Nie ma nic ważniejszego dla sukcesu firmy niż system do zarządzania należnościami, fakturowaniem i kolekcjami. Czasami ten system nazywa się "Systemem Zarządzania Kolekcjami"; jakkolwiek to się nazywa, musisz go skonfigurować i pracować pilnie.
Oto dlaczego: jeśli masz wielu klientów, ale nie masz dochodów od tych klientów, stracisz działalność. Oto lista kroków, które należy wykonać, aby zaimplementować system zarządzania zbiorami dla swojej firmy:
Ustanów metody płatności
Jak ludzie będą ci płacić? Zależy to przede wszystkim od rodzaju działalności i od tego, czy Twoi klienci to osoby fizyczne, czy firmy. Istnieje kilka ustalonych sposobów zarabiania pieniędzy od klientów wszystkich typów: im więcej różnych rodzajów płatności akceptujesz, tym bardziej będą one pomocne dla klientów. Ale będziesz musiał zapłacić premię za obsługę niektórych rodzajów płatności, takich jak karty kredytowe i debetowe.
- Płatności gotówkowe, głównie od osób fizycznych w handlu detalicznym
- Czeki od osób w środowisku detalicznym i klientów biznesowych
- Płatności kartami kredytowymi i debetowymi od osób prywatnych i firm
- Metody płatności online, takie jak PayPal, od osób prywatnych i firm.
- Plany kredytowe i płatnicze, zarówno od osób fizycznych, jak i od klientów biznesowych.
- Inne zewnętrzne źródła płatności, takie jak firmy ubezpieczeniowe, w niektórych rodzajach spółek.
Konfiguruj przetwarzanie płatności "Zasady Thumb"
Po ustaleniu, jakie rodzaje płatności należy podjąć, należy określić pewne zasady dla pracowników dotyczące akceptowania i obsługi tych typów płatności.
Na przykład, jakie są twoje zasady dotyczące akceptowania czeków? Czy przeprowadzasz kontrole kredytowe dla nowych klientów? Kiedy pozwalasz klientom płacić w czasie? Kiedy zabierasz klienta do sądu ds. Drobnych roszczeń?
Wysyłaj rachunki
Wysyłaj rachunki klientom, którzy są ci winni pieniądze. Wyślij fakturę przynajmniej raz w miesiącu lub częściej, jeśli naprawdę poważnie podchodzisz do zbierania pieniędzy.
Uruchom raport wiekowania należności
W zależności od rodzaju działalności możesz mieć klientów, którzy nie płacą przy zakupie lub płacą z upływem czasu. Uruchamianie raportu o starzeniu się należności pokazuje, kiedy wysłać rachunki i kiedy zainicjować silniejsze metody zbierania.
Inicjowanie windykacji należności dla osób nie będących płatnikami
W przypadku klientów, którzy nie zapłacą w rozsądnym terminie (zgodnie z "regułami"), wszczęcie postępowania windykacyjnego. Możesz wysłać konto do agencji windykacyjnej lub do sądu ds. Drobnych roszczeń. Zdecyduj, który jest najlepszy dla każdego rodzaju konta.
Konfigurowanie i obsługa systemu zarządzania zbiorami może pomóc Ci zebrać należne pieniądze i zapewnić przepływ gotówki przez Twoją firmę.