Sprzedawcy imprezowi Każdy event powinien wiedzieć

by Rob Hard

Najlepsi planiści wydarzeń pozostają na bieżąco dzięki modnym miejscom imprez w swojej okolicy, od hoteli po kurorty i restauracje . Co najważniejsze, ustanawiają dobre, a nawet przyjazne stosunki robocze z zarządzaniem sprzedażą i cateringiem w tych miejscach, ponieważ oba te czynniki pomogą w przełamaniu imprezy. Relacje te będą również cenne dla przyszłych wydarzeń i, miejmy nadzieję, ułatwią realizację zadania polegającego na dostarczeniu doskonałego wydarzenia.

W tym samym duchu każdy planista wydarzeń (niezależny lub wynajęty jako organizator spotkań w organizacji) powinien mieć osobistą sieć biznesową zaufanych dostawców wydarzeń i dostawców, którzy mogą zostać zatrudnieni przy różnych wydarzeniach.

Ta sieć nie tylko ograniczy czas poświęcony na wyszukiwanie tych kontrahentów, ale także planista wydarzeń nauczy się, jak pracować z tymi firmami i osobami, aby uzyskać najlepszą obsługę dla swojego klienta. Ostatecznie networking jest niezwykle ważny w branży spotkań i wydarzeń.

Jeśli chodzi o polecanie, twoja sieć (lub jej brak) może oznaczać różnicę między lądowaniem pracy a oglądaniem jej do konkursu. Oto dostawcy usług eventowych, dostawcy i wykonawcy, z których każdy wielki planista wydarzeń powinien mieć w swojej sieci.

01 - Destination Management Company (DMC)

Firma zarządzająca destynacją (DMC) może pojawić się na powierzchni jako konkurencyjna dla lokalnego organizatora imprez, ponieważ koncentruje się na utrzymywaniu relacji ze wszystkimi lokalnymi obiektami i usługami hotelarskimi, ale w rzeczywistości może być doskonałym partnerem dla planistów imprez.

Planując wydarzenia poza miastem lub poza obszarem swojej specjalizacji, dobry DMC może stać się twoim najlepszym przyjacielem i najbliższym sojusznikiem. Ich relacje i rozległa lokalna wiedza często obejmują wszystkie aspekty planowania wydarzeń. DMC są zwykle zatrudniane, aby pomóc zaplanować i wykonać wszystkie zajęcia poza domem i wieczorem.

02 - Konsultant ds. Komunikacji

Ogromna ilość informacji musi zostać przekazana klientom i gościom, ale wielu planujących wydarzenia nie ma wyjątkowej wiedzy fachowej, aby produkować wszystkie materiały komunikacyjne, takie jak zaproszenia, agendy, materiały konferencyjne itp.

Konsultant ds. Komunikacji pomoże stworzyć materiały szablonu, które będą zgodne z odpowiednią etykietą i formatami dla każdego rodzaju narzędzia komunikacyjnego.

Współpracując z pisarzami i grafikami (lub wykonując te obowiązki bezpośrednio), ta osoba upewni się, że materiały zawierają motyw wydarzenia, komunikaty i standardy marki klienta. Mogą nawet pomóc w rzeczywistej produkcji i drukowaniu tych materiałów.

03 - Projektant artykułów papierniczych

Im bardziej intymne wydarzenie, tym większa elastyczność dzięki stylowi materiałów papierowych, które można wykorzystać. Lokalne lub internetowe sklepy papiernicze mają niewiarygodne opcje, a większość dzisiejszych papierów można wydrukować na drukarce atramentowej, co może przynieść oszczędności.

Spróbuj współpracować z właścicielem sklepu. Powinien on inwentaryzować setki stylów bezpośrednio w sklepie (i mieć możliwość zamawiania niestandardowych materiałów w razie potrzeby). Projektant artykułów piśmiennych przygotuje sugestie i pomoże w napisaniu i wydrukowaniu materiałów.

Stacjonarna wskazówka: oprócz bardziej klasycznych lub tradycyjnych materiałów piśmiennych i zaproszeń, upewnij się, że w ekwipunku znajdują się inne, bardziej unikalne opcje.

04 - Dystrybutor produktów promocyjnych

Jedną z zasad każdego wydarzenia jest, aby nigdy nie wypuszczać gościa z pustymi rękoma do domu. Bez względu na to, czy planujesz spotkanie z klientem, seminarium, konferencję, targi, wycieczkę motywacyjną itp., Jedna rzecz pozostaje powszechna: Twoi goście powinni otrzymać i zabrać do domu odpowiedni przedmiot podarunkowy.

Kontakt z produktami promocyjnymi powinien zapewniać dostęp do identyfikatorów, notesów, długopisów, ołówków, odzieży, nagród i wszelkich innych przedmiotów, które Ty lub Twój klient mogą być zainteresowani udziałem w programie.

Wskazówka dotycząca prezentu: zawsze najlepiej wybrać prezenty, które odzwierciedlają wizerunek / markę organizacji goszczącej. W razie potrzeby możesz nawet chcieć oznakować określone przedmioty logo firmy lub stowarzyszenia.

