Jak delegować i rozwijać swój mały biznes
Z biegiem czasu właściciel małej firmy, który nadal robi wszystko sam, trafi w to, co nazywam punktem zatrzymania sukcesu. Dopóki nie zostanie opracowany zespół, a niektóre codzienne zadania i obowiązki związane z zarządzaniem biznesowym zostaną przekazane, firma nie będzie mogła się rozwijać, a właściciel firmy będzie prawdopodobnie nadmiernie rozbudowany i wysoce sfrustrowany.
Istnieje wiele decyzji i procesów, które należy wziąć pod uwagę, gdy przychodzi czas na zbudowanie zespołu i delegowanie. Na początku należy podjąć kroki, aby zwiększyć jego skuteczność. Oto siedem najważniejszych wskazówek dotyczących skutecznej delegacji, które pomogą Ci wybrać właściwą drogę.
1. Najpierw przeanalizuj swoje potrzeby
Wiedza na temat tego, co delegować i kto jest potrzebny zespołowi, aby zrobić to skutecznie, wymaga wyraźnego obrazu wszystkiego, co masz na talerzu. Najlepszym sposobem, aby zorientować się, dokąd zmierza Twój czas, a zwłaszcza czas, w którym nie powinno być, jest śledzenie czasu - cały twój czas, zarówno na płatną, jak i nieopłacaną pracę.
Jeśli będziesz śledził wszystko, co robisz w trakcie dnia pracy, założę się, że byłbyś zaskoczony, gdy zobaczysz, gdzie zmierza twój czas i co kwalifikuje się jako twój największy czas na odpływ. Samo to może być potężnym narzędziem do identyfikowania potencjalnych zadań do delegowania, a nawet zadań do wyeliminowania z firmy.
2. Przeglądaj swoje opcje
Delegacja może przyjmować wiele różnych form, a każda opcja zależy od Twojej firmy i Twoich potrzeb. Najbardziej skuteczny system delegowania to taki, któremu możesz zaufać i który będzie się rozwijał i zmieniał wraz ze wzrostem potrzeb i zmian.
Dwie najczęstsze opcje delegowania obejmują zatrudnianie pracownika i zlecanie go niezależnemu wykonawcy, na przykład wirtualnemu asystentowi .
Istnieje wiele aspektów, które należy rozważyć przy podejmowaniu decyzji między pracownikiem a niezależnym wykonawcą.
3. Dokumentuj wszystko
Zanim rozpoczniesz delegowanie, musisz zacząć śledzić wszystkie informacje, wiedzę i procesy, dzięki którym Twoja firma będzie działać jak dobrze naoliwiona maszyna. Może to stanowić wyzwanie, ponieważ prawdopodobnie często nie myślisz o tych danych; po prostu robisz to, co musisz zrobić. Ale posiadanie kompleksowej i jasnej dokumentacji jest niezbędne, aby skutecznie delegować.
Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie procesy i systemy powinny zawierać wyraźne pisemne streszczenie, aby każdy przyszły członek zespołu mógł wskoczyć i odebrać miejsce, w którym zostało przerwane. Te dokumenty procesowe i wszelkie inne potrzebne informacje powinny znajdować się w centralnej lokalizacji dostępnej dla wszystkich.
4. Opracuj priorytetowy plan przydziału
Po udokumentowaniu procesów i stworzeniu systemu do udostępniania tych informacji będziesz musiał przemyśleć priorytety najlepszych delegacji oraz sposób przypisywania, śledzenia i zarządzania delegowaną pracą.
Najpierw skup się na swoich największych priorytetach. Możesz zidentyfikować listę potencjalnych elementów delegacji o wysokim priorytecie, odpowiadając na te dwa proste pytania:
- Czy należy to teraz zrobić?
- Czy muszę sam wykonać to zadanie, czy może ktoś inny?
5. Użyj technologii
Technologia może ułatwić delegowanie i pomóc zespołom w pokonywaniu wielu różnych wyzwań. Wszystkie zespoły mogą korzystać z technologii , zarówno w zakresie udostępniania plików, planowania, a nawet szkoleń online.
Jeśli tworzysz wirtualny zespół z członkami w różnych lokalizacjach geograficznych, technologia może sprawić, że poczujesz się tak, jakby wszyscy członkowie Twojego zespołu siedzieli w tym samym pokoju. Zapoznaj się z dostępną technologią przed delegowaniem, abyś mógł stworzyć system, który ułatwia dzielenie się informacjami i współpracę.
6. Komunikuj się dobrze i często
Dobra komunikacja jest niezbędna dla każdego rodzaju zespołu. Bez niego nie ma zespołu. Jeśli chodzi o skuteczną delegację, komunikacja nie tylko musi być jasna, zwięzła i spójna, ale także należy upewnić się, że każdy członek zespołu ma dostęp do tych samych informacji.
Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest planowanie spotkań twarzą w twarz lub telekonferencje skoncentrowane na zespole , jeśli członkowie twojego zespołu są w różnych lokalizacjach. Sesje te powinny koncentrować się na współpracy, wymianie informacji i budowaniu zespołu. Ważne jest również, aby pozostać dostępnym między spotkaniami zespołu, aby odpowiedzieć na pytania, zapewnić wskazówki i pomóc w rozwiązaniu problemów w razie potrzeby.
7. Pielęgnuj zaufanie
Zaufanie jest jednym z najważniejszych czynników, jeśli chodzi o delegację, i idzie w obie strony. Musisz ufać, że członkowie Twojego zespołu wykonają pracę, za którą są odpowiedzialni, a członkowie twojego zespołu muszą ufać, że dajesz im wszystkie informacje potrzebne do wykonania pracy i że będziesz dostępny, aby wykonać kopię zapasową, gdy niezbędny.
Możesz utworzyć zespół na podstawie zaufania przez:
- Szacunek dla siebie nawzajem
- Słuchanie i słuchanie tego, co mówią inni
- Koncentracja na stałej komunikacji
- Mówiąc, co będziesz robił i robiąc to, co mówisz
- Być szczerym
Skuteczna delegacja może być odpowiedzią dla czasowego właściciela małego przedsiębiorstwa, który stara się znaleźć czas na rozwój swojej firmy. A kiedy podejmiesz kroki, by przygotować się do skutecznego procesu delegowania, nie tylko poświęcasz czas na skupienie się na najważniejszych działaniach biznesowych, ale zmniejszasz presję, że zawsze robisz wszystko samemu.