Omówienie opcji, praw, kosztów
Federalne i państwowe przepisy dotyczące płacenia pracowników
Przepisy federalne i stanowe wymagają regularnego płacenia pracownikom; czyli w regularnych odstępach czasu.
Nie możesz płacić pracownikom co miesiąc, a co tydzień - co tydzień. Liczba okresów rozliczeniowych (częstotliwość płacenia pracowników) nie jest regulowana przez IRS. Niektóre stany nakładają minimalne częstotliwości płatności. Na przykład Utah, Ohio i Massachusetts mają minimalną częstotliwość płacenia. Zazwyczaj te minimalne wartości są półroczne, ale niektóre stany są bardziej specyficzne niż inne.
Niektóre stany wymagają również od pracodawców wypłacania pracownikom rozwiązanym w określonym czasie. Skontaktuj się z departamentem pracy swojego stanu, aby uzyskać regulacje w swoim stanie.
Oto opcje płacenia pracownikom:
- Co tydzień, zwykle w tym samym dniu tygodnia. Wiele firm płaci w piątek za poprzedni tydzień.
- Dwutygodniowy; czyli co drugi tydzień. Dwutygodniowe wypłaty mogą dotyczyć dwóch ostatnich tygodni lub najbliższych dwóch tygodni. Na przykład możesz zapłacić w piątek, 14 września, za dwa tygodnie, które właśnie dobiegły końca, lub za dwa poprzednie tygodnie (kończący się w piątek, 31 sierpnia).
- Pół miesięczna; czyli dwa razy w miesiącu. Zazwyczaj półroczne wypłaty to pierwsze i piętnastego lub piętnastego i trzydziestego, ale mogą to być dowolne dni.
- Miesięcznie, ostatniego dnia miesiąca lub pierwszego dnia następnego miesiąca.
Ile razy w roku liczy się każda częstotliwość?
- Pracownicy płacący co tydzień otrzymują 52 wypłaty w ciągu roku.
- Pracownicy opłacani co dwa tygodnie otrzymują 26 wypłat rocznie.
- Pracownicy opłacani półrocznie otrzymują 24 wypłaty w ciągu roku.
- Pracownicy opłacani co miesiąc otrzymują 12 wypłat rocznie.
Czy często płatne wyniki powodują więcej płacenia niektórym pracownikom?
W przypadku pracowników najemnych płacenie częściej lub rzadziej nie powinno mieć wpływu na łączne wynagrodzenie brutto przez rok, ponieważ wynagrodzenie pracownika wypłacane jest na podstawie rocznego wynagrodzenia. Pracownicy godzinowi otrzymują wynagrodzenie w oparciu o przepracowane godziny w okresie rozliczeniowym, więc płatna częstotliwość nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia.
Czy mogę wypłacać wynagrodzenie pracownikom w różnym czasie, niż godzinowym pracownikom?
Tak, możesz płacić pracownikom najemnym i godzinowym na różne sposoby iw różnym czasie.
Pracownicy najemni (zwolnieni) zazwyczaj otrzymują wynagrodzenie w oparciu o roczne wynagrodzenie i nie otrzymują wynagrodzenia za nadgodziny, więc często są opłacani miesięcznie lub co pół miesięcznie, za każdym razem za to samo wynagrodzenie. Ponieważ nie ma powodu, aby czekać, aby sprawdzić, czy nadgodziny są należne, mogą być wypłacane obecnie bez opóźnień.
Można na przykład zapłacić pracownikowi najemnemu, którego wynagrodzenie roczne wynosi 36 000 USD
- 3 000 USD miesięcznie
- 1500 USD miesięcznie (dwa razy w miesiącu)
- 1 386 USD co dwa tygodnie. Ponieważ kwota ta została zaokrąglona w górę, ostatnia wypłata w roku może nieznacznie różnić się od tej różnicy.
Pracownicy etatowi zwykle nie otrzymują wynagrodzenia tygodniowo.
Godzinowe wynagrodzenie dla pracowników oblicza się w każdym okresie rozliczeniowym, w oparciu o liczbę godzin przepracowanych w tym okresie i uwzględniając wszelkie nadgodziny według obowiązującej stawki.
Czy płacenie częściej kosztuje więcej?
Tak, istnieją koszty związane z przetwarzaniem listy płac . Jeśli przetwarzasz listę płac samodzielnie, koszty obejmują:
- Drukowanie czeków dla pracowników. Kontrole płacowe muszą zawierać informacje o wynagrodzeniu z roku na rok, więc muszą to być specjalne kontrole.
- Bezpośrednie koszty depozytu, naliczone przez banki
- Czas spędzony przez pracownika lub księgowego na obliczaniu wynagrodzenia brutto, odliczeń i potrącenia u źródła oraz wynagrodzenia netto .
Jeśli korzystasz z usługi przetwarzania listy płac , każdy przetworzony czek jest kosztowny.
Niezależnie od tego, czy przetwarzasz wypłaty w firmie, czy też korzystasz z usługi płacowej, częściej dochodzi do wyższych kosztów przetwarzania wypłat.
Przykładowo, będzie to kosztować więcej niż przetwarzanie wypłat co drugi tydzień (26 razy w roku) niż co dwa miesiące (24 razy w roku).
Jak określić, jak często płacą pracownicy?
Jak wspomniano powyżej, pracownicy etatowi są zazwyczaj opłacani co miesiąc lub co pół miesiąca. Pracownicy godzinowi są często opłacani co tydzień lub co drugi tydzień (dwa razy w tygodniu). Pracownicy częściej zarabiają, ale, jak to omówiono powyżej, firmy częściej płacą częściej, więc musisz zrównoważyć te dwie strony konfliktu i zrobić to, co chcesz. Jeśli twoi pracownicy należą do związku zawodowego, być może będziesz musiał targować się ze związkiem, aby zmniejszyć liczbę list płac rocznie.