Dokumenty wymagań biznesowych dla projektów biznesowych
Weźmy przykład: firma (nazwijmy ją ZXYW LLC) postanowiła zlecić funkcje rachunkowości do centrum usług wspólnych w USA. Rozpoczynają proces poszukiwania lokalizacji, konfigurowania usług, zatrudniania i zarządzania pracowników.
To skomplikowane przedsięwzięcie, a jego osiągnięcie zajmie wiele miesięcy. Zaczynają od zespołu, który przygotowuje dokument wymagań biznesowych.
Co to jest dokument wymagań biznesowych?
Celem dokumentu wymagań biznesowych jest przedstawienie pełnego obrazu projektu lub nowego biznesplanu , aby każdy mógł jasno określić, co należy zrobić i kiedy.
Dokument wymagań biznesowych (BRD) można rozpatrywać w dwóch fazach. W pierwszej fazie projektu jest to dokument określający wszystkie wymagania dotyczące projektu, w tym koszty, szczegóły dotyczące wdrożenia, przewidywane korzyści, kamienie milowe i harmonogram realizacji.
W drugim etapie BRD może faktycznie stać się umową między obiema stronami, formalnie określając wymagania firmy rekrutacyjnej (w tym przypadku ZXYW LLC) i wykonawcę wykonującego pracę. Poniżej dowiesz się więcej o języku umowy.
Czym różni się Business Requirements Document od biznesplanu?
Chociaż oba dokumenty mogą zawierać ten sam typ sekcji (np. Streszczenie), intencja jest inna.
Plan biznesowy jest tworzony w celu kierowania nowym lub istniejącym biznesem, ale częściej jego celem jest przedstawienie pożyczkodawcy finansującemu rozpoczęcie lub rozszerzenie działalności.
Biznesplan zawiera ogólne informacje o firmie i jej planach oraz strategiach umożliwiających generowanie przychodów na spłatę pożyczki.
Sprawozdania finansowe są kluczową częścią biznesplanu, podczas gdy dokumenty finansowe w BRD mogą być zupełnie inne, skupione na konkretnym projekcie.
Czym różni się dokument wymagań biznesowych od wniosku o dofinansowanie?
Różnica między tymi dwoma dokumentami jest niewielka, ale ważna. Zwykle tworzone jest zapytanie ofertowe (RFP) w celu pozyskania propozycji od różnych dostawców. na przykładzie ZYXW, zapytanie ofertowe jest wysyłane do potencjalnych firm, które świadczą usługi outsourcingowe, w celu uzyskania ofert.
Z kolei BRD jest przygotowywany dla określonego dostawcy lub partnera joint venture, który został już wybrany przez firmę zatrudniającą. BRD zawiera więcej szczegółów oraz więcej specyfikacji i terminów, które należy spełnić w trakcie i na końcu projektu.
Po utworzeniu zapytania ofertowego pojawia się termin i wymagania dotyczące składania ofert. Oferty są oceniane po terminie.
Co powinno znaleźć się w dokumencie wymagań biznesowych?
W pewnym sensie dokument wymagań biznesowych jest podobny do innych rodzajów propozycji biznesowych. BRD powinien zawierać:
1 . Zestawienie podsumowujące , czasami nazywane streszczeniem wykonawczym , które ogólnie określa ogólne wymagania dotyczące projektu.
Zestawienie podsumowujące jest zazwyczaj pisane po zakończeniu BRD.
2. Cele projektu. Cele te powinny być w formacie SMART ; konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie.
3 . Tło i stwierdzenie potrzeb lub uzasadnienie projektu. Jest to ważna część dokumentu, więc nie zostawiaj jej. Wyjaśnienie, dlaczego projekt jest potrzebny, jest głównym motorem projektu, a jego powodzenie zależeć będzie od tego, jak dobrze spełnia on tę potrzebę.
4. Zakres projektu - co należy uwzględnić i czego nie należy uwzględniać. W powyższym przykładzie firmy ZXYW firma wyjaśniła, że zakres nie obejmowałby zatrudniania najwyższego kierownictwa - osoby te byłyby dostarczane przez firmę.
5. Sprawozdania finansowe. Sprawozdania finansowe są niezbędne do ogólnego spojrzenia na wpływ projektu na bilans firmy i przychody w określonym okresie.
Oczywiście, w jaki sposób firma finansuje projekt, ważne jest, aby omówić tutaj również.
6. Wymagania funkcjonalne i funkcje. Jest to miejsce, w którym można podać szczegółowe informacje, w tym diagramy, schematy organizacyjne i terminy.
7. Potrzeby personelu. Kto musi zostać zatrudniony i kiedy. Jakie kategorie pracowników będą potrzebne i jak zostaną wypłacone. Kto im płaci i kiedy. Ponieważ ZXYW tworzy zakład oparty na ludziach, jest to kluczowa część ich BRD.
8. Harmonogram, oś czasu i terminy. Fazy projektu powinny być szczegółowo opisane w tej sekcji, aby upewnić się, że wszystkie strony rozumieją, co jest wymagane i kiedy. w projekcie ZXYW pierwszą fazą był wybór strony, w tym eksploracja kilku potencjalnych miast.
9. Założenia. Ta część dokumentu jest często pomijana. Ustalenie założeń pozwala uniknąć późniejszych problemów. Na przykład w powyższej umowie firma chciała wynająć, a nie kupić , powierzchnię biurową.
10. Koszty i korzyści. Analiza kosztów i korzyści to szczegółowy wykaz wszystkich kosztów projektu i należy uwzględnić oszczędności wynikające z projektu.
Co sprawia, że wymagania biznesowe dokumentują kontrakt?
Jak wspomniano powyżej, w początkowej fazie BRD jest propozycją. Być może zauważyłeś, że czegoś brakuje w powyższej sekcji - płatność za wykonane usługi. Bez oświadczenia o płatnościach dla kontrahenta i terminie tych płatności nie ma umowy.
Zanim obie strony podpiszą się na dokumencie, należy dodać standardowy język umowy , z pomocą pełnomocnika, w tym
- Obietnica zapłaty i obietnice świadczenia usług
- Ograniczające przymierza , które uniemożliwiają wykonawcy zawieranie tajemnic handlowych firmy lub dzielenie się nimi z innymi.
- Co się stanie, jeśli jedna ze stron nie spełni wymaganych obowiązków (czyli naruszy umowę)
- Ubezpieczenia i odszkodowania (posiadają nieszkodliwe) klauzule
- Przepisy dotyczące sporów sądowych i arbitrażu
- I, oczywiście, podpisy odpowiednich przedstawicieli firmy i wykonawców.