejestracyjne mogą być zszyte do codziennego raportu szuflady kasowej i złożone do daty.
Rozdzielenie obowiązków
Aby uzyskać większą odpowiedzialność, rozważ wykorzystanie dwóch osób do zrównoważenia kasy. Jedna osoba będzie liczyła się z szufladą i tworzyła dzienny raport kasowy, a druga osoba przygotowała depozyt bankowy. Obaj pracownicy powinni podpisać raport wskazujący, że odpowiadają za przedstawione liczby. Chociaż żaden system nie może zapobiec oszustwom, ta ścieżka audytu pomoże odradzać zmowę wśród pracowników.
Na początku kolejnej zmiany każdy kasjer powinien mieć przypisaną własną szufladę gotówkową. Poproś kasjera o przelanie gotówki w szufladzie, aby zweryfikować saldo początkowe. Jeśli jesteś małym sklepem z jednym rejestrem, gotówka najprawdopodobniej zostanie w szufladzie na noc. Jeśli taka jest twoja sytuacja, procedura jest taka sama.
Ostatnia uwaga: ponieważ błąd ludzki jest częścią gry, upewnij się, że uwzględnisz rozbieżności w gotówce w ramach swoich rachunków zysków i strat.
Dodaj wiersz do wyciągu z rachunku zysków i strat, dla którego budżet jest przeznaczony i wykazuj stratę w wyniku błędnego obliczenia. Jest to kolejny sposób na kontrolowanie i zarządzanie utratą.