Jakie są opcje ustawienia systemu jazdy dla mojej firmy?
Pracownicy firmy stają się coraz bardziej mobilni, a każdego dnia coraz więcej pracowników jeździ dla biznesu.
Masz dwie alternatywy dla swojej firmy : program flotowy samochodów firmowych lub program zwrotu kosztów dla pracowników, którzy prowadzą własne samochody.
Program flotowy (samochody firmowe) jest atrakcyjną opcją dla pracodawców, którzy muszą zapewnić transport dla określonych funkcji, takich jak ciężarówki służbowe, samochody dostawcze lub pojazdy o innych wymaganiach sprzętowych. Program flotowy zapewnia kontrolę biznesową i nadzór nad takimi sprawami jak ubezpieczenie i utrzymanie pojazdu oraz możliwość wyboru funkcji pojazdu, które firma uważa za ważne. Należą do nich takie cechy, jak branding korporacyjny, elementy bezpieczeństwa i telematyka, aby uzyskać 24/7 wgląd w to, gdzie znajdują się ich pojazdy i które są napędzane.
Program zwrotu kosztów dla pracowników kierujących własnymi samochodami jest używany przez firmy, które nie wymagają specjalistycznych pojazdów lub ciężarówek dla swoich pracowników, takich jak firmy handlowe i usługowe.
Zwrot zapewnia elastyczność i możliwość wyboru dla pracowników, wymaga mniejszej wewnętrznej administracji i nie wymaga bezpośrednich kosztów ani drenowania kapitału.
Co jest ważnego przy podejmowaniu decyzji, który system wykorzystać?
Bez względu na model - flota lub zwrot kosztów - musisz odpowiednio zwrócić pracownikom koszty związane z działalnością gospodarczą związaną z ich pojazdami lub zmagać się z konsekwencjami, takimi jak kosztowne audyty IRS lub, co gorsza, pozwy zbiorowe .
Jeśli chodzi o program flotowy, zadaj sobie główny cel programu - jako profit pracowniczy (zasiłek) lub zaspokojenie potrzeb transportowych firmy. Jeśli Twoim głównym celem jest dostarczenie narzędzia biznesowego, powinno to pozwolić na obniżenie wydatków na flotę poprzez odzyskanie kosztów związanych z osobistym użytkowaniem pojazdów przez pracowników.
Dzięki programowi refundacji możesz wybrać albo ulgę w mieszkaniu samochodowym, program centów za milę, albo standardową stawkę za przebieg IRS, aby zwrócić koszty swoim pracownikom. Jednak wszystkie te trzy opcje mogą powodować, że firmy tracą tysiące dolarów na pracownika rocznie, ponieważ nie odpowiadają dokładnie za poszczególne koszty kierowcy, takie jak różne ceny gazu i liczba przejechanych kilometrów.
Co to jest FAVR i dlaczego jest to najlepsza alternatywa dla zwrotu kosztów?
FAVR to procedura dochodu IRS, która zwraca pracownikom zwolnione z podatku stałe i zmienne koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Stałe koszty mogą obejmować opłaty ubezpieczeniowe, licencyjne i rejestracyjne, a koszty zmienne obejmują paliwo i konserwację.
FAVR jest najdokładniejszym rozwiązaniem zwrotu kosztów, ponieważ zapewnia spersonalizowany zwrot kosztów każdemu pracownikowi mobilnemu w oparciu o lokalne koszty i przebieg firmy, które mogą zmieniać się z miesiąca na miesiąc.
Jednak dokładna rejestracja wszystkich kosztów stałych i zmiennych może być skomplikowana do administrowania - dlatego większość pracodawców tego nie używa.
Wielu pracodawców wybiera zamiast tego prostsze ulgi samochodowe w opcji "jeden rozmiar dla wszystkich" (na przykład 500 USD miesięcznie na pracownika). Ale ta metoda nie uwzględnia faktu, że żadne dwie podróże służbowe są takie same, więc nie powinno się zwracać tej samej kwoty dwóm pracownikom. Zwrot programu w wysokości centów za mile jest sprawiedliwszy, ale nadal nie jest dokładny.
Dlaczego standardowy przebieg IRS nie jest najlepszą alternatywą?
Większość firm korzysta z stawki za przebieg IRS, aby obliczyć, jaki powinien być zwrot każdego pracownika. Ale stawka IRS nie jest wymaganą stawką refundacji, ponieważ jest oparta na średnich krajowych kosztach eksploatacji pojazdu w poprzednim roku.
Stawka IRS jest średnią arytmetyczną kosztów z wykorzystaniem danych z lat ubiegłych, a nie rzeczywistą stopą zwrotu. Pracownicy mogą wydawać więcej na podróże, niż te, za które są refundowane, lub mogą otrzymać zwrot nadwyżki, gdyby spadły ceny gazu - i nie zostaną wprowadzone żadne korekty w tym, co płacą, ponieważ opierały się one na liczbach z zeszłego roku.
Co większość firm robi źle, jeśli chodzi o ulgi samochodowe w relacji do zwrotu?
Dodatki samochodowe są po prostu niesprawiedliwe, jeśli chodzi o zwrot kosztów dla pracowników mieszkających w różnych lokalizacjach. Na przykład jeden pracownik może mieszkać w obszarze, w którym ceny gazu są o 12 centów tańsze niż ceny w następnym mieście, w którym mieszka inny pracownik. Również stałe koszty podróży służbowych , takie jak cena składek ubezpieczenia samochodu i podatków, różnią się znacznie w zależności od lokalizacji.
