Dobre zarządzanie biurem jest dobre dla Twojej dolnej linii
1. Ustal rutyny zarządzania biurem i trzymaj się ich.
Rutynowe zadania wymagają rutynowych procedur, jeśli chcesz zachować porządek i zachować płynność działania.
Skonfiguruj procedury obsługi dokumentów i systemów biurowych. Na przykład, jeśli to możliwe, każdy kawałek papieru, który trafi do twojego biura, powinien być traktowany raz, działający i złożony - a nie przypadkowo ułożony na biurku. Podobnie, komunikacja cyfrowa, taka jak wiadomości e-mail, powinna być traktowana priorytetowo i natychmiast podejmowana, jeśli to możliwe, lub zgłaszana do przyszłych działań.
Systemy biurowe, w tym komputery stacjonarne, laptopy, serwery plików, drukarki wielofunkcyjne i urządzenia mobilne, będą wymagać zarówno procedur administracyjnych, jak i awaryjnych. Gdy system zawiesza się lub sprzęt komputerowy nie działa, każdy w biurze musi wiedzieć, do kogo zadzwonić, a czego nie. (Np. Spróbować samemu rozwiązać problem). Poznaj 3 kroki do ochrony krytycznych danych biznesowych.
2. Ustal jasno zdefiniowane obowiązki.
Dobre zarządzanie biurem zależy od tego, czy ludzie wiedzą, za co jest odpowiedzialny - to ludzie, którzy są odpowiedzialni za załatwianie spraw.
Co by się stało, gdyby na przykład zakupy dla Twojego małego biznesu zostały wykonane przez kogokolwiek? Czy byłbyś w stanie znaleźć papier do drukarki, gdy jej potrzebujesz? Umieszczenie jednej osoby odpowiedzialnej za zamawianie całego sprzętu i materiałów rozwiązuje problem i zapewnia płynne działanie. Poproś pracowników o wysłanie wyznaczonej osobie wszelkich żądań dotyczących materiałów eksploatacyjnych lub prześlij odręczną listę w widocznym miejscu, gdzie ludzie mogą dodać to, czego potrzebują.
Tak samo jest z administrowaniem systemami (komputerowymi). Musisz mieć jedną osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo systemów komputerowych i śledzenie takich rzeczy jak konta, hasła i oprogramowanie. Korzystanie z systemów chmurowych do aplikacji biurowych, oprogramowania księgowego i przechowywania danych jest idealnym rozwiązaniem dla małych firm, ale nadal musisz mieć zaufaną osobę przypisaną do wykonywania zadań administracyjnych, takich jak dodawanie / usuwanie użytkowników, przypisywanie uprawnień itp.
3. Przechowuj dokumentację - i aktualizuj swoje rejestry biznesowe.
Prowadzenie rejestrów brzmi jak najłatwiejsza część dobrego zarządzania w biurze - dopóki nie weźmiesz pod uwagę konieczności zachowania i aktualizacji tych zapisów. Ale pierwsza zasada bycia dobrym kierownikiem biura pomoże ci to opanować; aktualizować rekordy w biurze. Gdy na przykład otrzymasz nowego klienta lub klienta, wystarczy, że wpiszesz go do swojej bazy danych kontaktów. W takim przypadku zmiana numeru będzie trwała jeszcze tylko chwilę lub chwilę po rozmowie z nim przez telefon.
(Należy również zauważyć, że większość jurysdykcji posiada Ustawy o Prywatności, które regulują obsługę informacji o klientach.)
4. Przejdź się po swoim biurze i usiądź.
Czy Twoje biuro jest przykładem zarządzania przestrzenią kosmiczną lub złego zarządzania przestrzenią?
Kiedy przechodzisz przez biuro, czy musisz omijać przeszkody lub ryzykować potknięcie się o coś?
Kiedy usiądziesz przy biurku, czy rzeczywiście możesz tam wygodnie pracować? Czy logika jest zorganizowana tak, aby rzeczy, z których korzystałeś najbardziej przy biurku, były najbliżej ręki?
W dzisiejszych czasach jest wiele rzeczy wtłoczonych do biur, od stojaków na drukarki po szafki na dokumenty . Aby dobrze zarządzać biurem, musisz mieć pewność, że wszystkie rzeczy w biurze są ustawione dla maksymalnej wydajności - i maksymalnego bezpieczeństwa. Podstawy projektowania małych i domowych biur zawiera wskazówki dotyczące bezpiecznego zaspokojenia potrzeb w zakresie zasilania, oświetlenia i wentylacji w biurze .
5. Zaplanuj żmudną pracę.
Zbyt łatwo odkładać rzeczy, które nie lubią, a większość ludzi biznesu nie lubi takich zadań jak składanie , wysyłka i odbiór, czy księgowanie - nawet menedżerowie biur.
Niestety, biuro, podobnie jak kuchnia, nie będzie dobrze funkcjonować bez wykonywania obowiązków.
Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, który nie jest w stanie przypisać komuś innemu tego, co uważasz za nudną lub nieprzyjemną, zmuś się do regularnego dotarcia do niego, ustalając dla niego czas w każdym tygodniu. Weźmy na przykład poranek lub popołudnie i spędzajmy je, wykonując zimne połączenia , zwracając zapytania o priorytetowe wiadomości e-mail, publikując posty w mediach społecznościowych , nadrabiając zaległości w rachunkowości lub aktualizując zapisy.
6. Deleguj i zlecaj na zewnątrz.
W idealnym świecie wszyscy robiliby tylko to, co mieli, i robili dobrze. Ponieważ świat nie jest idealny, zamiast tego wiele osób robi rzeczy, których nie ma czasu ani talentu, by dobrze sobie radzić.
Delegowanie i outsourcing może nie tylko usprawnić zarządzanie biurem Twojego małego biznesu, ale także skupić się na twoich talentach, poprawiając tym samym Twoje zyski. W niepełnym wymiarze godzin lub Wirtualny asystent może być w stanie obsłużyć wiele zadań biurowych lub administracyjnych. Aby uzyskać więcej informacji na temat delegowania, zobacz Zdecyduj się delegować .
7. Uczyń planowanie biznesowe priorytetem.
Wielu właścicieli małych firm spędza dni na aktorstwie i reagowaniu - a potem zastanawiają się, dlaczego wydają się obracać kołami. Planowanie biznesowe jest ważnym elementem dobrego zarządzania biurem i musi być częścią codziennej rutyny zarządzania biurem.
Wybrani właściciele małych firm poświęcają czas na planowanie biznesowe, a wielu z nich korzysta z codziennych sesji planowania biznesowego jako narzędzia do ustalania celów i wzrostu.
Ten przewodnik po planowaniu biznesowym jest świetnym narzędziem do rozpoczęcia prac związanych z planowaniem biznesowym; określa ramy planowania biznesowego dla małych firm i zapewnia zasoby na wszystko, od pisania oświadczenia wizji po zasady ustalania celów biznesowych .
Jeśli masz pracowników, włącz ich w planowanie biznesowe , formalnie lub nieformalnie.
Pokochasz różnicę
Nie pozwól, by chaos wpływał na prowadzenie interesów. Gdy zaczniesz stosować te siedem zasad dobrego zarządzania biurami, będziesz zdumiony różnicą, jaką sprawia dobre zarządzanie w biurze - i o ile więcej robisz.
Zobacz też:
Dlaczego Cloud Computing jest idealny dla małych firm
Opanowanie swojego systemu archiwizacji