W zależności od okoliczności organizatora wydarzenia, wskazówki te pomogą osiągnąć pewne oszczędności w pokojach gościnnych, usługach spotkań i cateringu.
Wykorzystaj wiele spotkań w tej samej lokalizacji
Jedną z bardziej skutecznych strategii oszczędzania pieniędzy jest przechowywanie większości wydarzeń przez cały rok w tej samej nieruchomości. Menedżerowie ds. Sprzedaży w hotelach starają się osiągnąć pewne przychody, które mogą zapewnić większą elastyczność klientowi, który, jak wiedzą, powróci przez cały rok w porównaniu z jednorazowym klientem .
Wykorzystaj całkowitą liczbę pokoi gościnnych na wydarzenie
Menedżerowie ds. Sprzedaży w hotelach będą wykazywać elastyczność w zakresie pokrycia kosztów związanych z przestrzenią pokoju, a nawet kosztów wyżywienia, jeśli wiedzą, że wydarzenie będzie zawierać blok pomieszczeń. Pokoje gościnne oferują większą marżę zysku niż jakakolwiek inna usługa eventowa.
Wykorzystaj dodatkowe rabaty w pokojach gościnnych
Kierownicy ds. Sprzedaży będą również rabować pokoje gościnne lub zapewniać swoim klientom najniższą stawkę w tym czasie. Planiści wydarzeń powinni porównać ceny, które menedżerowie sprzedaży zapewniają w przypadku każdej umowy korporacyjnej już ustalonej z tym hotelem - zwłaszcza jeśli jest to sieć - w celu uzyskania najlepszej ceny.
Negocjuj wymagania dotyczące żywności i napojów
Wielu planistów obniży koszty , dostosowując tę kategorię, a menadżerowie hotelu chętnie pomogą. Menu mają być dostosowane do każdego budżetu. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że lepiej jest określić preferowane potrzeby związane z jedzeniem i napojami oraz żądać rabatów, ponieważ cena przekracza budżet.
Menedżerowie hoteli rozumieją: planiści wydarzeń są w interesie, aby ich goście byli zadowoleni, podobnie jak hotel.
Negocjuj koszty audiowizualne
A / V to obszar, w którym ukryte wydatki mogą szybko się sumować, a czasem mogą być negocjowane, ale nie zawsze. Wynajem projektorów LCD różni się w zależności od miejsca i może być wyceniony dość skandalicznie. Dopóki twoje miejsce nie wymaga pracy uzwiązkowionej, bądź odważny i sugeruj zniżkę tutaj, nawet cytując własną preferowaną opłatę. I poprosić o zwolnienie niektórych wydatków, jeśli to możliwe. Stawki godzinowe za pracę nie podlegają negocjacjom. Miejsca są świadome frustracji klientów z opłatami A / V i zamiast tego zlecają operacje innym firmom; wyeliminowanie odpowiedzialności za negocjacje.
Wykorzystaj całkowite wydarzenie wydane w hotelu
Sprzedaż zapewni planerowi wydarzeń z kosztami dla każdej pozycji wydatków i / lub usługi osobno. Ta metoda "elementu zamówienia" faworyzuje hotel lub miejsce, a nie klienta. W takim przypadku organizator wydarzeń powinien skompilować całkowite inwestycje w swój program na nieruchomości i omówić redukcje w oparciu o całkowitą kwotę wydaną na wszystkie usługi. Pod koniec dnia kierownik sprzedaży hotelowej wie, ile pieniędzy chcieliby otrzymać w zamian za swoje usługi.
Dla tych, którzy oceniają swoje koszty i odnoszą się do dolnej linii, kolejne oszczędności będą następować.
Bądź wyjątkowo elastyczny w kwestii czasu, miejsca i dat
Trzymaj program w czasie poza godzinami szczytu i obserwuj, jak elastyczny stanie się menedżer sprzedaży hotelu. Ponadto, jeśli planista jest elastyczny pod względem wymagań dotyczących powierzchni, sprzedaż hotelowa może znaleźć dla nich miejsce i optymalną cenę. Podczas gdy organizator wydarzenia wyszukuje tę jedną przestrzeń w małym oknie czasu, w którym hotel ma wszystko inne zarezerwowane i nie przewiduje wyprzedaży tej przestrzeni, stwarza to szansę obu stronom.
Ostatnia wskazówka
Porównaj notowane rabaty hotelowe dla gości do internetowych wyszukiwarek podróżnych. To niesamowite, jak często można zauważyć, że wyszukiwarki takie jak Expedia lub Travelocity i inne witryny, które mogą oferować bardziej opłacalne niż te oferowane przez kierownika sprzedaży hotelu do korporacyjnego lub organizacyjnego klienta.