Wynagrodzenie i świadczenia pracownicze, które podlegają opodatkowaniu, muszą być zawarte na formularzu W-2, w Dziale płac i podatku pracownika. Formularz W-2 jest skomplikowaną formą i obejmuje wiele rodzajów dochodów.
Ta dyskusja jest ogólna i nie ma na celu podania wszystkich szczegółów konkretnych sytuacji. Przepisy IRS dotyczące podlegających opodatkowaniu wynagrodzeń i świadczeń dla pracowników są skomplikowane i istnieje wiele ograniczeń i wyjątków. Zobacz informacje na końcu tego artykułu, jeśli chcesz zagłębić się w szczegóły któregokolwiek z tych elementów.
Podatki i świadczenia podlegające opodatkowaniu
Wszystkie płatności, które Twoja firma przekazuje pracownikom za pracę, podlegają opodatkowaniu, w tym wynagrodzeniom i wynagrodzeniom, wskazówkom, prowizjom i opłatom, zasiłkom i opcjom na akcje. Ponadto wszystkie świadczenia zapewniają pracownikom. Oto kilka szczegółów
Przychód brutto pracownika podlega opodatkowaniu na rzecz pracownika, w tym wynagrodzenie za nadgodziny dla niezwolnionych pracowników i niektórych pracowników zwolnionych z podatku.
Wszystkie dochody napiwków . Przychód z napiwku jest wliczany do wszystkich innych dochodów w odpowiednich polach na formularzu W-2. Zauważ, że przydzielone wskazówki (określone przez formułę dla wszystkich naprzykład pracowników) powinny być pokazane w polu 8, ale nie w innych pozycjach dochodowych.
Prowizje dla pracowników są uwzględnione w dochodzie podlegającym opodatkowaniu. Jeśli pracownik otrzymał prowizje z góry za usługi, które mają być wykonane w przyszłości, prowizje te są w większości przypadków opodatkowane, gdy otrzyma je pracownik.
Jeśli pracownik korzysta z samochodu służbowego w celach biznesowych, przebieg osobisty kierowany przez pracownika podlega opodatkowaniu jako korzyść. Możesz dać pracownikowi dodatek na korzystanie z samochodu w celach służbowych, a dodatek ten nie podlega opodatkowaniu.
Opcje na akcje mogą podlegać opodatkowaniu dla pracowników w momencie otrzymania opcji, w momencie jej wykonania lub w przypadku zbycia akcji. Dowiedz się więcej o sposobie opodatkowania opcji na akcje.
Korzyści podlegające opodatkowaniu i inne płatności
Wszystkie świadczenia pracownicze podlegają opodatkowaniu, z wyjątkiem tych części świadczeń, które wypłaca pracownik. Na przykład, jeśli Twoja firma i pracownik dzielą koszty składek na opiekę zdrowotną, część kosztów pracownika nie podlega opodatkowaniu.
Bonusy, nagrody i prezenty dla pracowników podlegają opodatkowaniu na rzecz pracownika. Obejmuje to karty podarunkowe i przedmioty w święta. Wyjątek stanowią płatności de minimis (małe) wypłacane pracownikom sporadycznie.
Niektóre pozycje niepodlegające opodatkowaniu
Zasiłki pracownicze nie podlegają opodatkowaniu.
Podmiejskie i transportowe korzyści firm z ich pracowników są zwykle wykluczone z opodatkowania. Istnieją wyjątki i ograniczenia, więc przeczytaj więcej o tym, jak działają te korzyści w zakresie dojazdów do pracy i transportu , w tym opłaty za jazdę na rowerze, parkowanie i transport zbiorowy.
Posiłki dostarczane pracownikom mogą nie podlegać opodatkowaniu, jeżeli są one niewielkie i rzadko świadczone. IRS ma skomplikowane zasady dotyczące tego, jakie posiłki są dostarczane przez pracodawcę i nie podlegają opodatkowaniu.
Koszt do 50 000 USD z grupowego ubezpieczenia na życie udzielonego pracownikom nie jest wliczany do ich dochodów. Koszty ubezpieczenia na życie zapłacone przez Twoją firmę w wysokości ponad 50 000 USD są opodatkowane pracownikom. Koszt ten jest zawarty w polu 1 i w polu 12 jako jedna z opcji.
