Oprócz planowania podatkowego, grudzień to także czas na zakończenie zadań związanych z listą płac i przygotowanie się na nowy rok płac. Oto kilka przypomnień, które pomogą Ci zamknąć wypłatę na ten rok i przygotować się na przyszłoroczne podatki od wynagrodzeń
Formularz pracownika W-4 - Certyfikat uprawnienia pracownika do pobierania zasiłku
Pracownicy mogą wypełniać formularze W-4 w dowolnym momencie, a koniec roku kalendarzowego to dobry czas, aby przypomnieć im o przejrzeniu W-4, aby upewnić się, że informacje są dokładne, a kwota, którą chcą potrącać od federalnego podatku dochodowego, jest dokładna .
Jeśli twój stan wymaga podatku dochodowego, pracownicy powinni również sprawdzić swój podatek u źródła w swoim formularzu podatku u źródła dla zmian i kwot potrącanych. Przypominamy, że pracownicy mogą zmieniać formularze W-4 tak często, jak chcą przez cały rok, ale nie częściej niż raz na jedną wypłatę, oczywiście.
Formularz dla bezrobotnych W-9 - Wniosek o numer identyfikacji podatkowej i certyfikat
Formularz W-9 jest podobny do formularza W-2, ale jest przeznaczony dla osób niebędących pracownikami. Formularz W-9 służy do weryfikacji adresu osoby i numeru identyfikacji podatkowej. Numer identyfikacji podatkowej jest ważniejszą informacją, ponieważ IRS używa tego do porównania 1099 złożonych przez podatników z 1099 złożonymi przez pracodawców.
Zamów formularze W-2 i formularze 1099-MISC
Jeśli wysyłasz własne formularze W-2 (roczne podsumowanie podatkowe dla pracowników) i formularze 1099-MISC (roczne zestawienie podatkowe dla niezależnych kontrahentów), teraz jest czas na zamówienie formularzy dla tego roku podatkowego.
Jeśli masz usługę płac, sprawdź, czy mają one wszystko, czego potrzeba do przygotowania tych formularzy w styczniu. Pamiętaj, że formularze W-2 i formularze 1099-MISC muszą zostać przesłane do osób przed końcem stycznia.
Możesz otrzymać formularze W-2 ze sklepów biurowych lub z IRS. Nie możesz użyć formularza W-2 pobranego z Internetu, ponieważ czerwony tusz na Kopii A jest wyjątkowy i nie można go kopiować.
Musisz użyć oficjalnego formularza.
Przeczytaj więcej o W-2s i 1099s
Weryfikuj nazwiska pracowników i numery ubezpieczenia społecznego (SSN)
Zanim przygotujesz formularze W-2, skontaktuj się z Social Security Administration, aby upewnić się, że nazwiska pracowników i numery ubezpieczenia społecznego są zgodne i dokładne. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Usługi biznesowe online SSA.
Zweryfikuj informacje nie będące pracownikami przed wysłaniem formularzy 1099-MISC.
Zanim wyślesz osobę niebędącą pracownikiem, taką jak wykonawca lub firma, którą zapłaciłeś, musisz zweryfikować numer identyfikacji podatkowej tej osoby. Jak wspomniano powyżej, musisz wysłać formularz W-9, aby uzyskać adres i numer identyfikacji podatkowej.
Pozostałe zobowiązania z tytułu podatku dochodowego na koniec roku
- Upewnij się, że płace pracownicze są rejestrowane we właściwym roku. Wykorzystanie koncepcji księgowej konstruktywnego paragonu jako daty, w której dana osoba ma nieograniczony dostęp do funduszy, jest tym, co się liczy. Tak więc ustaw płace w odpowiednim roku, korzystając z daty wypłaty. Jeśli płacisz wynagrodzenie pracownika za ostatni tydzień w grudniu, ale wypłata jest datowana w styczniu, dochód ten liczy się w styczniu. Wyjątek stanowi sytuacja, w której z jakiegoś powodu wypłaca Pan / Pani wynagrodzenie w grudniu, w przypadku pracowników najemnych, za wynagrodzenie należne w styczniu. Przeczytaj więcej na temat terminów wypłat pracowników na koniec roku, a także inne informacje na temat czasu i dochodów na koniec roku.
- Określ, jak będziesz zajmować się wypłatą pracowników, które nie były spłacane od dłuższego czasu. Musisz podjąć szczere wysiłki w celu znalezienia pracownika (użyj poświadczonych listów, abyś mógł wykazać, że list był niemożliwy do dostarczenia). Jeśli nie możesz znaleźć pracownika, zgodnie z prawem stanowym wymagane jest przekazanie niezapłaconych wypłat do działu dochodów w stanie. Będą nadal pracować, aby znaleźć osobę. Będziesz także musiał uwzględnić odpowiedzialność za pensję za niezapłaconą wypłatę w swoim systemie księgowym. Sposób, w jaki jest obsługiwany, zależy od prawdopodobieństwa, że pracownik wypłaci czek.
- Określić kwoty podlegające opodatkowaniu dla pracowników W-2 dla niektórych świadczeń, w tym wartości procentowe na użytek własny pojazdów służbowych i telefonów komórkowych przez właścicieli i pracowników oraz pokrywane przez pracodawcę wydatki edukacyjne, które mogą podlegać opodatkowaniu. Skontaktuj się z doradcą podatkowym w sprawie wymogów raportowania tych świadczeń.