Możesz zostać zapytany, czy jesteś organizatorem imprez lub planującym spotkanie. W zawodzie planowania zawodów, tytuły pracy są tak różnorodne i liczne, jak oferowane usługi i często może być trudne do opisania i odróżnienia jednego od drugiego.
Może to stanowić wyzwanie przy przygotowywaniu portfolio planowania wydarzeń, poszukiwaniu pracy lub pracy z klientem, który nie ma właściwego zrozumienia funkcji i obowiązków.
Zarządzanie wydarzeniami a planowanie wydarzeń
Choć bardzo blisko powiązane, zarządzanie zdarzeniami i planowanie wydarzeń to dwie bardzo różne funkcje. Główna różnica polega na tych dwóch słowach: zarządzanie i planowanie. W bardzo prosty sposób zarządzający wydarzeniem zarządzają wydarzeniem, a planiści wydarzenia planują wydarzenie.
Mając to na uwadze, menedżerowie wydarzeń mogą także planować aspekty wydarzeń, a osoby planujące wydarzenia mogą zarządzać określonymi elementami procesu planowania wydarzeń. Menedżerowie wydarzeń i planiści wydarzeń działają obok siebie, a ich obowiązki mogą się pokrywać.
Aby jeszcze bardziej skomplikować sprawę, indywidualni planiści wydarzeń często zapewniają usługi zarządzania wydarzeniami, a menedżerowie wydarzeń mogą również oferować usługi planowania wydarzeń. Jeśli wszystko to powoduje drapanie się po głowie, zacznijmy od przyjrzenia się zarządzaniu wydarzeniami.
Zarządzanie wydarzeniami wiąże się z zarządzaniem projektami
Zarządzanie wydarzeniami obejmuje tworzenie i rozwijanie wydarzeń na dużą skalę, które mogą obejmować konferencje, konwencje, koncerty, targi, festiwale i uroczystości. Zarządzanie zdarzeniami obejmuje identyfikację docelowych odbiorców, formułowanie koncepcji wydarzenia, planowanie ogólnej logistyki wydarzenia i prowadzenie zarządzania projektem całego wydarzenia - w tym zarządzanie zespołami osób odpowiedzialnych za każdą funkcję, budżet i nadzorowanie wykonania zdarzenia.
Menedżerowie wydarzeń nadzorują również usługi wszystkich zewnętrznych dostawców i specjalistów, w tym planistów wydarzeń.
Szczególne obowiązki menedżera wydarzeń mogą obejmować:
- Wybór i rezerwowanie miejsc
- Koordynowanie zewnętrznych dostawców
- Angażowanie głośników lub rozrywka
- Organizowanie transportu i parkowania
- Uzyskanie niezbędnych pozwoleń i odpowiedniego ubezpieczenia
- Odpowiedzialność za przestrzeganie norm BHP
- Opracowywanie awaryjnych planów awaryjnych
- Kryzys i zarządzanie sytuacją na imprezie
- Projektowanie planu bezpieczeństwa
- Monitorowanie wydarzenia
Ta lista nie jest kompletna. W zależności od zakresu wydarzenia i innych zatrudnionych specjalistów, zakres obowiązków może się różnić.
Rola usług zarządzania zdarzeniami
Firmy zajmujące się zarządzaniem wydarzeniami są często zatrudniane do planowania i przeprowadzania spotkań firmowych i wydarzeń specjalnych na dużą skalę. Podczas gdy wesela i koncerty są częstymi wydarzeniami dla profesjonalistów zajmujących się zarządzaniem imprezami, wydarzenia sportowe, zjazdy i duże imprezy są również okazjami, które mogą odnieść korzyści z zarządzania wydarzeniami.
Podmioty rządowe, organizacje non-profit, stowarzyszenia i korporacje wykorzystują firmy zarządzające wydarzeniami do koordynowania ważnych wydarzeń i spotkań. Funkcję zarządzania wydarzeniami często można znaleźć w dziale marketingu korporacyjnego lub działu public relations lub w ramach obsługi specjalnych wydarzeń.
Umiejętności do osiągnięcia sukcesu
Podobnie jak w przypadku większości funkcji planowania wydarzeń, zarządzanie zdarzeniami wymaga doskonałych umiejętności organizacyjnych, aby odnieść sukces. Zdolność do wielozadaniowości i żonglowania wieloma ruchomymi częściami jest niezbędna i wraz z tą najwyższej klasy organizacją pojawia się potrzeba wydajnych umiejętności zarządzania czasem.
Umiejętność ustalania priorytetów i pozostawania na zadaniach jest tym, co prowadzi do udanego wydarzenia. Zarządzanie zdarzeniami rozpoczyna się od procesu tworzenia wizji wydarzenia, a następnie obejrzenia go do wykonania, co wymaga zarówno kreatywności, jak i elastyczności.
Ponieważ zarządzanie projektem jest kluczowym elementem i obejmuje zarządzanie nie tylko funkcjami, ale także zespołami ludzi, ważne są również umiejętności interpersonalne. Interakcja z osobami na wszystkich poziomach organizacji jest częścią pracy, a posiadanie gwiezdnych umiejętności komunikacyjnych oraz bycie komfortowym i przyjaznym dla oka będzie daleką drogą do rozwijania tych relacji.