Którzy planiści wydarzeń publicznych mogą uczyć się od miasta Chicago
Organizacje sąsiedzkie w miastach w całym kraju organizują specjalne wydarzenia publiczne i społecznościowe, takie jak festiwale plenerowe, targi uliczne i karnawałowe. Wiele z tych wydarzeń publicznych - w szczególności te odnoszące sukcesy - są oczekiwanymi świętami, a czasem powodem do dumy dla społeczności hostingowej. Podczas gdy istnieją aspekty planowania i realizacji wydarzeń, które są wspólne dla wszystkich typów wydarzeń, od ślubów po konferencje korporacyjne , wydarzenia publiczne mają zwykle własne potrzeby i wyzwania. Jednym z tych wyjątkowych czynników związanych z planowaniem wydarzeń publicznych jest praca z agencjami rządowymi i uzyskiwanie ich od nich.
Czasami najlepszym sposobem nauki jest po prostu wskoczenie. Innym razem warto uczyć się na lekcjach i doświadczeniach innych osób. W tym przypadku będziemy uczyć się od miasta Chicago. Doświadczony w organizacji około 350 wydarzeń specjalnych w całym Chicago, Biuro Burmistrzów ds. Wydarzeń Specjalnych utworzyło Przewodnik po zasobach specjalnych oraz pakiet pozwoleń na imprezy specjalne , który zawiera praktyczne pomysły, które inne miasta mogą chcieć włączyć do swoich wydarzeń społeczności. Oto najważniejsze wskazówki dotyczące planowania udanych imprez społecznościowych od samych mistrzów.
01 - Mieć formalny proces aplikacyjny
W Chicago kodeks miejski wymaga organizacji, które chcą zorganizować wydarzenie społeczności, aby złożyć formalną aplikację, która zgodzi się na określone wytyczne dotyczące wydarzenia, takie jak:
- Za wstęp nie można pobierać żadnych opłat (należy ustawić kwotę darowizny)
- Sprzedawcy żywności muszą posiadać licencję i certyfikat
- Producenci napojów alkoholowych muszą posiadać licencję (tylko piwo i wino)
- Dostawcy towarów muszą mieć licencję
- Chicago Transit Authority musi zostać powiadomiony
Posiadanie formalnego procesu składania wniosków o publiczne i wspólnotowe wydarzenia specjalne może ograniczyć obciążenie pracą i uprościć zatwierdzenia, co jest korzystne dla wszystkich.
02 - Wymagaj zezwolenia na wydarzenie specjalne
Oprócz procesu składania wniosków, miasto Chicago wymaga również, aby organizatorzy złożyli specjalną wniosek o wydanie zezwolenia na wydarzenie, który spełnia własne wymagania, takie jak:
- Wniosek należy złożyć co najmniej 45 dni przed wydarzeniem
- Wnioski muszą być potwierdzone notarialnie
- Organizatorzy muszą przedstawić zaświadczenie o ubezpieczeniu na kwotę 1 miliona dolarów z tytułu ogólnej odpowiedzialności cywilnej, określające miasto Chicago jako dodatkowego ubezpieczonego
Choć początkowo może się wydawać, że Chicago po prostu tworzy dość biurokratyczne przeszkody, aby przejść przez wydarzenia społeczne, bez nadmiernego utrudniania aplikacji, miasto zapewniło, że wszystkie wydarzenia publiczne spełnią ich wymagania - wiele z nich które dotyczą bezpieczeństwa.
03 - Wymagaj mapy wydarzeń z aplikacją zezwolenia
W ramach specjalnego wniosku o pozwolenie na imprezę organizatorzy powinni przesłać mapę zdarzeń, która identyfikuje obszary zamknięcia ulic i plan trasy. Należy wziąć pod uwagę ogólnodostępne miejsca garażowe, dostęp do podjazdu i przestrzeń dla pieszych. Znaki objazdu i barykady muszą spełniać wymagania miast, a organizatorzy są zobowiązani do bezpośredniego uzyskania tych dostaw. Podczas wydawania pozwolenia uwzględnia się następujące kwestie:
- Bezpieczeństwo publiczne
- Bliskość innego wydarzenia w okolicy w tym samym czasie
- Poprzednie wydanie pozwolenia na inne wydarzenie na tej samej mapie lokalizacji
04 - Wymagaj zezwolenia na namiot i baldachim
W Chicago namioty i baldachimy o powierzchni przekraczającej 240 stóp kwadratowych podczas wydarzeń publicznych wymagają pozwolenia od miasta. W przypadku większych niż 600 stóp kwadratowych, rysunki muszą być ostemplowane przez licencjonowanego architekta lub inżyniera budowlanego, a plany wyjścia i awaryjne, w tym znaki i oświetlenie, należy składać. Jeśli wielkość przekracza 4000 stóp kwadratowych, wniosek o pozwolenie musi zostać złożony przez firmę odpowiedzialną za wzniesienie konstrukcji. Proces ten zapewnia poważne środki bezpieczeństwa.