05 - Fotograf

Jest to pozycja budżetowa, której wielu klientów unika, ale świetny fotograf uchwyci istotę wydarzenia lub kilkudniowych programów i da gościom pamiątkę. Posiadanie kilku wspaniałych fotografów w twojej sieci może być szczególnie nieocenione, gdy jesteś zatrudniony, aby zaplanować bardziej osobiste wydarzenie, takie jak ślub.

Twój fotograf powinien także utrzymywać sieć zasobów takich jak produkcja wideo, technicy A / V i inni fotografowie. Fotograf, który uosabia wiedzę techniczną z doświadczeniem marketingowym, jest tym, którego potrzebujesz w swojej sieci. On lub ona zrozumie motywy sztuki i biznesu dla każdego wydarzenia.

06 - Prywatna firma cateringowa

Nie każda impreza odbywa się w hotelu lub restauracji, w której świadczone są usługi cateringowe. Wewnętrzne spotkania i imprezy są często planowane w samych organizacjach, a catering jest zamawiany i dostarczany. Niektóre z najbardziej wyjątkowych miejsc, takich jak galerie sztuki, zabytkowe budynki, a nawet piękne parki, również wymagają prywatnych usług cateringowych.

Zakład żywienia może mieć własną restaurację, placówkę bankietową lub sklep. Oprócz oferowania szeregu pozycji w menu, które będą przemawiać do ogólnych lub etnicznych doznań kulinarnych, powinien zaoferować niesamowite opcje na śniadanie, lunch, przerwy i / lub kolację.

07 - Właściciel Wine Shop / Sommelier

Twój zakład żywienia prawdopodobnie zajmie się potrzebami baru na Twoje wydarzenie, ale specjalista ds. Imprez będzie miał własne powody, aby włączyć eksperta ds. Wina do swojej sieci.

Dobry właściciel sklepu z winami może dostarczyć ekwipunek (na prezenty konsumpcyjne lub uznanie) jako bezpośrednie źródło dla podmiotów prywatnych, ale co ważniejsze, ten sommelier może pomóc w kształceniu planisty na temat wina.

Wskazówka dotycząca win: Aby uzyskać dodatkowy bonus, należy nawiązać bezpośredni kontakt z właścicielem sklepu z winami, aby wysyłać zasoby bezpośrednio do klientów i dołączać do nich osobistą notatkę.

08 - Czekoladowy

Podobnie jak w sklepie z winami, świetny cukiernik może naprawdę dobrze wyglądać. Wszyscy uwielbiają ręcznie robione czekoladowe ganache i trufle.

Jeśli możesz, pracuj z lokalną czekoladą, która używa wszystkich świeżych składników, ale jest wielu producentów czekolady dla smakoszy, którzy wyślą bezpośrednio do twojego wydarzenia. MarieBelle New York tworzy pięknie prezentowane czekoladki.

Porady czekoladowe: Jeśli naprawdę chcesz się wyobrazić, świetny czekoladnik może zawierać niestandardowy obraz na czekoladkach, a nawet stworzyć czekoladową rzeźbę lub centralny przedmiot. Nie jest też złym pomysłem, aby poprosić osobę kontaktową o przechowywanie osobistych wizytówek w sklepie w celu spersonalizowanej wysyłki do klientów.

09 - Kwiaciarnia

Wspaniałe kompozycje kwiatowe nadają pomieszczeniu kolor, wyrafinowanie i zapach. Wiele wydarzeń będzie zawierało kompozycje kwiatowe w ramach dekoracji wydarzenia, takie jak elementy stołowe.

Dobra kwiaciarnia oferuje różne pomysły, które dotyczą tematu, kolorów i budżetu na wydarzenie. Doradzi także, które kwiaty najlepiej wytrzymają czas trwania i temperaturę wydarzenia (np. Imprezy plenerowe) i porę roku.

10 - Dostawca Party Rental

Mimo że większość obiektów będzie utrzymywać relacje bezpośrednio z firmą oferującą wynajem stron, pomocne jest, aby osoby planujące wydarzenia miały własne relacje z wiarygodnym dostawcą wypożyczalni.

Wspaniałe wydarzenie może zawierać dowolną liczbę przedmiotów do dekoracji, pościeli, podłóg, oświetlenia, sprzętu audiowizualnego, zastawy stołowej, szklanych naczyń, rekwizytów, namiotów itp. Dobra firma wynajmu imprez oferuje to wszystko i wiele więcej. Twój dostawca wypożyczalni może być świetnym źródłem informacji, aby pomóc w przeprowadzeniu burzy mózgów najlepszych sposobów wsparcia tematu imprezy.

11 - Biuro Konwencji i Odwiedzających (CVB)

Biuro kongresów i odwiedzających (CVB) zapewni cenne informacje na temat miejsca docelowego wydarzenia, jego usług i urządzeń. CVB zaoszczędzi czas i energię dla każdego organizatora spotkań, gdy zajdzie potrzeba zbadania lokalnych usług. Niektóre CVB oferują nawet narzędzia online dla planistów, którzy chcą uzyskać informacje od uczestniczących hoteli oraz innych usług i miejsc.

CVB jest odpowiedzialna za promowanie lokalnego miejsca docelowego i może generalnie dostarczyć informacji o historii i unikalnych cechach miejsca docelowego. Osoby planujące wydarzenia powinny kontaktować się z CVB i jej personelem w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat lokalnych podróży i turystyki.