Co to jest zwolnienie z potrącania podatku?
Potrącenie to ogólny termin dotyczący kwot pobranych z wynagrodzenia pracownika za federalne i stanowe podatki dochodowe oraz podatków FICA (Social Security i Medicare).
Niektórzy pracownicy mogą nie być zobowiązani do wprowadzenia federalnego podatku dochodowego od wynagrodzenia, jeśli ich dochód jest poniżej określonego poziomu. IRS umożliwia pracownikom ubieganie się o zwolnienie z potrącenia podatku w danym roku, jeśli obie te sytuacje mają zastosowanie:
- W poprzednim roku mieli prawo do zwrotu wszystkich federalnych podatku dochodowego potrąconego, ponieważ nie mieli zobowiązania podatkowego, i
- W bieżącym roku oczekują zwrotu wszystkich potrąconych federalnych podatków dochodowych, ponieważ nie ponoszą żadnych zobowiązań podatkowych.
Niektóre typy pracowników mogą być zwolnione: studenci, pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin, osoby powyżej 65 roku życia i niewidomi pracownicy.
Jak widać, zwolnienie z podatku dochodowego jest korzystne tylko przez jeden rok. Muszą być składane każdego roku i należy złożyć wniosek do 15 lutego. Po 15 lutego nie można przyjąć wniosku o zwolnienie z podatku u źródła. Pracownik będzie musiał czekać na następny rok, aby ubiegać się o zwolnienie.
Skąd mam wiedzieć, czy pracownik jest zwolniony z potrącenia podatku?
Najważniejszą rzeczą do zapamiętania w tej sytuacji jest to, że możesz zmienić zasiłek na podstawie dokumentacji dostarczonej przez pracownika.
Dopóki pracownik nie przekaże Ci prawidłowego formularza lub formularzy, musisz nadal odkładać federalne, stanowe i lokalne podatki dochodowe na podstawie najnowszych formularzy wypełnionych przez pracownika. Nie możesz przyjąć słowa pracownika do wniosku o zwolnienie.
Aby ubiegać się o zwolnienie z potrącenia podatku, pracownik musi wypełnić nowy formularz W-4 do 15 lutego każdego roku, aby zmienić potrącenie u źródła.
Formularz W-4 zawiera informacje na temat stanu cywilnego pracownika i liczby przyznanych uprawnień, w celu obliczenia potrącenia u źródła.
Jeśli pracownik domaga się zwolnienia, oto jak powinien wyglądać formularz W-4:
- Wiersz 5 - Całkowita liczba uprawnień - będzie pusta
- Wiersz 6 - dodatkowa kwota do wstrzymania - będzie pusta
- Wiersz 7 - Wniosek o zwolnienie - wyświetli słowo "Zwolniony".
Co jeszcze muszę wiedzieć na temat roszczeń o zwolnienie z potrącenia podatku?
Roszczenie o zwolnienie z potrącenia podatku nie zwalnia pracownika z płacenia jego udziału w podatkach FICA, w tym dodatkowego podatku Medicare . Wszystkie podatki FICA muszą być opłacane zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika. Pracownik zatrzymujący zasiłek na ubezpieczenie społeczne zatrzymuje się na maksymalnym poziomie ubezpieczenia społecznego , ale Twój wkład do ZUS jako pracodawcy jest kontynuowany za wszystkie wynagrodzenia.
Roszczenie o zwolnienie z federalnego podatku dochodowego nie ma nic wspólnego z państwowym podatkiem dochodowym od pracownika i poborem lokalnego podatku. Pracownik będzie musiał sprawdzić u państwowych i lokalnych agencji podatkowych, aby dowiedzieć się, jak to zwolnienie działa w tych jurysdykcjach. Jak wspomniano powyżej, dopóki pracownik nie przedstawi podpisanych dokumentów dotyczących roszczenia o zwolnienie z podatków państwowych lub lokalnych, należy nadal wstrzymywać te podatki.
Jeśli pracownik chce ubiegać się o zwolnienie z potrącenia podatku, ale już wstrzymał potrącanie u źródła z wynagrodzenia w ciągu roku, nie może zwrócić mu tych pieniędzy. W chwili opodatkowania powiadomisz pracownika o potrąceniu podatku na formularzu W -2 za dany rok. Pracownik może następnie ubiegać się o potrącenie podatku u źródła. Na przykład Carlton przychodzi do ciebie w lutym i mówi, że chce ubiegać się o zwolnienie z potrącania podatku na ten rok. Wypełnia nowy formularz W-4, ale już wstrzymałeś 276 $ ze swojej wypłaty w styczniu. Będzie musiał czekać na złożenie zeznania podatkowego i zażądać 276 $.
Nie zakładaj, że student, pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin lub pracownik sezonowy będzie zwolniony z podatku u źródła. Wszyscy pracownicy muszą wypełnić formularz W-4 na wynajem, a ten formularz jest tym, czego pracownik musi użyć, aby ubiegać się o zwolnienie.
Czy mogę pomóc pracownikom dowiedzieć się, czy są zwolnieni z potrącania podatku?
Twój prawnik powie ci, aby nie pomagać pracownikom w wypełnianiu formularzy.
Ale jeśli pracownik prosi o podanie informacji, aby pomóc im podjąć decyzję samodzielnie. Publikacja IRS 505 zawiera schemat blokowy, który może pomóc pracownikowi w podjęciu decyzji o zwolnieniu z podatku u źródła.
Co się stanie, jeśli roszczenie pracownika o zwolnienie będzie nieprawidłowe lub fałszywe?
Jeśli uważasz, że zwolnienie z podatku u źródła dla pracownika W-4 jest nieprawidłowe, nie możesz go zmienić, ale możesz poinformować pracownika, że zwolnienie może zostać zakwestionowane przez IRS. Bez względu na to, co pracownik twierdzi, musisz użyć tylko podpisanego formularza W-4 do potrącenia z wynagrodzenia pracownika.
Nie musisz zamieniać formularzy W-4 w IRS, ale mogą oni rozpatrzyć wniosek pracownika o zwolnienie i mogą poprosić Cię o przesłanie formularza pracownika W-4. W niektórych przypadkach, jeśli Urząd Skarbowy uzna, że roszczenie o zwolnienie nie jest ważne, może wysłać do firmy "list polecający" wraz z kopią dla pracownika. Blokada listu zamka w pobieraniu u pracownika na podstawie przeglądu IRS.
W tym liście określono maksymalną liczbę uprawnień do uboju dozwoloną dla pracownika. Po otrzymaniu tego listu należy zacząć wykorzystywać te informacje, aby potrącać federalne podatki dochodowe od wynagrodzenia pracownika, z datą ustaloną przez IRS. Nie możesz zmienić kwoty potrącenia, dopóki nie otrzymasz pozwolenia od IRS; nie możesz zaakceptować nowego W-4 od pracownika, aby zmienić kwotę u źródła.
Jeśli nie zmienisz potrącenia pracownika na podstawie potrącenia w liście zamka, twoja firma jest odpowiedzialna za zapłacenie dodatkowej kwoty podatku, która powinna zostać potrącona. (Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z tym artykułem o wstrzymaniu zgodności z przepisami IRS.)