Ustanowienie skutecznej strategii zarządzania wierzytelnościami jest kluczowym elementem prowadzenia udanego biznesu. Mimo to rutynowo zajmujemy się małymi i średnimi przedsiębiorstwami, które nie stosują metodycznego podejścia do sytuacji, i są tym gorsze. Usprawnienie i optymalizacja procesów wierzytelności przynosi wiele korzyści dla tabeli i nie odnoszą się tylko do samego AR. Usprawniony i wydajny proces AR ma również pozytywny wpływ na marketing, sprzedaż, obsługę klienta i ogólną działalność.
Dlatego warto poświęcić czas i wysiłek, aby go ulepszyć.
Dlaczego warto optymalizować należności?
Podobnie jak wielu właścicieli firm, możesz od razu zauważyć korzyści z proaktywnej optymalizacji procesów należności. Jak wspomniano powyżej, jednak może to drastycznie poprawić wiele aspektów działalności. Zapobiega marnowaniu istniejącego kapitału, co zwiększa płynność. Z kolei firma jest lepiej zdolna do redukcji zadłużenia, redukcji kosztów, wzrostu funduszy i, w wielu przypadkach, przewyższa konkurencję.
Istotną częścią optymalizacji procesów należności jest ciągłe podejmowanie decyzji o rozpoczęciu procesu. Zbyt często firmy są tak nastawione na dokonywanie sprzedaży, że traktują wierzytelności jako refleksję. Rozpoczęcie procesu wcześnie oznacza omawianie takich kwestii, jak warunki płatności na wczesnych etapach relacji z klientami. Pozyskanie nowego klienta na pokładzie za pomocą płatności elektronicznych na wczesnym etapie procesu jest kolejnym przykładem aktywnego podejścia do sytuacji.
Zanim zrobisz cokolwiek innego, poproś firmę, aby należności były priorytetem na jak najwcześniejszym etapie procesu.
Pułapki należne typowym rachunkom
Właściciele firm często przesyłają należności do tyłu, zakładając, że samodzielne odejście jest całkowicie w porządku. Jednak złe praktyki AR powodują wiele problemów dla firm.
Od udzielania kredytów niewykwalifikowanym klientom po niezwłoczne reagowanie na zaległe rachunki, zła praktyka AR wysysa czas, pieniądze i produktywność od firmy. Często powodują efekt marszczenia, który dotyka praktycznie każdego aspektu prowadzenia firmy. Najgorsze jest to, że wielu problemów można łatwo uniknąć.
Inne typowe problemy związane z AR to niewłaściwe stosowanie i przydzielanie płatności gotówkowych, nieuwzględnianie dokładności faktur i rachunków oraz brak generowania i właściwego używania raportów w celu wyeliminowania potencjalnych problemów. Każdy z tych i innych błędów może powodować daleko idące problemy nawet dla bardzo udanych i dochodowych firm, więc warto podjąć kroki, aby je skorygować w najwcześniejszym możliwym terminie.
Zoptymalizuj te pięć działań w celu usprawnienia przetwarzania należności
Optymalizacja procesów należności od samego początku wydaje się dość zniechęcająca. Jednak, stosując metodyczne podejście do sytuacji, można wprowadzić zmiany, które spowodują dość szybkie i radykalne ulepszenia. Dla Twojej wygody zidentyfikowaliśmy pięć działań, które po odpowiednim zoptymalizowaniu drastycznie poprawią ogólne funkcjonowanie procesu obsługi należności i z kolei przyniosą wiele korzyści dla Twojego biznesu jako całości:
- Utrzymanie dokładnych danych klientów - Centralizacja procesu danych podstawowych w celu zapewnienia dokładności kont klientów i informacji jest kluczowym elementem tworzenia i utrzymywania skutecznego procesu obsługi należności. Na przykład niedokładne adresy mogą spowodować wysłanie faktury do niewłaściwego miejsca, co skutkuje opóźnieniami w płatnościach. Konta klientów powinny być regularnie kontrolowane w celu sprawdzenia anomalii, takich jak nietypowe lub nieodpowiednie warunki płatności, limity kredytowe, rabaty i tym podobne. Zmiany w danych klientów powinny być odpowiednio udokumentowane i należy wprowadzić kontrole, aby uniemożliwić osobom nieupoważnionym dostęp do danych lub je edytować.
- Ustanowienie jasnego, zwięzłego procesu zatwierdzania kredytu - zbyt często firmy pogarszają nawyki kredytowe , aby zwiększyć sprzedaż. Oczywiście prowadzi to do błędnego koła, które ostatecznie może być katastrofalne dla firmy. Zwiększenie kredytu może być bardzo dobrą rzeczą, ale musi zostać ustanowiony jasny proces. Powinien zawierać jasne instrukcje dotyczące tego, kiedy i jak oceniać i zastępować limity kredytowe, kiedy należy zakładać konta na wstrzymanie i jak działa proces składania wniosków. Regularne przeglądy procesu zatwierdzania kredytu powinny być przeprowadzane, ponieważ zmieniają się okoliczności.
- Stwórz efektywny proces rozliczeniowy - fakturowanie i fakturowanie klientów musi być dokładne i usprawnione, aby były skuteczne. Błędy w wycenie, jednostki miary i podobne mogą spowodować poważne spustoszenie. Ponadto, faktury muszą być tworzone i wysyłane w odpowiednim czasie, a sposób, w jaki są one produkowane, powinny być spójne i zdefiniowane. Jednym ze sposobów na polepszenie fakturowania i fakturowania jest automatyzacja ich największej możliwej ilości, więc nie bój się polegać na technologii tutaj. Użyj raportów wyjątków, aby wskazać problematyczne konta. Jeśli to możliwe, skonfiguruj portal klienta, aby przenieść część prac do klientów, dając im poczucie autonomii.
