Pisanie planu na wyjazd motywacyjny lub rekolekcje typu executive

Jak opracować program spotkań na rzecz zwięzłego odwrotu

Planiści wydarzeń mają za zadanie opracować zwięzły, ale informacyjny program spotkań i wydarzeń, które organizują, w tym programy tygodniowych rekolekcji korporacyjnych. Niezależnie od tego, czy program obejmuje jeden dzień spotkań dla menedżerów oddziałów czy cztery dni ćwiczeń integracyjnych dla nowych pracowników, podstawowe elementy pozostają takie same.

Wskazówki dotyczące pisania agendy

Napisanie agendy wydarzenia - zwłaszcza imprezy wielodniowej - jest czasem wyzwaniem, ponieważ program (lub skrócony plan podróży) musi być krótki, zapewniając jednocześnie wszystkie niezbędne informacje.

W końcu większość uczestników będzie zaznajomiona z oferowanymi programami i nie będzie chciała nosić obszernego dokumentu, aby dowiedzieć się, gdzie powinny i kiedy się znajdują. To Twoja praca jako planisty wydarzeń, aby życie uczestników było jak najprostsze.

Podstawowe elementy agendy powinny zawierać następujące informacje:

• Nazwa i lokalizacja wydarzenia.
• Dzień i dokładny czas każdego wydarzenia / aktywności do kwadransa.
• Wydarzenie takie jak twórcza sesja burzy mózgów kontra sesja wyznaczania celów strategicznych a dyskusja panelowa z liderami zespołów
• Odpowiednie informacje na temat imprezy, takie jak ubiór na spotkanie, jeśli jest to lunch, kolacja lub przyjęcie koktajlowe (np. Business casual vs black-tie)
• Wskazówka: zawsze informuj uczestników o tym, gdzie mogą znaleźć dodatkowe informacje, takie jak strona internetowa organizacji przyjmującej.

Przykładowy format agendy spotkań

Większość formatów obrad ma sekcję nagłówka na środku strony z jednym do trzech wierszy tekstu z nazwą zdarzenia, nazwą organizacji obsługującej wydarzenie i datą rozpoczęcia wydarzenia.

Porządek dzienny jest następnie podzielony na dwie kolumny: w lewej kolumnie znajdują się daty i godziny. Po prawej stronie znajduje się nazwa wydarzenia wraz ze szczegółami dotyczącymi działania.

Twoja agenda powinna być łatwa do naśladowania, a jeśli jest to jednodniowe wydarzenie, postaraj się, aby wszystko było na jednej stronie. Pamiętaj, że ogólna trasa jest jedną z kilku rzeczy, których zadaniem jest przygotowanie wraz z innymi formalnymi materiałami zaproszenia, takimi jak elektroniczne i drukowane zaproszenia .

Ponieważ uczestnicy otrzymają od Ciebie wiele materiałów komunikacyjnych , będzie mnóstwo okazji do dostarczenia szczegółowych informacji w innym dokumencie.