Opracowywanie niezbędnych szczegółów
Podobnie jak każdy projekt biznesowy, pierwszym krokiem jest uporządkowanie wszystkich posiadanych informacji i zidentyfikowanie najpilniejszych spraw.
Zanim zaczniesz wybierać miejsce lub wynająć głośnik , musisz znać podstawowe parametry swojego wydarzenia. Rozmawianie szczegółów i kosztów z osobą trzecią jest prawie niemożliwe, dopóki nie zostanie poprawione więcej szczegółów. Oto kluczowe szczegóły, które powinieneś zdefiniować przed skontaktowaniem się z zewnętrznymi dostawcami.
Data
Wszystko kręci się wokół daty specjalnego wydarzenia. Idealnie, jeśli chcesz mieć trzy potencjalne daty na uwadze, abyś mógł porównać dostępność i ceny we wszystkich dziedzinach. Spróbuj uwzględnić różne dni tygodnia, aby uzyskać maksymalną elastyczność.
Ramy czasowe
Nawet różnica w ciągu jednej godziny może mieć wpływ na Twoje planowanie, więc musisz uzyskać szczegółowe informacje na temat przewidywanych ram czasowych. Na przykład rozpoczęcie od godziny 10 rano zamiast godziny 8:00 oznacza, że nie trzeba przydzielać budżetu na śniadanie.
Numery obecności
Jest to jeden szczegół, który jest często zbyt szeroko oceniany, aby prowadzić produktywne negocjacje. Bądź realistą dzięki swoim prognozom obecności . Przedyskutuj z wyprzedzeniem, kogo zaprosisz i umieścisz swoje prognozy w arkuszu kalkulacyjnym. Frekwencja i budżet są bezpośrednio skorelowane, więc nie miejmy domysłów na temat liczby osób, które Twoim zdaniem będą uczestniczyć.
Sesje Breakout
Możesz potrzebować tylko jednej sali bankietowej, jeśli organizujesz kolację, ale konferencja na pełną skalę będzie prawdopodobnie wymagać dodatkowych sal wyniesienia i powierzchni wystawienniczej. Ponownie nie będziesz w stanie mierzyć kosztów, dopóki nie określisz, ile potrzebujesz miejsca. W przypadku konferencji najlepsze podejście polega na zaplanowaniu planu podróży podczas pierwszego spotkania. Dzielenie się pomysłami i łączenie ich na papierze pomoże ci w podjęciu kolejnych decyzji planistycznych.
Budżet a koszty
Może to zabrzmieć niepraktycznie, jeśli chodzi o budżet, zanim poznasz koszty związane z miejscem i wyżywieniem, ale praca w ten sposób zapewnia punkt odniesienia do mierzenia wszystkich propozycji dostawców. Rozpocznij od źródeł przychodów. Ile należy pobierać za obecność? Czy wezwiesz sponsorów, aby pomogli zrekompensować koszty? Co zapłacą wystawcy za udział? Przychody będą ostatecznie decydować o budżecie, więc warto je najpierw chronić.
Marketing
Po zidentyfikowaniu źródeł przychodów następnym krokiem jest przedstawienie planu marketingowego . Jaki jest najlepszy sposób na dotarcie do generatorów przychodów? Być może masz listę potencjalnych uczestników jako pracodawca lub stowarzyszenie członkowskie. To oczywiście byłoby pomocne, ale co z sponsorami i wystawcami?
Jeśli planujesz przyciągnąć ponad 20 wystawców, musisz być w stanie do nich dotrzeć. Ukierunkowane kampanie marketingowe kosztują pieniądze, a to ogranicza dochody.
Transport i zakwaterowanie
Prowadzenie lokalnej konferencji zazwyczaj eliminuje wszelkie obawy związane z transportem. Nadal jednak musisz odpowiadać na zakwaterowanie dla prelegentów, wystawców i gości specjalnych. Niektóre hotele oferują zniżki na miejsca spotkań, jeśli zarezerwujesz wystarczająco dużo noclegów . Jedynym sposobem, aby to wykorzystać, jest wcześniejsze poznanie potrzeb związanych z zakwaterowaniem. Wróć przez dane dotyczące obecności i pokaż, ilu gości jest spoza Twojej okolicy.
Teraz wszystko to prawdopodobnie brzmi jak wiele informacji do zebrania z przodu, i to jest. Pamiętaj jednak, że są to szczegóły, które wpływają na wszystko inne w procesie planowania.
Możesz początkowo zainteresować się bardziej "efektownymi" zadaniami, takimi jak wizyty w witrynie i planowanie menu. Pamiętaj tylko, że nadejdzie ich czas. Na razie jednak skup się na faktach, aby później móc podejmować najlepsze decyzje.