01 - Executive Buy-In
02 - Racjonalizacja istniejących danych
Każda firma, która pozyskiwała dane przez pewien czas, będzie dysponować bazą danych dostawców, które zawierają aktualne, zduplikowane, nieaktualne i niepoprawne dane. Jeśli Twoja firma ma kilka geograficznie oddzielnych działów zakupów, poziom niedokładności jest pomnożony. Aby wdrożyć strategię zakupów na światowym poziomie, dane z każdego działu zakupów muszą zostać zaktualizowane, aby odzwierciedlały aktualne dane dostawców i powinny być zracjonalizowane w celu wyeliminowania duplikatów, niepoprawnych i niepotrzebnych danych. Korzyścią płynącą z posiadania dokładnych danych w Twojej firmie jest to, że pozwala na dokładną decyzję. Dzięki temu dział zakupów może analizować wydatki u dostawców, którzy korzystają z więcej niż jednego obszaru zakupów. Po lepszym zrozumieniu, gdzie pieniądze są wydawane w przedsiębiorstwie, firma będzie miała większy wpływ na dostawców.
03 - Wykorzystaj programy motywacyjne dla sprzedawców
Normą dla firm było płacenie od dostawców tak późno, jak to możliwe. Jeśli sprzedawca ma umowę na 45 dni, to nigdy nie otrzyma zapłaty przed upływem 45 dni. Aby zachęcić firmy do opłacania rachunków przed wynegocjowaną datą umowy, sprzedawcy oferowali rabaty, upusty i inne zachęty. Ale sprzedawcy stwierdzili, że pomimo zachęt, firmy wciąż nie płacą wcześniej. Jedna z teorii mówi, że firmy wprowadzają warunki płatności do swojego systemu ERP i zapominają o tym. Czeki są wycinane na podstawie tych danych, a zachęty dostawców nigdy nie są realizowane. Światowa strategia zakupów powinna uwzględniać te upusty, a firmy powinny zadbać o to, aby wykorzystywały każdą możliwą zachętę. W tych trudnych ekonomicznie czasach firmy nie mogą sobie pozwolić na rezygnację ze znacznych rabatów. Ponadto negocjacje z dostawcami powinny obejmować również uzyskanie większych upustów za płatność przy odbiorze towarów lub nawet przedpłatę.
04 - Wdrożenie oceny dostawcy
Dobra strategia zakupów powinna obejmować metodę mierzenia dostawców. Proces oceny powinien obejmować nie tylko wydajność dostawy, ale także śledzenie mniej oczywistych wskaźników, takich jak niedostateczna lub nadmierna dostawa, jakość dostarczanych produktów i wydajność obsługi klienta sprzedającego. Te metryki nie zawsze mogą być mierzalną wartością, ale czasami metryka jest subiektywna. Jeśli do oceny subiektywnej stosowane są wytyczne dotyczące zasad, wszyscy dostawcy mogą być mierzone jednakowo. Nie zapomnij poinformować sprzedawców, że są oni oceniani. Jeśli wiedzą, że ich klienci je oglądają, być może podniosą swoją grę.
05 - Zatrudnij specjalistów ds. Zakupów
Tak wiele firm uważa, że podstawowe umiejętności klerykalne są jedynym warunkiem wstępnym stanowiska w dziale zakupów. Ten pogląd jest niesamowicie naiwny, biorąc pod uwagę, że ci urzędnicy są odpowiedzialni za wydawanie ogromnej ilości zasobów firmy. Specjalista ds. Zakupów jest kluczem do wdrożenia światowej klasy organizacji zakupowej. Umiejętności wymagane w przypadku światowej klasy organizacji zakupowych obejmują wiedzę na temat biznesu, który kupują, umiejętności analityczne, umiejętności negocjacyjne i umiejętności interpersonalne. Pozbawiając się działu zakupów pracowników zorientowanych w tych umiejętnościach, Twoja firma może znaleźć się w kontraktach z niewłaściwymi sprzedawcami, za niewłaściwy materiał i za niewłaściwą cenę. organizacje zakupowe obejmują wiedzę na temat biznesu, dla którego dokonują zakupu, umiejętności analityczne, umiejętności negocjacyjne i umiejętności interpersonalne. Pozbawiając się działu zakupów pracowników zorientowanych w tych umiejętnościach, Twoja firma może znaleźć się w kontraktach z niewłaściwymi sprzedawcami, za niewłaściwy materiał i za niewłaściwą cenę.
