Formularz I-9 jest również podstawą do dalszej weryfikacji przez pracodawcę za pomocą systemu E-Verify .
Zanim zaczniesz wypełniać formularz I-9
Przygotuj kopie formularza I-9 przed rozpoczęciem zatrudniania pierwszego pracownika. Upewnij się, że masz najnowszą wersję Form I-9. Obecny formularz, z datą ważności 3/31/2016, musi zostać wykorzystany przez pracodawców do weryfikacji zatrudnienia po 7 maja 2013 r.
Kopie formularza I-9 (format PDF) są dostępne na stronie US Customs and Immigration Services (USCIS). Formularz można wypełnić online, a następnie wydrukować podpisy.
Formularz I-9 musi być wypełniony w momencie wynajmu, a Ty (pracodawca) musi przechowywać wszystkie formularze I-9 dla wszystkich pracowników. Jeśli formularz jest wypełniony w całości, a zaakceptowałeś dokumenty przedstawione przez pracownika, możesz zwolnić pracownika, jeśli okaże się, że pracownik przedstawił fałszywie jego status kwalifikowalności do pracy lub jeśli formularze przedstawione przez pracownika nie są ważne .
Uzupełnienie sekcji 1 - Informacje o pracownikach i zaświadczenie
Sekcja 1 jest wypełniana przez pracownika. Pracownik musi podać imię i nazwisko, nazwisko panieńskie, adres i datę urodzenia. Pracownik powinien podać numer ubezpieczenia społecznego, ale ten numer jest opcjonalny, chyba że firma korzysta z systemu E-weryfikacji.
Pracownik następnie potwierdza swój status - jeden z poniższych:
obywatel Stanów Zjednoczonych
obywatel kraju niebędącego obywatelem Stanów Zjednoczonych
Legalny stały mieszkaniec (w tym Alien #)
Cudzoziemiec upoważniony do pracy (w tym numer Alien lub nr wstępu) do (należy podać datę wygaśnięcia, jeśli dotyczy)
Ktoś może pomóc pracownikowi w wypełnieniu sekcji 1 formularza I-9. Sekcja Pomocnik przygotowujący i / lub tłumacza powinna zostać wypełniona przez pomocnika. Pamiętaj, aby wydrukować nazwę i adres pomocnika.
Uzupełnienie części 2: Przegląd i weryfikacja pracodawcy
Sekcję 2 wypełnia pracodawca. Musisz przejrzeć dokumenty niezbędne do weryfikacji zarówno (a) tożsamości, jak i (b) kwalifikowalności pracy pracownika. Należy zauważyć, że dokumenty na liście A, takie jak paszport amerykański, sprawdzają tożsamość BOTH i kwalifikują się do pracy. Dokumenty na liście B potwierdzają tożsamość, a dokumenty na liście C potwierdzają kwalifikowalność pracy. Musisz mieć jeden dokument z KAŻDEJ listy B i Listy C, jeśli nie masz dokumentu z listy A.
Dopuszczalne dokumenty
Lista dopuszczalnych dokumentów znajduje się w formularzu I-9. Więcej informacji o akceptowanych dokumentach, w tym przykładach dokumentów, można znaleźć w podręczniku USCIS dla pracodawców.
Uwaga na temat kart Ubezpieczenia Społecznego: Nie można przyjąć laminowanej karty Ubezpieczenia Społecznego ani karty Ubezpieczenia Społecznego, która stwierdza "nieważna dla celów związanych z zatrudnieniem". Wydruki z Social Security Administration pokazujące informacje dotyczące zabezpieczenia społecznego dla pracownika są niedopuszczalnymi zamiennikami karty Social Security.
Dokumenty przedstawione do weryfikacji muszą odpowiadać statusowi kwalifikacyjnemu potwierdzonemu przez pracownika. Jeśli przedstawione dokumenty nie są zgodne ze statusem potwierdzonym przez pracownika, nie możesz ich przyjąć. Na przykład, jeśli pracownik zaświadcza, że jest obywatelem USA, ale pokazuje "zieloną kartę", nie może zaakceptować dokumentu.
Daty wygaśnięcia dokumentów
Niektóre dokumenty, takie jak paszport lub zezwolenie na pracę, mają daty wygaśnięcia. Dokumenty, które wygasły, nie są akceptowane do weryfikacji. Jeśli dokument wygaśnie w przyszłości, musisz go zaakceptować, ale zanotuj datę wygaśnięcia w systemie przechowywania danych pracownika. Jeśli dokument wygaśnie, a pracownik nie przedstawi nowego dokumentu wskazującego datę jego wygaśnięcia, pracownik ten przestanie być uprawniony do pracy w USA. Jeśli Twoja firma zostanie poddana inspekcji, możesz podlegać karom i karom za dalsze zatrudnianie tej osoby .
