Ten przykładowy program spotkań zapewnia organizację spotkania
Dałeś już wiele do myślenia o tym, co masz nadzieję zyskać dzięki komitetowi doradczemu i oczekujesz rad i ekspertyz, które członkowie Twojej Rady Doradczej mogą zapewnić w różnych aspektach swojej działalności, takich jak zarządzanie , marketing , księgowość , personel , obsługa klienta , technologia itp.
Więc chcesz mieć pewność, że na tym pierwszym spotkaniu pozwoliłeś swoim członkom rady doradczej wnieść swój wkład.
Zaplanuj spotkanie wokół problemu lub tematu dyskusji
Twoje pierwsze spotkanie, podobnie jak wszystkie spotkania Rady Doradczej, musi być zaplanowane wokół pytania lub problemu. Najłatwiej jest określić problem jako cel . Na przykład: "Chcemy zwiększyć sprzedaż o 25% w następnym kwartale. Jak możemy to zrobić?" Lub możesz podać temat do dyskusji bardziej ogólnie: "Jak możemy obniżyć nasze koszty biznesowe ?" lub "Jak możemy zwiększyć wydajność lub jak poprawić obsługę klienta ?"
Zbierz odpowiednie materiały podstawowe
Kiedy już zdecydujesz się na temat dyskusji, nadszedł czas, aby zebrać materiały, których będą potrzebować członkowie Twojej Rady Doradczej.
Ponieważ jest to pierwsze spotkanie Rady Doradczej, należy dołączyć plan biznesowy i wszelkie inne dokumenty związane z tematem dyskusji, takie jak wykresy, wykresy i arkusze informacyjne ilustrujące tło tematu dyskusji.
Jeśli to możliwe, należy wysłać kopię tych dokumentów do wszystkich członków Rady Doradczej z dwutygodniowym wyprzedzeniem, wraz z kopią porządku obrad.
Utwórz plan spotkania
Poniżej znajduje się przykład porządku obrad (z komentarzami do efektywnego prowadzenia spotkania), z którego możesz skorzystać podczas pierwszego spotkania Rady Doradczej.
Zauważ, że każdy punkt programu jest czasowy; budowanie harmonogramu na twoje spotkanie i trzymanie się go zapewnia, że twoje spotkanie nie ugrzęzło i pobudziło do dyskusji na dany temat.
Dokonaj uzgodnień dotyczących rejestrowania protokołów posiedzeń
Będziesz także chciał dokonać pewnych przygotowań do nagrywania protokołów ze spotkania. Nie próbuj robić tego sam; musisz być w stanie w pełni uczestniczyć, a słuchanie i wkładanie dobrze to praca na pełny etat. Jeśli nie masz kogoś, kto może wziąć udział i służyć jako sekretarka, poproś członków Rady Doradczej o zarejestrowanie spotkania.
Udostępniaj przekąski
Posiadanie przekąsek jest dobrym pomysłem. Kawa, herbata, woda, soki i zdrowe przekąski, takie jak owoce lub babeczki są miłym akcentem i zawsze mile widziane na spotkaniach. Po pierwszym spotkaniu będziesz mieć wyczucie preferencji uczestników dotyczące napojów i przekąsek i możesz zaplanować odpowiednie spotkanie na następne spotkanie.
Zrelaksować się!
Przede wszystkim nie przejmuj się prezentacją. Jesteś tam, aby dzielić się swoją wizją i nadziejami na swoją firmę i szukać porady, aby nie zaimponować nikomu efektami prezentacji multimedialnej.
Twoim celem na dalekie odległości jest ustanowienie działającej relacji zaufania z członkami Twojej Rady Doradczej, dlatego skup się na tym, aby członkowie Twojej Rady Pomocniczej odeszli, czując, że zostali wysłuchani i że przyczynili się do zarządzania Twoją firmą - i oczekuje na kolejne posiedzenie zarządu.
Dodałem komentarze w tym przykładowym planie spotkań Rady Doradczej, aby przeprowadzić Cię przez proces spotkania. Możesz wydrukować tę agendę i dostosować ją do swoich potrzeb - możesz skopiować ją bezpośrednio do dokumentu Word, Excel lub podobnego dokumentu biurowego, zaznaczając tekst i używając polecenia kopiuj / wklej (w Windowsie, zaznacz tekst zaznaczany myszą i naciśnij CTRL-C, aby skopiować i CTRL-V, aby wkleić).
Twoja nazwa firmy - (wypełnij)
Program
Data - (wypełnij)
Lokalizacja - (wypełnij)
| Czas rozpoczęcia / zakończenia | Czynność |
| 10: 00-10: 05 | Przedstawienia (Zakładając, że członkowie Twojej Rady Konsultacyjnej nie spotkali się, przedstawcie siebie i wszystkich członków Rady, podając krótki zarys ich ekspertyzy.) |
| 10:05 - 10:10 | Dlaczego komitet doradczy? (Krótka informacja o tym, jak widzisz działanie Rady Doradczej i wkład, jaki możesz mieć nadzieję, że Rada Doradcza może wnieść do Twojej firmy. Podaj szczegóły, takie jak częstotliwość spotkania Zarządu.) |
| 10:10 - 10:20 | pytania (Jeśli są, należy poprosić członków zarządu o sposób, w jaki funkcjonują komitet doradczy i jak mają nadzieję wnieść swój wkład). |
| Temat dyskusji: (Wstaw swoje pytanie / opis problemu tutaj.) | |
| 10:20 - 10:25 | Prezentacja tematu dyskusji (Zarys historii tematu i jego aktualny wpływ na firmę, zrezygnuj z przedstawiania swoich poglądów / rozwiązań w tym momencie). |
| 10:25 - 11:35 | Dyskusja (Chcesz, aby pomysły płynęły na tym etapie, nie odrzucaj ani nie odrzucaj pomysłów w tym momencie.) Wspieraj także swoje pomysły / widoki.) |
| 11:35 - 11:50 | Propozycje / uchwały (Ocena pomysłów, które grupa usłyszała i wybór najlepszych "rozwiązań"). |
| 11:50 - 11:55 | Podsumowanie (Podsumuj temat, dyskusję i wyniki dla grupy i powiedz im, co masz zamiar zrobić.) |
| 11:55 | Odroczenie |
Data następnego spotkania - (Wypełnij)
Jeśli skorzystasz z tego harmonogramu, jest to świetny czas, aby zabrać członków Rady Doradczej na dobry obiad (szczególnie, jeśli przekąski nie zostały podane podczas spotkania). Pamiętaj, że spotkanie się skończyło, a obiad powinien być przede wszystkim okazją do spotkania się z ludźmi!
Krótkie Spotkania
Nigdy nie powinieneś mieć spotkania Rady Doradczej, które trwa dłużej niż dwie godziny. Dwie godziny są wystarczająco długie, aby większość ludzi mogła poświęcić im uwagę.
Rozpocznij przyszłe spotkania z przeglądem poprzednich tematów dyskusji
W przyszłych spotkaniach powinieneś zacząć od recenzji tego, co zrobiłeś na temat omawiany podczas ostatniego spotkania, i zaprosić swoich członków Rady Advisory komentarzy na temat działań Twojej firmy.
Ponieważ "spotkanie i pozdrawiam" nie wchodzi w grę, możesz chcieć dwóch tematów dyskusji na przyszłych spotkaniach swojej rady doradczej. Możesz nawet mieć trzy, jeśli uważasz, że będą wygodnie pasować do dwugodzinnego formatu. Ale nigdy nie powinieneś mieć więcej niż trzy.