Jak rozliczać klientów?
Rozpoczynając działalność gospodarczą, jednym z pierwszych zadań powinna być decyzja o sposobie zbierania pieniędzy od klientów.
Sposób otrzymywania pieniędzy od klientów zależy od rodzaju firmy.
- Jeśli otrzymujesz pieniądze od klientów za pomocą kart kredytowych lub debetowych, nie musisz się martwić o zbieranie.
- Niektóre firmy akceptują tylko gotówkę, ale są problemy z działalnością gotówkową, w tym brak dobrej dokumentacji biznesowej.
- Jeśli nie otrzymasz zapłaty w momencie sprzedaży, musisz wystawić rachunek klientom (w tym innym firmom), co oznacza, że musisz znaleźć sposób, aby upewnić się, że te rachunki zostaną opłacone.
Zasada nr 1 do uzyskania zapłaty przez klientów
Najważniejszą rzeczą do zapamiętania na temat fakturowania i odbierania od klientów jest to, że im dłużej rachunek nie jest opłacany, tym mniej prawdopodobne jest, że dostaniesz pieniądze. Musisz więc skonfigurować konkretny proces zbierania i upewnić się, że podążasz za nim z każdym klientem.
System dla klientów rozliczeniowych
Zanim przekażesz kredyty klientom, zacznij od utworzenia zasad dotyczących akceptowania kredytu, sprawdzania wiarygodności kredytowej i komunikacji z klientami na temat procesu fakturowania i windykacji.
Następnie skonfiguruj system, aby przechwycić informacje o klientach - którzy są Ci winni pieniądze, ile są winni i jak długo należne są kwoty.
Większość programów do księgowania biznesowego ma moduł klienta, który umożliwia wprowadzanie tych danych.
Możesz wprowadzać faktury, gdy wykonujesz pracę lub dostarczyć produkt, i wprowadzać płatności, gdy są one dostarczane. Ale musisz nadążać za tą papierkową robotą, aby śledzić należności ( kwoty należne).
Raport o starzeniu się należności to narzędzie do decydowania o strategii rozliczeń dla klientów.
Wysyłanie rachunków
Pamiętaj, że zasada kolekcjonowania nr 1 bierzesz pod uwagę wysyłanie rachunków. Wiele firm wysyła rachunki do klientów tylko raz w miesiącu, co oznacza, że mogą czekać do sześciu tygodni, aby otrzymać zapłatę (miesiąc na wysłanie rachunku, a następnie kilka tygodni przed zapłaceniem przez klienta).
Wysyłaj rachunki częściej lub nawołuj rozmowy telefoniczne między nimi, aby zachęcić klientów do zapłaty. Niektóre firmy wysyłają rachunki w partiach, a część klientów jest rozliczana co tydzień. Ta usługa rozliczeniowa pomaga utrzymać ciągłość gotówki.
Zaplanuj strategię listu rozliczeniowego
Twój system zbiórek może obejmować połączenia telefoniczne, listy lub oba, w zależności od rodzaju klienta. Jedną ze strategii jest rozpoczęcie na niższym poziomie intensywności i troski i stopniowo stają się bardziej asertywne, a następnie agresywne. Ta strategia zwiększania poziomu może działać dla przypomnień o płatnościach za telefon, list lub e-mail.
- Poziom pierwszy - "Ups"
Ten list zakłada, że klient zapomniał wysłać płatność; jest to "prawdopodobnie wysłałeś to, ale płatność musi być w mailu.
- Poziom drugi - co jest nie tak?
Ten list zakłada, że klient chce zapłacić, ale nietypowe okoliczności uniemożliwiają dokonanie płatności. List drugi sugeruje alternatywę płatności, ale podaje dokładną datę, za którą należy zapłacić.
- Poziom trzeci - Ultimatum
Ten poziom powinien być literą. Zakłada, że klient nie zapłaci i określi termin, w którym należy dokonać płatności, lub rozpocznie się proces inkasa . NIE wysyłaj tego listu, chyba że masz zamiar pojechać do kolekcji tego długu.
Jeśli klient po prostu nie zapłaci, będziesz musiał zrobić ostatni krok - skierowanie go do sądu ds. Drobnych roszczeń lub przekazanie rachunku do agencji windykacyjnej. Przeczytaj więcej o swoich alternatywach, których klient po prostu nie chce zapłacić.
Klienci rozliczający się: wszystko razem
Podsumowując, podejmij decyzję o ogólnej strategii rozliczeń. Czy wyślesz listy? Korzystasz z telefonu? Kombinacja? Kiedy będziesz wysyłać rachunki lub wykonywać połączenia telefoniczne?
Przygotuj ogólny system, zawierający listy i skrypty telefoniczne, a następnie przejrzyj wszystko, co przejrzysz, aby upewnić się, że przestrzegasz prawa.
Następnie skorzystaj z raportu dotyczącego wiekowania należności, aby przeprowadzić Cię przez te konta klientów i wybrać strategie rozliczeniowe.