Inne koszty jazdy również się różnią. Na przykład składki na ubezpieczenie samochodu różnią się znacznie w zależności od stanu, od 825 USD w Charlotte w Północnej Karolinie do 3 150 USD w Detroit w stanie Michigan. Podatki za ten sam koszt 21.000 dolarów sedan kosztują 249 dolarów w Nevadzie, ale mogą kosztować nawet 1689 dolarów w Rhode Island. Roczne koszty naprawy nie są takie same w każdym stanie, średnio 393 USD w New Jersey, ale tylko 270 USD w Vermont. Płacenie tej samej zryczałtowanej stawki pracownikom mieszkającym w różnych lokalizacjach całkowicie ignoruje te różnice.
Ponieważ ulgi samochodowe są traktowane jak odszkodowania, podlegają one opodatkowaniu zarówno dla pracodawcy, który płaci podatki FICA ( składki na ubezpieczenie społeczne i na Medicare), jak i dla pracownika, który płaci zarówno FICA, jak i podatek dochodowy. Oznacza to, że firma wypłaca kwotę dodatku samochodowego plus powiązaną składkę podatkową FICA, podczas gdy pracownik przyjmuje do domu kwotę dodatku samochodowego, pomniejszoną o podatki dochodowe i wkład FICA. W trybie zwrotu podatku podobnym do FAVR, pracownik "bierze do domu" dokładnie taką sumę, jaką wypłaca pracodawca.
Jakie błędy popełniają firmy przy pobieraniu opłat za osobiste użytkowanie pojazdu flotowego?
Niektórzy pracodawcy zezwalają swoim pracownikom na wykorzystywanie własnych pojazdów flotowych jako atutów do osobistego korzystania z pojazdów. Ale byłbyś zaskoczony, jak wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że to osobiste użytkowanie podlega opodatkowaniu dla pracownika. Firmy również nie mają dobrego sposobu na obliczenie kwoty, jaką każdy kierowca powinien naliczać za to podlegające opodatkowaniu świadczenie.
Często organizacje po prostu pobierają stałą kwotę na pokrycie osobistego użytku przez wszystkich swoich kierowców, bez względu na liczbę przejechanych kilometrów. Może to być dużą zaletą pieniężną dla pracowników, którzy często używają pojazdów flotowych do użytku osobistego. Jednak pracownicy, którzy kierują pojazdami flotowymi wyłącznie do użytku służbowego i przechowują własne samochody na własny użytek poza warunkami pracy, mogą zostać niesprawiedliwie obciążeni nadmiernymi kosztami.
Co się stanie, jeśli firma nie zwróci dokładnie swoich pracowników?
Niedokładne zwroty kosztów podróży związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej kosztują wiele firm rocznie tysiące dolarów (około 3000 USD rocznie na pracownika, obliczone przez Motus). Jest to jednak nic w porównaniu z kosztami pozwów grupowych. W ostatnich latach pracownicy z powodzeniem pozywali swoich pracodawców nawet za 7 milionów dolarów, aby zrekompensować niesprawiedliwe praktyki refundacyjne. W stanie Kalifornia te procesy sądowe szybko stają się regułą, a nie wyjątkiem, ponieważ sekcja 2802 Kodeksu pracy USA jest szczególnie surowa.
Kodeks z Kalifornii zapewnia, że "pracodawca musi zabezpieczyć pracownika przed koniecznymi wydatkami lub stratami poniesionymi przez pracownika w bezpośrednim związku z wykonywaniem swoich obowiązków". Pracodawcy uznali to za ograniczone. do kosztów sprzętu lub narzędzi używanych w pracy, ale obecnie jest wykorzystywany coraz częściej w przypadkach zwrotu kosztów (np. Radio Shack i Toys "R" Us).
Programy flotowe mają również swój własny zestaw wyzwań, jeśli chodzi o dokładne obciążanie pracowników za osobiste wykorzystanie tych pojazdów. Osobiste użytkowanie pojazdów służbowych musi być odpowiednio udokumentowane, a pracownicy obciążani zwrotnie na własny użytek. Niedostrzegalny przebieg osobisty naraża firmy na kosztowne audyty IRS i może kosztować firmę w nieodebranych obciążeniach zwrotnych.
Jakie zasoby mogą pomóc mojej firmie?
Twoja firma może korzystać z tej samej technologii, która wzmacnia nowe cyfrowe miejsce pracy, aby śledzić koszty związane z działalnością firmy. Oto kilka przykładów:
- Inteligentne urządzenia z funkcją GPS do gromadzenia i przechowywania informacji o podróżach służbowych pracowników
- Aplikacje mobilne do automatyzacji śledzenia przebiegów pracowniczych i dokładnego rozliczania dokładnych kilometrów służbowych, dojazdów i mil dla każdego pracownika.
Dzięki odpowiednim aplikacjom mobilnym i platformie programowej można wyeliminować ręczne zadania dla kierowców, aby zwiększyć produktywność, obniżyć koszty i zapewnić zgodność z IRS - a jednocześnie uzyskać wgląd w zachowania kierowców i wydajność pracowników mobilnych.