05 - Wymagaj partnerstwa z pracownikami ds. Bezpieczeństwa publicznego
Wydarzenia specjalne w Chicago muszą obejmować zarówno policję, jak i straż pożarną. Organizatorzy muszą spotkać się z dowódcą policji (i / lub jego przedstawicielem), aby zająć się kwestiami takimi jak pas ruchu dla pojazdów ratunkowych, planów bezpieczeństwa i wyznaczonego stanowiska dowodzenia podczas zawodów. Organizatorzy powinni wyznaczyć osobę, która będzie działać jako łącznik z departamentem policji, straży pożarnej, ulicami i departamentami sanitarnymi, urzędem wydarzeń specjalnych i innymi. Pomoże to mieć jedną kompetentną i doświadczoną osobę w twoim zespole służącą jako punkt koordynacji dla wszystkich tych departamentów publicznych.
06 - Podaj listę kontrolną kodów przeciwpożarowych
Organizatorzy festiwali i imprez plenerowych w Chicago otrzymują listę kontrolną i muszą spełniać określone wymagania dotyczące bezpieczeństwa pożarowego, w tym:
- Namioty powinny być wykonane z materiałów ognioodpornych (wymagana certyfikacja)
- W każdej kabinie wymagane są gaśnice
- Tymczasowe rzędy siedzeń mogą pomieścić od 5 do 14 osób (maksymalnie)
- Tymczasowe przejścia dla miejsc siedzących powinny wynosić co najmniej 36 cali
- Łatwopalne ciecze nie mogą być przechowywane w żadnym namiocie, zadaszeniu ani w kabinie
- Śmieci nie mogą się gromadzić
- Przewody elektryczne należy przykleić taśmą i zaleca się stosowanie wielu wylotów
- Zalecane są pasy przeciwpożarowe do pojazdów ratowniczych (10-stopowy pas przeciwpożarowy)
- Podstawowe kursy CPR i pierwszej pomocy są zalecane dla członków personelu
Doświadczeni lub nowi planiści wydarzeń publicznych wszyscy cenią sobie dobrą listę kontrolną.
07 - Zapewnienie praktyk bezpiecznego postępowania z żywnością
Miasto Chicago wymaga, aby przed złożeniem wniosku sprzedawcy uczestniczyli w zajęciach przez Ministerstwo Zdrowia. Ponadto sprzedawcy muszą uzyskać szkolenie i certyfikację w zakresie letniego festiwalu sanitacji (oferowane przez stowarzyszenie restauracji w Illinois). Urzędnik ds. Ochrony zdrowia, który ustala, czy sprzedawca otrzyma pozwolenie na eksploatację, zachowuje uprawnienia do zawieszenia wszelkich zezwoleń w dowolnym czasie.
Miasto określa szczegółowe zasady dotyczące żywności, pojemników, etykiet, ochrony żywności, higieny osobistej personelu, sprzętu spożywczego, odpadów, budowy kabin i toksycznych materiałów. Wymaga również od sprzedawców udziału w obowiązkowym seminarium dotyczącym sanitacji.
W przypadku zdarzenia związanego z danym wydarzeniem, licencja na alkohol musi być otrzymana 20 dni przed wydarzeniem.
08 - Mieć plan umawiania usług miejskich
Wykonawcy publiczni lub prywatni muszą być zatrudnieni dla szeregu usług, w tym nie umieszczania znaków parkingowych , prowadzenia barykad, holowania, bębnów na odpady, bębnów do recyklingu, wykładzin, zamiatania, zbierania śmieci, usług elektrycznych i / lub sprzętu dźwiękowego. W Chicago Departament Stref i Sanitarnych jest dostępny, aby świadczyć takie usługi według stawki godzinowej zaplanowanej na podstawie ekspertyzy.
Ponadto program recyklingu jest wymagany w ramach specjalnego pakietu zezwolenia na wydarzenie w Chicago. Wraz ze wzrostem popularności zielonych wydarzeń nie jest to zły pomysł!
09 - Wymagaj zezwoleń dla zwierząt
Jeżeli zwierzęta biorą udział w imprezie w jakikolwiek sposób, miasto Chicago wymaga podania nazwiska lokalnego lekarza weterynarii, który będzie obecny na imprezie, wraz z wnioskiem o zdarzenie. Ta osoba będzie odpowiedzialna za zapewnienie wszystkim chorym lub rannym zwierzętom. Ponadto Komisja ds. Kontroli i Kontroli Zwierząt może kontrolować zwierzęta przed ich wykorzystaniem w działalności publicznej.
10 - Zarządzaj sygnalizacją i promocją wydarzeń
Publiczni organizatorzy wydarzeń w Chicago mają możliwość zdobycia dodatkowej ekspozycji na wydarzenia z lekkimi sztandarami biegunowymi. Oczywiście miasto zarządza tymi żądaniami, które wymagają, aby organizatorzy wypełnili wniosek o zezwolenie na banery, który zawiera kopię proponowanej grafiki baneru, datę wydarzenia i inne istotne aspekty wniosku. Dział ulic i urządzeń sanitarnych zarządza tego typu wnioskami.