Tylko oryginalne dokumenty
Wszystkie przedstawione dokumenty muszą być oryginałami. Kserokopie nie są akceptowane. Jeśli masz pytanie dotyczące tego, czy dokument jest kopią, poszukaj pieczęci lub pieczęci od amerykańskiej agencji rządowej lub od stanu, powiatu lub gminy.
Jeśli dokument ma inną nazwę od nazwiska podanego przez pracownika na I-9, zadaj pytania. Nieznaczne warianty pisowni nazw są dopuszczalne, o ile dokument wydaje się być autentyczny i odnosi się do osoby.
Po zapoznaniu się z dokumentami i racjonalnym stwierdzeniu, że są one zarówno (a) autentyczne (nie są kopiami lub w inny sposób budzące wątpliwości), jak i (b) odnoszą się do wymienionego pracownika, musisz zaświadczać pod karą krzywoprzysięstwa, że zgodnie z twoją wiedzą pracownik jest uprawniony do pracy w Stanach Zjednoczonych. Podaj datę rozpoczęcia przez pracownika pracy dla Twojej firmy. Podpisać, opatrzyć datą, wydrukować swoje imię i nazwisko oraz tytuł i podać adres firmy.
Sekcja 3 Aktualizacja i ponowna weryfikacja
Sekcja 3 służy do aktualizacji informacji o dokumentach, które wygasły i umożliwia dodanie daty ważności nowego dokumentu do formularza.
Przechowywanie kopii dokumentów
Jeśli Twoja firma korzysta z systemu E-Verify, zachowaj kserokopie wszystkich dokumentów. Jeśli nie używasz E-Verify, nie musisz przechowywać kopii dokumentów. Jeśli zachowujesz kopie, rób to dla WSZYSTKICH pracowników.
Po wypełnieniu formularza I-9 - co robić
Jako pracodawca musisz przechowywać kopię wypełnionego formularza I-9 dla wszystkich pracowników. Nie musisz przesyłać tego dokumentu do żadnej amerykańskiej agencji rządowej.
Szczegółowe informacje w tym artykule mają na celu pomóc Tobie jako pracodawcy w zrozumieniu wymagań dotyczących wypełniania formularza I-9. Nie mają one charakteru integracyjnego. Koniecznie przeczytaj cały dokument I-9, aby upewnić się, że kompletnie i poprawnie wypełniasz ten dokument.
Poprawianie błędów
Prawidłowe błędy na formularzu I-9 były takie same, jak w przypadku innych ważnych dokumentów. Nie używaj Whiteout ani nie próbuj wymazać błędu. Standardowa procedura korygowania błędów w ważnych dokumentach to:
- Przejrzyj niepoprawne informacje (upewnij się, że informacje wciąż można odczytać)
- Dokonać zmiany
- Data i początkowa zmiana.
Wskazówki dotyczące wypełniania formularza I-9
- Jako pracodawca możesz wyznaczyć pracownika lub kogoś innego, aby uzupełnił część pracodawcy formularza I-9. Ale INS mówi: "jeśli ktoś inny wypełni formularz I-9 w twoim imieniu, musi on mieć pełne obowiązki I-9".
Pracownik może otrzymać pomoc w wypełnianiu Sekcji 1. Upewnij się, że pomocnik ukończył blok "Przygotowanie i / lub certyfikat tłumacza" i podpisuje pracownika. Więcej informacji - odpowiedzi na pytania dotyczące formularza I-9
Zobacz ten artykuł z odpowiedziami na często zadawane pytania dotyczące formularza I-9 i weryfikacji uprawnień do zatrudnienia- Jesteś zobowiązany do ochrony prywatnych informacji dostarczonych przez pracowników w formularzu I-9 oraz w dokumentach uzupełniających. Używaj tych informacji TYLKO dla celów I-9 i przechowuj dokumenty w bezpiecznym miejscu, takim jak zamknięta szafka z plikami, do której klucz ma tylko kilka zaufanych osób.
- Niektóre amerykańskie agencje zatrudnienia mogą zweryfikować prawo do zatrudnienia i poświadczyć pracowników, które ci wysłali. Upewnij się, że otrzymałeś i zachowałeś kopię certyfikatu od swojego stanu w tym przypadku.