Wskazówki dotyczące udzielania odpowiedzi na telefony, aby wygrać biznes
1) Odbierz wszystkie przychodzące połączenia telefoniczne przed trzecim dzwonkiem.
2) Gdy odbierasz telefon, bądź ciepły, pełen entuzjazmu i profesjonalny .
Twój głos przez telefon jest czasem jedynym wrażeniem Twojej firmy, którą otrzymuje rozmówca.
3) Odpowiadając na telefon, uprzejmie witaj dzwoniących i natychmiast identyfikuj siebie i swoją organizację. Powiedz na przykład: "Dzień dobry, Cypress Technologies, Susan, jak mogę pomóc?" Nikt nie powinien nigdy pytać, czy osiągnęli taki i taki biznes.
4) Oznaczaj wyraźnie, utrzymuj umiarkowany poziom głosu i mów powoli i wyraźnie podczas odbierania telefonu, aby rozmówca mógł Cię łatwo zrozumieć.
(Mój darmowy kurs online "Mów za sukces" nauczy Cię, jak mówić bardziej profesjonalnie.)
5) Kontroluj swój język podczas odbierania telefonu. Nie używaj slangu ani modnych powiedzonek . Zamiast na przykład powiedzieć "OK" lub "Bez problemu", powiedz "Oczywiście", "Bardzo dobrze" lub "W porządku". Jeśli jesteś osobą, która używa wypełniaczy podczas mówienia, na przykład "uh huh", "um" lub zwrotów takich jak "lubię" lub "wiesz", staraj się uważnie nie korzystać z nich, gdy rozmawiasz przez telefon .
( Dowiedz się więcej o problemie mowy związanym z używaniem wypełniaczy i jak rozwiązać problem .)
6) Trenuj swój głos i słownictwo, aby były pozytywne, gdy telefon odpowiada, nawet w dzień "w dół". Na przykład zamiast mówić: "Nie wiem", powiedz: "Pozwól, że się o tym dowiem".
7) Przesyłaj wiadomości telefoniczne całkowicie i dokładnie.
Jeśli jest coś, czego nie rozumiesz lub nie możesz przeliterować, na przykład nazwisko osoby, poproś rozmówcę, aby to powtórzył, lub przeliteruj to dla ciebie. Następnie upewnij się, że wiadomość trafia do zamierzonego odbiorcy.
8) Odbierz wszystkie połączenia telefoniczne w ciągu jednego dnia roboczego. Nie mogę tego wystarczająco podkreślić. Pamiętasz wczesnego ptaka? Wczesny rozmówca może uzyskać kontrakt , sprzedaż , problem rozwiązany ... i wzmocnić pozytywne wrażenie Twojej firmy, którą chcesz rozpowszechniać. Niewiele rzeczy drażni rozmówcy, którzy próbują dotrzeć do Twojej firmy bardziej niż niezwrócone połączenia.
9) Zawsze pytaj dzwoniącego, czy jest w porządku, aby ją zawiesić, odpowiadając na telefon, i nie pozostawiać ludzi zawieszonych. Przesyłaj dzwoniących z raportami postępu co 30 do 45 sekund. Zaproponuj im wybór, jeśli to możliwe, na przykład: "Linia ta jest nadal zajęta. Czy nadal będziesz trzymać, czy powinienem oddzwonić?"
10) Nie używaj głośnika, jeśli nie jest to absolutnie konieczne. Telefony głośnikowe sprawiają, że rozmówca ma wrażenie, że nie w pełni koncentrujesz się na rozmowie telefonicznej i sprawia, że myśli, że jego rozmowa nie jest prywatna. Jedynym czasem korzystania z telefonu głośnomówiącego jest sytuacja, gdy potrzebujesz więcej niż jednej osoby, aby uczestniczyć w rozmowie na twój koniec. Zapytaj rozmówcę, czy możesz go umieścić na głośniku, zanim to zrobisz.
11) Jeśli używasz poczty głosowej lub automatycznej sekretarki, aby odbierać połączenia, gdy nie możesz, upewnij się, że masz zarejestrowaną profesjonalną wiadomość, która robi to samo, co wskazówka nr 3, i daje dzwoniącym wszelkie inne istotne informacje, zanim zarejestruje się ich wiadomości. W razie potrzeby zaktualizuj wiadomość poczty głosowej. Na przykład, jeśli Twoja firma zostanie zamknięta na święta, zaktualizuj swoją wiadomość głosową, aby powiedzieć to i powiedzieć, kiedy twoja firma zostanie ponownie otwarta.
12) Wyszkol wszystkich, którzy odbierają telefon, aby odpowiedzieć w ten sam sposób, w tym inni członkowie rodziny, jeśli prowadzisz działalność domową . Sprawdź, w jaki sposób odbierana jest telefon Twojej firmy, dzwoniąc i sprawdzając, czy telefon jest odbierany w profesjonalny sposób. Jeśli nie zdadzą testu, przejrzyj listę "Jak odebrać telefon", aby upewnić się, że wszyscy w Twojej firmie wiedzą, jak prawidłowo odbierać połączenia telefoniczne.
Zobacz też:
Wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla przychodzących połączeń telefonicznych
8 zasad dobrej obsługi klienta
10 sposobów na uzyskanie pozytywnego słowa w ustach dla Twojej firmy
10 tanich sposobów promowania swojej firmy