Jak działa moduł zakupów w SAP?
Firmy dowolnej wielkości wykorzystują swoją funkcję łańcucha dostaw do zakupu produktów do produkcji gotowych towarów lub świadczenia usług. Zanim dział zakupów może zakupić materiał w systemie SAP, należy skonfigurować unikalną infrastrukturę działu.
Aby zaprojektować strukturę najlepiej odpowiadającą potrzebom biznesowym, musisz zrozumieć strukturę organizacyjną SAP i decyzje podejmowane przez dział zakupów.
Struktura organizacyjna SAP
Każdy dział zakupów jest unikalny, ale struktura organizacyjna zdefiniowana w SAP pozwoli firmie na przyjęcie najlepszych praktyk w celu zmaksymalizowania korzyści płynących z systemu.
- Organizacja zakupów - to najwyższy poziom infrastruktury zakupowej. Organizację zakupową definiuje się jako grupę działań związanych z zakupem, która jest powiązana z całą lub określoną częścią przedsiębiorstwa.
Jeśli firma ma dużą liczbę lokalizacji, które są geograficznie niezależne, każdy obszar może mieć własną organizację zakupową. Jednak mała firma z jedną lub dwiema lokalizacjami może korzystać tylko z jednej organizacji zakupującej.
- Grupa zakupów - Grupę zakupową można zdefiniować jako osobę lub grupę osób zajmujących się określonymi produktami lub grupą produktów zakupionych za pośrednictwem organizacji zakupującej.
W większych organizacjach często znajdują się grupy specjalistów ds. Zakupów w dziale zakupów, którzy współpracują z określonymi dostawcami lub typami dostawców.
Kupowanie dokumentów
Istnieje wiele dokumentów zakupu, które są używane przez działy zakupów w systemie SAP.
- Zgłoszenie zapotrzebowania - jeśli produkt jest wymagany przez proces planowania produkcji, można wygenerować zgłoszenie zapotrzebowania. Produkty i usługi, które nie są częścią procesu planowania, można zamówić ręcznie za pomocą zgłoszenia zapotrzebowania.
Autoryzowani użytkownicy mogą utworzyć zapotrzebowanie, które może zażądać elementów z internetowego katalogu lub poprzez wpisanie zapotrzebowań bezpośrednio do systemu SAP . Jeśli zgłoszenie zapotrzebowania dotyczy przedmiotu, który nie został wcześniej zakupiony, zapytanie ofertowe można utworzyć i wysłać do istniejących lub nowych dostawców.
- Zapytanie ofertowe - Jeśli produktu nie można kupić od zakontraktowanego dostawcy lub cena i jakość nie są akceptowalne, dział zakupów może wysłać nowych lub istniejących dostawców zapytanie ofertowe (RFQ).
Dostawca może sprawdzić zapytanie ofertowe i odesłać najlepszą cenę i warunki dla przedmiotów.
- Cytat - Kiedy dostawca odsyła swoje oferty, może zostać wprowadzony do systemu SAP, a następnie dział zakupów może przeglądać i porównywać.
Mogą zaistnieć pewne negocjacje z dostawcami w celu uzyskania najlepszej oferty, w której dział zakupów będzie starał się uzyskać korzystniejsze terminy dostaw, rabaty lub koszty transportu.
- Zamówienie zakupu - jest to dokument handlowy wydany przez dział zakupów dostawcy, który określa wymagany produkt lub usługę, ilości i wynegocjowaną cenę uzgodnioną przez dostawcę i dział zakupów.
Możliwe jest skonfigurowanie systemu tak, aby sprzedawca musiał potwierdzić, że otrzymał zamówienie.
Istnieje również możliwość zażądania od dostawców wysyłania zaawansowanego powiadomienia o wysyłce, aby można było wiedzieć, kiedy produkty mają zostać dostarczone .
- Kontrakty - Zamiast pojedynczego zamówienia z dostawcą można utworzyć kontakt, w którym sprzedawca wyraża zgodę na wysłanie określonej ilości produktów w określonym czasie.
Ponadto umowa może być umową o wartości, gdzie zamiast ilości; kontakt dotyczy całkowitej ilości zakupionych towarów w określonym okresie.
- Umowa terminarzowa - niniejsza umowa ze sprzedawcą oznacza, że w określonym czasie zostanie zawarta umowa na dostawę produktów w zaplanowanych odstępach czasu.
Funkcja zakupów firmy SAP została zaprojektowana w taki sposób, aby jej użytkownicy mogli pomóc swoim organizacjom w dostarczaniu klientom zamówień, jakich klienci oczekują, kiedy klienci chcą takich zamówień - i realizować to, wydając jak najmniej zasobów reklamowych.
Ten artykuł zakupowy SAP został zaktualizowany przez Gary Marion, specjalistę ds. Logistyki i łańcucha dostaw.