06 - Zmniejszenie liczby sprzedawców
Firmy mają setki sprzedawców, niektóre mają tysiące, wiele ma tysiące, a nawet dziesiątki tysięcy. Posiadanie tysięcy dostawców w twoim systemie, nie tylko wymaga znacznej konserwacji, może być także bardzo kosztowne. Jeśli dział zakupów zamawia produkty od dwudziestu różnych dostawców każdego dnia, może to oznaczać dwadzieścia zamówień, które należy wysłać, dwadzieścia kosztów wysyłki, które należy zapłacić, oraz dwadzieścia potwierdzeń towarów, które muszą zostać przetworzone, gdy towary zostaną dostarczone. Poza dodatkowymi kosztami są prawdopodobnie oszczędności, które nie są realizowane. Ilu z tych dwudziestu sprzedawców sprzedaje te same lub podobne produkty. Jeśli dwudziestu sprzedawców zostanie zredukowanych do pięciu, wówczas koszty przetwarzania zostaną zmniejszone i prawdopodobnie koszty materiału zostały wynegocjowane niższe.
07 - Scentralizowane zakupy
Jeśli Twoja firma ma wiele rozproszonych geograficznie lokalizacji, może się wydawać, że niemożliwe jest wdrożenie światowej strategii zakupów. Jest to rozsądne, ponieważ firmy muszą myśleć o swoich ogólnych wydatkach jako głównej funkcji. Posiadając scentralizowaną organizację zakupową, firma może przejrzeć całkowitą liczbę zakupów i wybrać dostawców, którzy mogą zapewnić większość produktów po najlepszych kosztach. Ten scenariusz nie obejmie wszystkich elementów używanych we wszystkich lokalizacjach, a centralna organizacja zakupowa będzie musiała współpracować z lokalizacjami, aby zidentyfikować lokalnych dostawców, którzy ułatwią obsługę zdalnej lokalizacji.
08 - Maksymalne wykorzystanie sprzedawców
Negocjowanie umowy z dostawcą może być długotrwałą sprawą, a żadna ze stron nie jest zadowolona z wyniku. Słaba relacja z dostawcą na początku umowy nie jest sposobem, w jaki działają światowe organizacje zakupowe. Dostawcy są ważną częścią twojego łańcucha dostaw. Dostarczane przez nich materiały są wymagane w określonych terminach, aby Twoje zamówienie zostało wysłane do klienta w wyznaczonym terminie. Sprawienie, że sprzedawca będzie partnerem, a nie tylko innym sprzedawcą, pomoże zagwarantować, że twoje zamówienia są prawidłowe i na czas. Negocjacje z dostawcami powinny skupiać się na korzyściach płynących z bycia sprzedawcą; pokazując im, że jeśli odniesiesz sukces, odniosą sukces. Negocjacje, które koncentrują się na klauzulach karnych i karach za niską jakość i nieodebrane terminy dostaw, sprawią, że sprzedawca nie będzie w stanie spełnić twoich wymagań.
09 - Maksymalizacja technologii
Są firmy, które wciąż używają Rolodexów, zgłoszeń zapotrzebowania na papier i wzywają swoje zamówienia do dostawców. Większość ma jakieś oprogramowanie zakupowe, nawet jeśli jest to arkusz kalkulacyjny Excela, który śledzi zamówienia i ogólne wydatki. Wraz z wprowadzeniem oprogramowania do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) firmy mogą integrować działy zakupów z łańcuchem dostaw, aby móc korzystać z danych w czasie rzeczywistym. Jednak w tym miejscu wiele firm zatrzymuje się. Strategie zakupów na światowym poziomie idą dalej, aby czerpać korzyści oferowane przez ich systemy ERP. Firmy mogą stosować techniki przepływu pracy w swoich systemach ERP w celu automatyzacji zatwierdzeń i płatności, co skraca czas interwencji pracowników działu zakupów. Dane, które są tworzone przez tysiące transakcji zakupu, mogą być wykorzystywane w hurtowniach danych, aby pomóc kupującym profesjonalistom z metrykami w ocenie dostawców i negocjacjach kontraktowych.