Ceny pakietów spotkań w stylu europejskim zyskały na popularności w USA
Ta praktyka nie tylko może być ogólnie bardziej efektywna dla osób zaangażowanych w planowanie wydarzenia, ale sprawia, że zarządzanie i przewidywanie kosztów związanych z obiektem jest znacznie prostsze.
Z kolei w Stanach Zjednoczonych o wiele bardziej powszechne jest, gdy hotele budują koszty linii konferencyjnych według pozycji na podstawie szczegółowych i dostosowanych potrzeb każdego spotkania lub wydarzenia. Chociaż praktyka pozwala planiście wydarzenia mieć większą kontrolę nad każdym szczegółem wydarzenia, często tworzy również skomplikowane zamówienia na wydarzenie bankietowe i więcej trudności w zarządzaniu kosztami i ogólnym budżecie imprezy .
Choć główni gracze w branży nadal zmieniają sposób prowadzenia działalności, model europejski i model amerykański wciąż odzwierciedlają różnice w podejściu do konferencji i wydarzeń korporacyjnych. Dla głębszego nurkowania przyjrzyjmy się dwóm przykładowym pakietom imprez i konferencji: jeden z dawnego pałacu Fira w Barcelonie (przykład europejski), a drugi w Wynn Resorts w Las Vegas (przykład amerykański).
Przykład europejskiej konferencji i pakietów spotkań
Dzienne stawki paczkowane są popularne w Wielkiej Brytanii i trafiły również do Europy kontynentalnej. "Rynek brytyjski był pierwszym, który poprosił o tego typu pakiet i zawsze staramy się dostosować nasze propozycje do naszych potrzeb" - wyjaśnia były dyrektor generalny Fira Palace w Barcelonie (obecnie Crowne Plaza Barcelona), firmie hotel popularny wśród firmowych organizatorów imprez i spotkań, którzy organizują spotkania międzynarodowe.
European Hotel Clientele
Kiedy Crowne Plaza Barcelona nadal funkcjonowało jako Fira Palace, około 20% klientów hotelu pochodziło z Hiszpanii. Pozostała roczna klientela pochodziła z Wielkiej Brytanii (19%), Stanów Zjednoczonych (17%), Francji (7%), Włoch (6%), Japonii (4%) i Niemiec (4%). Ponadto, około połowa z organizowanych tam wydarzeń biznesowych pochodziła z branży farmaceutycznej, a reszta to klienci technologii, żywności i napojów , bankowości i przemysłu motoryzacyjnego .
Europejski popyt na cenę pakietu konferencyjnego
W tym czasie pakiet codziennych spotkań w Fira Palace obejmował korzystanie z sali konferencyjnej, przerwy kawowe, lunch, ekran i wiele innych. Dostępne pakiety spotkań zawierały wszystko, co planista musiałby uwzględnić w spotkaniu.
Wraz z ewolucją branży zamówienia na pakiety konferencyjne i konferencyjne wciąż się zmieniały. Początkowo organizatorzy imprez korporacyjnych żądali płaskich cen konferencyjnych dla sal konferencyjnych oraz żywności i napojów. Z czasem żądania te zostały rozszerzone o inne elementy, takie jak ekrany, dostęp do Internetu, tablice typu flipchart i systemy dźwiękowe. Ale popyt był nadal na pakowane, ryczałtowe ceny.
Dla tych, którzy wymagali noclegu w pokojach gościnnych, poprosili także o specjalną / wynegocjowaną stawkę za zakwaterowanie w swoich ogólnych stawkach konferencji.
Chociaż pakiety te obejmowałyby większość potrzeb związanych z imprezami, planiści nadal negocjowaliby inne wymagania związane z wydarzeniami, takie jak powierzchnia wystawowa, uroczyste kolacje, przyjęcia koktajlowe i inne elementy porządku wydarzeń.