- Proces składania wniosku o płatność gotówką - po przyjeździe, płatności muszą być prawidłowo stosowane. Powinny być one stosowane do właściwego klienta i do odpowiednich faktur. W przeciwnym razie, jeśli spory lub problemy pojawią się później, próba zniesienia początkowego problemu będzie bardzo trudna. Płatności powinny być również szybko stosowane, aby upewnić się, że w danym momencie wiesz, które konta są aktualne i które są przeterminowane. Jednym z potencjalnych sposobów optymalizacji tego procesu jest oferowanie ograniczonej liczby opcji płatności dla uproszczenia. Wpisy księgowe natychmiast i długo przed datami granicznymi. O ile to możliwe, unikaj zrzucania gotówki na konta przejściowe, dopóki nie będziesz miał czasu, by dowiedzieć się, gdzie faktycznie powinien się udać.
- Optymalizuj proces windykacji - Prawidłowa optymalizacja należności umożliwia znacznie łatwiejsze i sprawniejsze zbieranie płatności. Gdy na przykład płatności są prawidłowo stosowane, łatwo jest określić, które konta są zagrożone niewypłacalnością. Działania związane z gromadzeniem danych powinny być spójne i metodyczne. Należy ustanowić jasno określony proces negocjowania planów płatności, aby zapewnić, że dostosuje się do ogólnych celów firmy. Procesy powinny być w jak największym stopniu zautomatyzowane, aby zmniejszyć ryzyko błędów ręcznego wprowadzania.
Osiem najlepszych praktyk, które należy zastosować, aby usprawnić procesy otrzymywania należności
Amerykańskie Centrum Produktywności i Jakości (APQC) ustanowiło zestaw norm zwanych otwartymi standardami. Przedstawiają one najlepsze praktyki dotyczące przetwarzania należności i powinny okazać się nieocenione podczas prac nad doskonaleniem procesów AR. Podsumowaliśmy osiem najważniejszych punktów z otwartych standardów APQC dla Twojej wygody:
- Wyeliminuj przeszkody w otrzymywaniu płatności - na przykład przeprowadź ankietę wśród klientów, aby dowiedzieć się, które metody płatności są dla nich najlepsze. Następnie rozważ wybór innego wyboru opcji płatności, aby ułatwić klientom opłacenie faktur na czas.
- Priorytetuj zarządzanie kredytami - nie przedłużaj kredytu, aby nie dopuścić do zerwania sprzedaży. Strategia ta ma negatywny wpływ na długi dystans i jest tylko jednym z wielu potencjalnych problemów, które mogą powstać w wyniku złych procesów zarządzania kredytami.
- Regularnie oceniaj należności - Ustal konkretny harmonogram monitorowania i oceny stanu Twoich należności. Idealnie powinno się to robić co najmniej raz w tygodniu. Im szybciej znajdziesz błędy, tym szybciej je poprawisz - i tym mniej prawdopodobne jest, że spowodują one poważne problemy dla Twojej firmy.
- Rozważ skrócenie terminów płatności - Nie ma prawa, które mówi, że wszyscy klienci muszą mieć warunki płatności netto-30. Często korzystanie z krótszych terminów płatności powoduje, że klienci płacący wolno płacą co najmniej trochę szybciej, więc warto rozważyć tę opcję.
- Utwórz proces rozstrzygania sporów rozliczeniowych - Ustal konkretny proces rozpatrywania sporów dotyczących rozliczeń. Nie tylko usprawni to proces, ale poprawi ogólną satysfakcję klienta, ponieważ zespół będzie dokładnie wiedział, co zrobić, gdy pojawi się spór.
- Automatyzacja - Zbadaj różne typy oprogramowania i inne formy technologii, aby zautomatyzować możliwie największą liczbę procesów obsługi należności. Im więcej możesz usunąć element ludzki, tym dokładniejszy i bardziej wiarygodny będzie cały proces. Wiele programów jest drogich, ale zwrot z inwestycji jest znaczny, ponieważ występuje mniej błędów, a w wielu przypadkach także produktywność pracowników jest coraz lepsza.
- Stwórz proaktywny proces kolekcjonowania - nadaj kolekcjom najwyższy priorytet i wymuś go, ustanawiając przejrzystą i zwięzłą strategię zbierania. Idealnie, aby interweniować wcześnie. Gdy konto zostanie zsunięte do kolumny z przeszłości, Twój zespół powinien się na tym skupić i wiedzieć, co robić.
- Bill elektronicznie - Jeśli masz na to środki, zacznij rozliczać klientów drogą elektroniczną. Podczas gdy będą tacy, którzy nie mogą obsługiwać faktur elektronicznych i płatności, większość firm jest obecna na tych rynkach. Im mniej papierowych czeków musisz przetworzyć i wysłać pocztą, tym łatwiejszy i dokładniejszy będzie cały proces.
Jak widać, nie trzeba zaczynać od zera, aby poprawić i zoptymalizować należności. Możesz zdecydować się na zajęcie jednego obszaru na raz, lub możesz zanurzyć całą parą naprzód i zreorganizować wszystko naraz. Tak czy inaczej, wszelkie kroki, które podejmujesz, aby zoptymalizować swoje należności, w dłuższej perspektywie spłacą się solidnie.