Kroki kontrolujące koszty i chroniące wyniki finansowe Twojej firmy
Jeśli jesteś pracodawcą, który zatrudnia pracowników, którzy ponoszą koszty w trakcie prowadzenia działalności, doskonałym sposobem na obserwowanie tych wydatków i kontroli kosztów są korporacyjne karty kredytowe dla pracowników. Użyte poprawnie, korporacyjne karty kredytowe mogą pomóc w osiągnięciu wielu celów biznesowych. Niestety, mogą również okazać się zgubą zarówno dla ciebie, jak i dla twoich pracowników, którzy torują sobie drogę do upadku korporacji lub co najmniej kilku szczebli w dół po drabinie.
Co to jest korporacyjna karta kredytowa?
Firmowe karty kredytowe to grupa rozwiązań, które są odrębne i różnią się od kredytów osobistych i małych firm. Firma może zapewnić swoim pracownikom korporacyjne karty kredytowe, aby pobierać zatwierdzone, związane z biznesem wydatki, zazwyczaj o charakterze podróżniczym. Firmowa karta kredytowa jest zwykle wydawana w imieniu firmy i na jej nazwisko pracownika. W przeciwieństwie do kart kredytowych osobistych i małych firm firmowe karty kredytowe są wydawane tylko przez kilka organizacji. Są również emitowane bezpośrednio między firmą a emitentem.
Znając zasady
Niezależnie od tego, skąd pochodzi firmowa karta kredytowa, należy ją zaakceptować przy pełnym zrozumieniu jej działania. Dotyczy to nie tylko osoby korzystającej z karty, ale także firmy. Zapobiega to wielu nieporozumieniom, które mogą kosztować każdego. Pierwszym z nich jest osoba odpowiedzialna za płatność.
Niektóre karty zawierają zapis, że mimo że jest to biznesowa karta kredytowa, pracownik jest odpowiedzialny za upewnienie się, że płatność została dokonana. W przypadku innych osób za płatność odpowiada firma, za którą pracuje pracownik.
Wprowadzanie reguł do działania
Jedną z głównych zalet korzystania z korporacyjnych kart kredytowych jest fakt, że pozwalają pracodawcom na dokładniejsze monitorowanie wydatków swoich pracowników, zwłaszcza gdy są poza biurem w podróży.
Każda firma wydająca korporacyjną kartę kredytową powinna upewnić się, że ich zasady dotyczące procedur, limitów wydatków i ograniczeń są zrozumiałe i przestrzegane przez pracowników. Na przykład niektóre koszty, takie jak przelot i wynajem samochodu, mogą zostać umieszczone na karcie kredytowej , podczas gdy koszty paliwa i opłaty drogowej mają pochodzić z kieszeni pracownika.
Pracownicy powinni również wiedzieć, że nawet w przypadku zatwierdzenia zarzutów o konkretnym charakterze, mogą na nie zostać nałożone ograniczenia. Reguły takie jak ta mogą być stosowane szerokim pędzlem lub według określonych kategorii kupców. Na przykład firma może zatwierdzić pewien limit wydatków na posiłki, szczególnie gdy klienci są rozrywani, ale jeśli ten sam przedstawiciel zdecyduje, że chce wysłać kwiaty do klienta, może to nie być dozwolone. Wcześniejsze ograniczenia wydatków na kartę mogą ograniczyć ten rodzaj wydatków.
Unikanie pułapek
Ilekroć wydaje się firmową kartę kredytową , pracownik powinien wiedzieć, w jaki sposób można wykorzystać tę kartę. Niektóre firmy prowadzą nawet szkolenia na temat korzystania z firmowych kart kredytowych, dzięki czemu ogólne informacje o ich użytkowaniu są wspólne dla wszystkich i nikt nie może powiedzieć, że nie byli świadomi wydawania reguł.
Głównym zagrożeniem dla firmowych kart kredytowych są sytuacje, w których pracownicy łączą osobiste i biznesowe wykorzystanie . Oczywiście w żadnym wypadku nie należy obciążać osobistym kosztem korporacyjnej karty kredytowej. Na szczęście, dzięki odpowiednim kontrolom na tej karcie, tego rodzaju problemy z wydatkami mogą być kontrolowane i eliminowane. W większości przypadków problemy te występują, gdy pracownik chce pominąć kłopot polegający na dokonywaniu dwóch różnych transakcji w tym samym czasie, myśląc: "Mogę zwrócić firmę później". Z drugiej strony, w wielu przypadkach takie rozliczanie nigdy nie ma miejsca i powoduje, że pracownik przechodzi na kurs kolizyjny z kierownictwem firmy.
Liberalna aplikacja zdrowego rozsądku
Jeśli istnieje odwaga w korzystaniu z korporacyjnych kart kredytowych , to zdolność firm do informowania pracowników, że są obserwowani.
Nie powinno to jednak stanowić problemu. Pracownik powinien zwracać uwagę pracownikom, że ich wydatki w imię działalności są ważne i że powinni kierować się zdrowym rozsądkiem w sposobie wydawania kaset firmowych. Wszystko inne negatywnie wpływa na wyniki finansowe firmy, co również wpływa na pracowników.