Jak sprawić, by wychodzące połączenia telefoniczne były bardziej produktywne i zajmowały mniej czasu
Ale co by było, gdybyśmy mogli po prostu zadzwonić i porozmawiać z ludźmi, z którymi chcieliśmy porozmawiać, powiedzieć, co chcieliśmy powiedzieć i przejść dalej?
Wyobraź sobie, o ile bardziej wydajni moglibyśmy być i ile czasu będziemy musieli robić inne rzeczy.
Cóż, możemy - i wszystko, czego potrzeba, to odrobina przygotowania wcześniej.
Wskazówki dotyczące zarządzania czasem w przypadku połączeń wychodzących
- Niezależnie od tego, czy są dostawcami , zwykłymi klientami czy kontrahentami , wielu z nas często powołuje tych samych ludzi. Aktualizuj swoje dane kontaktowe dzięki szczegółowym informacjom o oszczędności czasu, dzięki czemu nie tracisz czasu na dotarcie do osób, które nie są dostępne.
Na przykład, jeśli wiesz, że konkretna osoba, do której chcesz dotrzeć, bierze lunch od 1 do 2 po południu każdego dnia, po co tracić czas, próbując zadzwonić do niej w tym czasie? - Zaprogramuj numery dla tych, z którymi regularnie dzwonisz do swojego telefonu. Jestem zdumiony ludźmi, którzy tego nie robią, ponieważ czas, jaki oszczędzasz, kiedy nie patrzysz na numery i nie uderzasz ich, jest równie niesamowity.
- Zaplanuj swoje połączenia wychodzące. Zanim zadzwonisz, zanotuj główny cel połączenia i kluczowe punkty, które chcesz objąć. To pomoże ci trzymać się punktu, w którym rozmawiasz przez telefon i zapewnić, że pokrywasz wszystko, co chcesz zakryć, oszczędzając czas podczas rozmowy i unikając konieczności dzwonienia ponownie, ponieważ coś zapomniałeś.
- Jeśli dzwonisz do kogoś, kto jest wpisany do Twojej bazy danych kontaktów, podczas rozmowy zadzwoń do wszystkich informacji o osobie, do której dzwonisz. Niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera stacjonarnego, urządzenia mobilnego czy Rolodexu, jest to świetna pomoc podczas korzystania z pamięci. Dodatkowo, jeśli nie musisz szukać czegoś takiego jak nazwisko męża klienta, będziesz mieć możliwość robienia notatek podczas rozmowy, oszczędzając jeszcze więcej czasu.
- Oczywiście, jeśli chcesz robić notatki podczas rozmowy (lub cokolwiek innego, gdy rozmawiasz przez telefon), niezbędny jest dobry zestaw głośnomówiący lub zestaw słuchawkowy. Uwolnienie rąk może zwolnić dużo czasu.
- Jeśli dotrzesz do czyjejś automatycznej sekretarki lub poczty głosowej, zostaw pełną wiadomość, podającą numer telefonu dwa razy i podając przyczynę, do której dzwonisz . Na przykład: "To jest Susan Ward (numer telefonu), zadzwonię, aby omówić kosztorys projektu. Możesz do mnie zadzwonić (numer telefonu) dziś po południu."
Podanie numeru dwa razy daje odbiorcy wiadomości znacznie większą szansę na uzyskanie tego poprawnie i zapisanie go bez ponownego odtwarzania wiadomości. - Nie poddawaj się przymusowi telefonowania . Kiedy próbujesz się z kimś skontaktować, a ty nie, kuszące jest oddzwonić - być może co pół godziny! Ale jeśli pozwoliłeś, aby wiadomość była właściwa, nie musisz tracić czasu, zostawiając powtarzające się wiadomości (i wypełniając automatyczną sekretarkę lub pocztę głosową). Daj osobie, do której dzwonisz, rozsądny czas na oddzwonienie, na przykład do następnego dnia roboczego.
- Zaplanuj połączenia telefoniczne i je wszystkie razem w jednym bloku czasu, jeśli to możliwe. Większość z nas nie jest tak dobra w wielozadaniowości i traci ogromną produktywność, gdy przechodzimy od jednego zadania do drugiego. Więc jeśli masz kilkanaście połączeń do wykonania w konkretnym dniu, skuteczniej jest zrobić je wszystkie w ciągu jednej godziny niż zrobić jedną lub dwie, a następnie wykonać trzy kolejne połączenia godzinę później i kolejne dwie 45 minut później.
- Zarezerwuj swoje wychodzące rozmowy telefoniczne, jeśli to możliwe. Jeśli to nie będzie szybki telefon, kiedy po raz pierwszy zadzwonisz do kogoś, przedstaw się, powiedz jej, dlaczego dzwonisz, a następnie zapytaj ją, czy jest to dogodny czas, aby porozmawiać, czy wolałaby zarezerwować czas na rozmowę. . Potem umów się, że zadzwonisz do niej w tym czasie. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas na miejscu, ale także zaoszczędzić czas, gdy oddzwonisz do tej osoby, ponieważ oboje jesteście gotowi porozmawiać o problemie, do którego pierwotnie dzwonili.
- Jeśli to możliwe, nawiązywać wychodzące połączenia telefoniczne w czasie największej oglądalności. Badania wykazały, że więcej osób jest w biurze wcześnie rano i można do nich dotrzeć w godzinach od 8 rano do 11 rano