Plusy i minusy europejskiego podejścia
Oczywiste jest, że przede wszystkim europejskie podejście do planowania konferencji i ustalania cen może być pomocne dla planistów wydarzeń z kilku powodów, w tym postrzegania oszczędności kosztów, przewidywalności kosztów oraz łatwości prezentacji i zatwierdzania przez klienta.
To oznacza, że takie podejście zdecydowanie zwiększa obciążenie hotelu, ponieważ pozwala przewidzieć potrzeby swoich klientów, jednocześnie utrzymując własne zyski. "Z naszego punktu widzenia o wiele łatwiej jest robić imprezy à la carte, w rzeczywistości operacja jest znacznie bardziej skomplikowana, ale korzyścią dla nas jest zadowolenie klienta", mówi były dyrektor generalny Fira Palace.
Przykład amerykańskich pakietów konferencyjnych i spotkań
Podczas gdy rynek europejski jest stosunkowo dojrzały dzięki akceptacji i wykorzystaniu pakietów konferencyjnych lub konferencyjnych, więcej hoteli w Stanach Zjednoczonych może zacząć rozważać zmianę sposobu, w jaki organizują konferencje i spotkania cenowe oraz konferencje cenowe. Jest to szczególnie ważne teraz, gdy planiści wydarzeń są coraz częściej zobowiązani do podejmowania decyzji dotyczących spotkań w krótszych terminach.
W maju 2009 r. Firma Wynn Las Vegas podjęła inicjatywę wprowadzenia trzech rodzajów tego, co nazywają kompleksowymi pakietami konferencyjnymi i pakietami konferencyjnymi dla mniejszych rynków spotkań, czyli tych z mniej niż 80 uczestnikami. Dzisiaj nadal oferują te pakiety. Zawierają:
- Całodniowy pakiet delegatów konferencyjnych
- "Półdobowy" pakiet delegatów konferencyjnych "AM"
- "PM" Półdniowa konferencja dla delegatów
Tak jak europejscy planiści wydarzeń oczekują, opcje pakowane Wynna są wyceniane według stawki za uczestnika (tj. Uczestnika), w tym sali konferencyjnej, żywności i napojów, przekąsek na przerwy, oraz projektora LCD i ekranu.
Pomysł, aby Wynn rozwinął opcje pakietów konferencyjnych, wyrósł z podejścia opartego na rynku europejskim. W rzeczywistości André Link, były menedżer sprzedaży w Wynn, pochodził z Europy. "W przeważającej części w Europie jest to jedyny sposób, w jaki sprzedawaliśmy spotkania ... Bardzo rzadko przygotowywaliśmy propozycje à la carte, w których wymieniono koszty F & B, wynajem pokoi, opłaty za usługi AV itd.", Wyjaśnia Link.
Zmiana w amerykańskim przemyśle imprez i konferencji
Wraz z uruchomieniem programu dla małych grup, Wynn Resorts przewidywał, że pakiety stawek konferencyjnych będą bardziej popularne wśród klientów korporacyjnych, ponieważ większość spotkań stowarzyszeń jest większa. Mają rację. Od tego czasu kilka prestiżowych amerykańskich sieci hotelowych zaczęło oferować korporacyjne pakiety spotkań i konferencji, które lepiej odzwierciedlają europejski model planowania wydarzeń korporacyjnych.
Oczywiście stawki za spotkania i konferencje nie będą odpowiadały potrzebom każdego wydarzenia. W rzeczywistości większość planistów uznaje, że zrezygnują z niektórych szczegółowych preferencji dotyczących ich programu lub wymagają, aby obiekt dostosowywał pakiet, tak aby zawierał dodatkowe elementy. Zawsze jest ostrożność polegając na opłatach pakietowych, jeśli planiści przewidują, że ich programy mogą działać dłużej niż początkowo przewidywano, co może powodować dodatkowe opłaty. Ale dla tych, którzy planują spotkania i wydarzenia, którzy uważnie przyglądają się budżetowi, te pakiety spotkań i konferencji oferują wyraźną przewidywalność budżetu konferencji.