Co zrobić, zanim wystąpi problem
Jaki jest twój system obsługi skarg?
Aby ułatwić obsługę reklamacji, powinieneś mieć system, który najemcy mogą śledzić, gdy będzie musiał powiadomić Cię o żądaniu serwisowym.
Istnieją dwa podstawowe sposoby:
- Formalne żądanie: niektórzy właściciele wolą, aby najemcy składali wnioski o utrzymanie w formalnym procesie. Proces ten powinien być jasno określony w ramach umowy najmu .
Ten proces zazwyczaj wiąże się z jakimś pisemnym żądaniem. Żądanie zwykle zawiera następujące informacje:- Nazwa Najemcy
- Adres
- Numer jednostki
- Numer telefonu
- Data skargi
- Rodzaj reklamacji
- Opis reklamacji
- specjalna prosba
- Formularz internetowy - jeśli masz stronę internetową dotyczącą inwestycji w nieruchomości , możesz rozważyć dodanie obszaru dla żądań serwisowych. Najemca musiałby po prostu wejść na twoją stronę, wypełnić formularz i nacisnąć "wyślij".
lub - Formularz papierowy - Byłby to wydruk w formie papierowej, który najemca albo skanowałby i wysyłał pocztą e-mail, faksował, dostarczał ręcznie lub umieszczał w skrzynce pocztowej przeznaczonej dla takich żądań.
Upewnij się także, że w miejscu, w którym najemca może skontaktować się z Tobą, zarządcą nieruchomości lub konserwatorem po normalnych godzinach pracy, w przypadku żądania konserwacji wymagającego natychmiastowej uwagi, takiego jak pęknięcie rury lub brak ciepła w zimie, należy zastosować procedury awaryjne. .
- Nieformalne zamówienie: Inną opcją dla właścicieli jest nieformalna prośba. W przypadku tego rodzaju wniosku, gdy lokator ma problem z konserwacją, po prostu zadzwoni do ciebie lub wyśle e-maila, w zależności od preferowanej formy komunikacji i wyjaśni sytuację. Żądania telefoniczne będą miały miejsce w czasie normalnych godzin pracy, które ustawisz, chyba że jest to nagły wypadek, w takim przypadku będą postępować zgodnie z obowiązującymi procedurami awaryjnymi.
Kto będzie obsługiwał wnioski o utrzymanie?
Musisz zdecydować, kto będzie odpowiedzialny za rozpatrywanie skarg i wniosków o utrzymanie, więc nie będziesz zaskoczony, gdy wpłyną skargi. Najemcy będą musieli wiedzieć, z kim powinni się skontaktować, gdy mają problem.
- Ty : Czy będziesz odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń serwisowych? Czy czujesz się komfortowo, gdy lokatorzy kontaktują się z Tobą w przypadku takich wniosków? Czy możesz wygodnie wchodzić do mieszkań najemców na takie prośby? Czy dysponujesz bazą wiedzy i umiejętnościami, aby poradzić sobie z hydrauliką i naprawą elektryczną, czy będziesz musiał zatrudnić specjalistę?
Jeśli zdecydujesz, że sam wykonasz te zlecenia, musisz potwierdzić swój zestaw umiejętności. Chociaż możesz wiedzieć, jak naprawić klamkę, wyłączyć główny zawór wodny i posadzić podłogę, czy wiesz, jak lutować rury lub zainstalować przewodowe czujki dymu? Ważne jest, abyś rozumiał swoje ograniczenia od samego początku, abyś mógł odpowiednio zaplanować naprawy, których sam nie jesteś w stanie sobie poradzić. - Menedżer nieruchomości : Czy zatrudnisz zarządcę nieruchomości, który zajmie się zleceniami serwisowymi? Jeśli nie czujesz się komfortowo, wykonując zlecenia na konserwację lub po prostu nie chcesz się nimi przejmować, możesz wynająć firmę zarządzającą nieruchomościami, aby to zrobić. Będą oni mieć wykwalifikowany zespół robotników lub zatrudnią zewnętrznych wykonawców do wykonania tych żądań. Chociaż jest to droższa opcja, oszczędza Ci głowy, że musisz radzić sobie z ciągłymi prośbami o konserwację i oszczędza Ci kosztów alternatywnych czasu, który możesz przeznaczyć na bardziej produktywne przedsięwzięcia.
- Ktoś inny : jeśli nie masz umiejętności, wiedzy lub chęci samodzielnego rozpatrzenia reklamacji najemcy i nie chcesz wydawać pieniędzy na wynajęcie firmy zarządzającej nieruchomościami, aby to zrobić, nie możesz pozwolić, by twoja nieruchomość popadła w chaos. , musisz mieć kogoś, kto zajmie się tymi sprawami. Dzięki tej opcji nie będziesz płacić komuś miesięcznego wynagrodzenia; raczej zapłacisz im, aby za każdym razem dbali o każdy problem.
Musisz przeprowadzić badania i znaleźć lokalnych mechaników i wykonawców w twojej okolicy. Będziesz chciał poszukać:
- Handyman - Kto zajmie się podstawowymi naprawami.
- Elektryk - kto zajmie się problemami elektrycznymi.
- Hydraulik - kto poradzi sobie z rurami i kwestiami drenażu.
- Późne wieczory i weekendy - upewnij się, że znasz godziny, w których te osoby będą dostępne. Jeśli nie są dostępne w dziwnych godzinach, musisz upewnić się, że masz kogoś, kto jest. Nie chcesz być gorączkowo szukającym pomocnika, gdy jesteś w podróży poślubnej na Hawajach o 2 w nocy
- Numery alarmowe - Zawsze miej pod ręką numery lokalnej straży pożarnej, posterunku policji i centrum kontroli zatruć.