Korzyści z pomocy edukacyjnej poniżej 5 250 USD wypłacane pracownikom w roku kalendarzowym nie podlegają opodatkowaniu dla pracownika, jeżeli są świadczone w ramach kwalifikowanego programu pomocy edukacyjnej. Aby uzyskać więcej informacji na temat programów pomocy edukacyjnej, zobacz Publikacja IRS 971 .
Świadczenia z tytułu warunków pracy zasadniczo nie podlegają opodatkowaniu. Są to produkty lub usługi świadczone przez pracodawcę dla pracowników, aby pomóc im w pracy.
Korzyści te obejmują na przykład narzędzia i wyposażenie oraz mundury.
Składki pracodawcy na plan emerytalny kwalifikowany do IRS dla pracowników nie podlegają opodatkowaniu w chwili wniesienia wkładu. Jednak wypłaty z planów emerytalnych 401 (k) lub IRA podlegają opodatkowaniu (zarówno składki pracodawcy, jak i składki pracowniczej).
Zatajanie wynagrodzenia i świadczeń pracownika podlegającego opodatkowaniu
Żeby wszystko było bardziej skomplikowane, musisz powstrzymać federalne i stanowe podatki dochodowe od podlegających opodatkowaniu wynagrodzeń i świadczeń. Ponadto, musisz powstrzymać podatki FICA (Social Security i Medicare) od niektórych, ale nie wszystkich tych świadczeń. Publikacja IRS 15-B zawiera wszystkie stosowne świadczenia i jakie potrącenia należy podjąć.
Ile korzyści są warte?
Wartość wynagrodzenia jest łatwa do ustalenia, ale co z wartością upominku lub posiłku lub korzyści z transportu? Wycena niektórych z tych korzyści, które podlegają opodatkowaniu dla pracowników, może być trudna. IRS ma ogólną zasadę wyceny, która służy do określenia wartości większości świadczeń dodatkowych. Zwykle wartością jest uczciwa wartość rynkowa; to jest, jaka jest cena w transakcji pełnej długości.
Oto przykład? Jaka jest wartość korzystania z firmowych urządzeń fitness przez pracownika? To prawdopodobnie koszt członkostwa, jeśli zakład działa na zasadzie zysku.
Czy te płatności są podatne na moją działalność?
Większość płatności na rzecz pracowników i świadczeń pracowniczych to koszty firmy, które można odliczyć . Jest to kompromis pomiędzy płatnościami i korzyściami, które można odliczyć od firmy i opodatkować na rzecz pracownika. Na przykład, jeśli podasz laptopa pracownikowi, korzystanie z tego przedmiotu przez pracodawcę podlega odliczeniu jako pracodawcy. Użytek osobisty podlega opodatkowaniu na rzecz pracownika.
Kto jest pracownikiem tych celów podatkowych?
Informacje te mają pomóc właścicielom firm w zrozumieniu podlegających opodatkowaniu wynagrodzeń i świadczeń dla pracowników. Nie obejmuje płatności na rzecz niezależnych kontrahentów, z wyjątkiem płatności bezpośrednich za usługi.
Niektórzy akcjonariusze korporacyjni poddziałowi S nie są uważani za pracowników w celu opodatkowania wynagrodzenia i świadczeń. IRS mówi:
2% udziałowiec to osoba, która bezpośrednio lub pośrednio posiada (w dowolnym momencie w ciągu roku) ponad 2% akcji lub akcji spółki, które posiadają ponad 2% głosów. Traktuj 2% udziałowca jak partnera w spółce partnerskiej na cele dodatkowe, ale nie traktuj korzyści jako zmniejszenia wypłat dla 2% udziałowca.
Po więcej informacji
Bardziej szczegółowe informacje na temat statusu podatkowego różnych świadczeń pracowniczych można znaleźć w Publikacji IRS 15-B, a publikacja IRS 525 zawiera więcej informacji na temat rekompensat pracowniczych i podatków.