System CCRRA - Capture, Check, Review, Record, Act
Oto pięć prostych kroków w tworzeniu prostego systemu przechowywania dokumentacji finansowej: Capture, Check, Record, Review, Act.
Najpierw PRZECHOWYWAĆ informacje.
Jeśli go tam nie ma, nie istnieje. Rozpoczynając działalność, nawyk przechwytywania wszystkiego, więc staje się automatyczny. "Przechwytywanie" jest najtrudniejszą i najważniejszą częścią procesu; to kwestia stworzenia nawyku zbierania informacji. Śledź każdą wydaną kwotę na swoją firmę i każdą kwotę, którą wykorzystujesz jako sprzedaż. Nie przejmuj się w tym momencie robieniem czegokolwiek z tymi informacjami. Upewnij się, że wszystko, co przechwycisz, zawiera (a) opis przedmiotu, (b) kwotę i (c) datę.
Po drugie, SPRAWDŹ, aby upewnić się, że informacje są kompletne i poprawne.
Co dwa tygodnie spędzaj godzinę, przeglądając wszystko i sprawdzając. Sprawdź, czy wszystkie posiadane informacje są gotowe do nagrywania.
Upewnij się, że podałeś datę i kwotę oraz wystarczająco dużo szczegółów na temat tego, jaki był wydatek, aby móc go dokładnie zarejestrować. Na przykład notatka dla "papieru, 3,55 $, 7/12" może nie być wystarczającą informacją. Po co był ten papier? Czy to była gazeta, którą kupiłeś w biurze? A może kupiłeś ryzy papieru na komputer?
Skonfiguruj konkretny czas na spotkanie ze sobą na koniec alternatywnych tygodni (na przykład co drugi piątek), aby sprawdzić wszystko. Nie czekaj zbyt długo; Im dłużej będziesz na to czekać, tym trudniej będzie zapamiętać i zebrać informacje.
Po trzecie, NAGRYWAJ informacje, aby je zapisać.
Nagrywanie oznacza umieszczenie informacji finansowych w formie użytkowej. Po sprawdzeniu wszystkiego, prześlij go do księgarza, aby go nagrać, lub nagraj sam. Rób to co miesiąc. Wprowadź informacje do arkusza kalkulacyjnego lub oprogramowania księgowego. Może się również okazać, że oprogramowanie online działa dla Ciebie, więc Ty i Twój księgowy możecie zarówno zobaczyć informacje, jak i je przedyskutować. Upewnij się, że wszystko co miesiąc nagrywasz, więc możesz je przejrzeć.
Po czwarte, konsoliduj i przeglądaj informacje.
Po zapisaniu informacji finansowych każdego miesiąca wydrukuj cztery raporty:
- bilans
- rachunek zysków i strat (p & l)
- raport o starzeniu się należności , oraz
- raport zobowiązań.
Dla każdego raportu uwzględnij porównanie z tymi samymi informacjami z raportu z ostatniego miesiąca. Zwróć szczególną uwagę na określone informacje w tych raportach.
Wreszcie ACT, na podstawie tego, co wiesz.
W większości przypadków "ACT" może oznaczać brak działania, jeśli wszystko wygląda dobrze.
W innych przypadkach może to oznaczać wprowadzenie zmiany. Utwórz "punkty wyzwalające", w których informacja zmusza Cię do działania. Oto kilka sugerowanych punktów wyzwalania:
- Bilans . Jeśli widzisz, że zobowiązania rosną co miesiąc przez trzy miesiące (co prawdopodobnie oznacza, że aktywa i / lub wydatki również rosną), ogranicz wydatki.
- Rachunek zysków i strat . Jeśli zauważysz, że konkretny wydatek rośnie jako procent sprzedaży, zapytaj siebie, dlaczego się zwiększa. Jeśli wzrost jest konieczny, możesz zmniejszyć wydatki na inne wydatki, aby utrzymać swój poziom zysku.
- Wiekowanie należności . Bądź asertywny w chodzeniu po powolnych płatników. Im dłużej spłacasz dług, tym mniej prawdopodobne, że otrzymasz pieniądze. Skonfiguruj system kolekcjonowania, tak jak to omówiłem powyżej, aby upewnić się, że otrzymujesz zapłatę szybko i że ci wolni płatnicy nie mogą zakładać, że nie chcesz swoich pieniędzy.
- Rozrachunki z dostawcami . Płać, jak możesz, tak szybko, jak to możliwe. Postaraj się zapłacić wcześniej, aby uzyskać zniżki. Jeśli nie możesz zapłacić wszystkich swoich rachunków, zapłać te, które spowodują naliczenie kar lub wpłyną na Twoją zdolność kredytową. Nawet jeśli ktoś inny jest odpowiedzialny za opłacanie rachunków, jesteś osobą, która jest ostatecznie odpowiedzialna za spłatę długów biznesowych.
Nawet jeśli nie jesteś zaznajomiony z systemami finansowymi, powinieneś być w stanie uruchomić tę i utrzymać ją w ruchu. Najtrudniejszą częścią jest zbieranie informacji. Kiedy już utworzysz "nawyk gromadzenia", przekonasz się, że reszta przyjdzie wraz z nim.
Pamiętaj, CCRRA - Przechwytuj informacje finansowe dla swojej firmy, Sprawdzaj co dwa tygodnie, Nagrywaj i przeglądaj informacje raz w miesiącu, a następnie Działaj tak, aby Twoja sytuacja finansowa była płynna. Jeśli będziesz postępować zgodnie z tym prostym, pięciostopniowym systemem, zminimalizujesz "śmieci" i problemy z tym związane, a zmaksymalizujesz swoją sytuację finansową.
Dobrze zorganizowany system finansowy sprawi, że Twoja firma będzie finansowo opłacalna przez wiele lat.