Bądź elastyczny
Nie zamykaj się w określone daty. Bądź gotów do przeniesienia przyjazdów i / lub odlotów w celu skrócenia okresu zajętości lub okresów w celu uzyskania lepszej stawki.
Wykonaj swoje badania
Jeśli wydarzy się kolejna duża impreza podczas Twoich dat, inwentaryzacja pokoju prawdopodobnie będzie niska, a stawki będą wyższe.
Myśl z wyprzedzeniem
Rozpocznij rozmowy o kontraktach z dużym wyprzedzeniem, jak tylko możesz. Jest to rynek planisty (na razie), a hotele chętnie zamykają się w przyszłym biznesie. Ale uważnie obserwuj prognozy hoteli. W miarę stabilizacji i wzrostu poziomów biznesowych, podobnie jak stawki za pokój. Upewnij się również, że możesz elastycznie dostosowywać umowy długoterminowe do nowych trendów obecności / rezerwacji.
Lub żyj w tej chwili
Rezerwacje krótkoterminowe również mogą przynieść znaczne oszczędności. W tej gospodarce niektóre hotele oferują zniżki dla planistów chętnych do organizacji wydarzeń w krótkim czasie.
Uczynić to prostym
Wyraź swoją wartość i to, co chcesz w zamian. Podaj szczegółowe zapytanie ofertowe (Request for Proposal), powołując się na to, czego potrzebujesz (zakwaterowanie, przestrzeń spotkań i przedział cenowy), co chcesz (koncesje) i jaka jest Twoja linia czasu na odpowiedź.
Niech wiedzą, kim jesteś
Nie zakładaj, że hotele znają. Podaj szczegóły dotyczące swojej firmy i uczestników, aby pokazać, dlaczego jesteś (i oni) warty wysiłku, szczególnie zajmując miejsce i wydając dane z poprzednich lat.
Spójność się liczy
Byłeś lojalnym klientem od lat? Nie bój się przypominać o swoich aktualnych (i przyszłych) dedykacjach.
Ale nie pozwól, aby to poświęcenie powstrzymywało cię od robienia zakupów, aby mieć pewność, że otrzymujesz najlepszą cenę za swoje pieniądze.
Szukaj koncesji
Hotel nie ruszy na kurs? Może mogą pomóc w inny sposób. Zapytaj o dodatki takie jak ulepszenia pokoju, obniżone opłaty za korzystanie z udogodnień, bezpłatny wstęp do siłowni lub WiFi, a nawet bezpłatne przyjęcia. Nie dowiesz się, co możesz zyskać, jeśli nigdy nie zapytasz. Bądź jednak ostrożny, żądając więcej niż to, co ma sens dla wielkości twojej grupy, i nie pozwól, aby koncesjonujące spory przeszkadzały w dobrych stosunkach.
Zwróć uwagę na drobny druk
Klauzule wygaszenia, kary pieniężne, zasady wypowiedzenia lub anulowania - starannie przejrzyj ten drobny druk. Czy można zrezygnować z grzywien, odroczyć je lub wynegocjować? Czy pokoje można odsprzedać bez kary?
Bądź proaktywny
Poproś o audyt, aby sprawdzić listę gości na liście uczestników. Czy możesz zdobyć punkty dla późnych rejestrujących, wczesnych wyjazdów lub uczestników, którzy rezerwują poza blokiem? Może być nawet możliwe otrzymanie kredytu dla uczestników konwencji, którzy są "chodzili" do innych hoteli (gdy goście są wysyłani do innych nieruchomości z powodu zbytniej sprzedaży przez hotel) lub do niedojazdu.