Który rok W-2 dla celów podatkowych?
Pytanie: Czy wypłaty na koniec roku podlegają opodatkowaniu w roku pracy lub roku wypłaty?
Zasada jest taka: wypłata jest uważana za dochód podlegający opodatkowaniu w roku, w którym wypłata jest WYDANA (data) , nawet jeśli praca została wykonana, a wynagrodzenie zostało uzyskane w innym roku (ale przeczytaj wyjątek poniżej).
Na przykład:
Płacisz pracownikom 2 stycznia 2018 r. Za pracę wykonaną w ostatnim tygodniu grudnia 2017 r.
Wynagrodzenie brutto podlega opodatkowaniu w 2018 r., A nie w 2017 r. Jeśli płacisz pracownikom w ostatnim dniu grudnia za tę pracę, data wypłaty w dniu 31 grudnia 2017 r. Oznaczałaby, że wynagrodzenie będzie podlegało opodatkowaniu w 2017 r.
Dlaczego rok wypłaty pracownika jest ważny?
Rok, w którym wypłata jest opodatkowana, wpływa na podlegający opodatkowaniu dochód pracownika. Jeśli pracownik miałby na przykład dużą premię na koniec roku , może to wpłynąć na stawkę podatkową pracownika. W niektórych latach istnieje dodatkowy okres płac, który może spowodować, że pracownicy otrzymają coś, co wydaje się być "dodatkową" wypłatą. Powiadomienie pracownika o różnicy przed jej wypłaceniem daje pracownikowi czas na zmianę formularza W-4 danej osoby, aby dodać więcej potrącenia do tej wypłaty.
Problem pojawia się, gdy okres wypłaty nie kończy się w ostatnim dniu roku. Jeśli okres wypłaty kończy się przed końcem roku, w pierwszym roku będzie kilka dni, które zostaną wypłacone w przyszłym roku.
Jeśli okres rozliczeniowy kończy się po zakończeniu roku, w przyszłorocznym wynagrodzeniu jest kilka dodatkowych dni.
Wyjątek: konstruktywny paragon
Jeśli przed końcem roku udostępniasz pracownikom wypłaty, na przykład za pomocą bezpośredniej wpłaty, wynagrodzenie należy uznać za otrzymane (i podlegające opodatkowaniu) w tym roku, nawet jeśli bezpośrednia kontrola depozytów jest datowana na rok następny.
IRS mówi, że pracownicy muszą mieć dostęp do wypłaty "bez istotnych ograniczeń lub ograniczeń". Nazywa się to " konstruktywnym paragonem ". Konstruktywny rachunek to termin księgowy, który odnosi się do tego, kiedy dochód jest uważany za w posiadaniu kogoś i kiedy można go wydać. To znaczy, kiedy dana osoba ma kontrolę nad pieniędzmi?
Nieaktualne kontrole i konstruktywny paragon
Ogólnie rzecz biorąc, gdy dana osoba otrzyma płatność pocztą, można uznać, że dana osoba ma konstruktywny odbiór środków. Ale to nie zawsze prawda. Czek może być post-datowany. Czek post-datowany to czek z przyszłą datą. Jeśli dostaniesz czek w 2017 r. Z datą 2018, nie możesz go spieniężyć do następnego roku. Tylko dlatego, że masz czek na ręce, ponieważ jest on datowany w przyszłym roku - a do tego nie można go wypłacić do kasy - czek będzie uwzględniony w podatkach na następny rok.
W jaki sposób ta reguła wpływa na formy pracownika W-2?
Formularze W-2 to formularze, które dajesz pracownikom w styczniu, aby dostarczyć informacji na temat ich wynagrodzenia i kwot potrącanych za federalne podatki dochodowe i podatki FICA (ubezpieczenie społeczne i Medicare).
Ostatnia wypłata z grudnia jest uwzględniona w zarobkach W-2 w tym roku.
Pierwsza wypłata w styczniu została uwzględniona w zarobkach nowego roku W-2.
Po przygotowaniu tych formularzy W-2 należy je rozesłać do pracowników i złożyć w administracji zabezpieczenia społecznego. Oto daty, o których należy pamiętać: formularze W-2 muszą być przekazane pracownikom do końca stycznia, za płace z poprzedniego roku. Musisz również złożyć formularze W-2 w Administracji Ubezpieczeń Społecznych do 31 stycznia (nie 28 lutego, jak w poprzednich latach) Ta nowa data zgłoszenia W-2 rozpoczyna się w 2017 roku, dotyczy podatków od 2016 roku.) Jeśli korzystasz z oprogramowania księgowego płac , oprogramowanie powinno zająć się kwestią podatkową dla pracownika W-2s.
Jak działa oprogramowanie Payroll w tym wydaniu?
Patriot Software mówi: "Użytkownik [to ty, firma] wybrałby datę wypłaty, która obejmowałaby dzień, miesiąc i rok, ale aby było jasne, zazwyczaj data wpłaty wypłaty jest również" datą wypłaty ". Z jakiegoś powodu jest z jakiegoś powodu opóźnieniem w depozycie funduszy, pracownik W2 nadal będzie odzwierciedlał datę wypłaty na liście płac. "
Jak sobie z tym poradzić?
Jakieś sugestie:
1. Nie wyprzedzaj siebie i nie staraj się nad tym myśleć. Rozdaj wypłaty, gdy są one zazwyczaj dystrybuowane. Jeśli próbujesz samodzielnie obliczyć podatki od wynagrodzeń, warto rozważyć zakup oprogramowania do płac.
2. Poinformuj pracowników. Powiedz pracownikom, który rok podatkowy będzie ich ostatnią wypłatą. Zawsze lepiej jest ostrzegać pracowników, niż informować ich później i być zdenerwowanym.
3. Możesz uzyskać pomoc od swojego CPA lub innego specjalisty podatkowego. Jeśli jesteś NAPRAWDĘ zdezorientowany, możesz rozważyć uzyskanie usługi płacowej, aby pomóc w tego rodzaju problemach.