Przyznawanie pracownikom nagród jest wielką motywacją i poprawia morale pracowników. Istnieją jednak ograniczenia dotyczące tego, ile można odliczyć od tych nagród, w tym osiągnięć pracowników, bezpieczeństwa i nagród za usługi.
Musisz także znać konsekwencje podatkowe dla pracowników tych nagród. Jeśli podlegają opodatkowaniu, musisz odliczyć podatki od wynagrodzenia .
Ile mogę odjąć od nagrody za osiągnięcia pracowników?
Możesz odliczyć do 400 USD za wszystkie nagrody "własności materialnej" przyznane jednemu pracownikowi rocznie. Na przykład możesz odliczyć koszt zegarka za 30 lat pracy lub tabliczkę z nagrodą za bezpieczeństwo. Limit ten nie dotyczy nagród dokonywanych w ramach kwalifikowanego programu emerytalnego.
Jakie rodzaje nagród nie podlegają ograniczeniom?
IRS definiuje termin "Nagroda za osiągnięcia pracownicze", który obejmuje nagrody za staż pracy, nagrody za bezpieczeństwo i nagrody przyznawane podczas "ważnych prezentacji". Nagroda nie powinna "stwarzać znaczącego prawdopodobieństwa zapłaty ukrytego odszkodowania".
Co to jest "Rzeczowa własność osobista"? Czy certyfikaty podarunkowe są OK?
Bony podarunkowe nie są traktowane jako nagrody w związku z tym odliczeniem, ponieważ nie są " własnością osobistą ". Własność osobista to własność, którą posiada osoba fizyczna lub firma, która może się przemieszczać i nie jest ziemią ani budynkami.
Tak więc tablica lub zegarek byłaby własnością osobistą.
Możesz podać katalog produktów i pozwolić odbiorcy na wybór, ponieważ produkty są namacalną własnością osobistą. Te katalogi mają różne poziomy kosztów dla różnych długości usług; bardziej kosztowne prezenty dla dłuższej usługi.
Międzynarodowa organizacja Recognition Professionals mówi:
Inne przedmioty, które nie są materialnymi rzeczami osobistymi, obejmują podróże, wakacje, posiłki, zakwaterowanie, bilety do teatru lub wydarzeń sportowych oraz akcje, obligacje lub inne papiery wartościowe.
Nagrody przyznawane przez partnerstwa
IRS ma specjalne zasady dotyczące przyznawania świadczeń pracowniczych przez partnerstwa . W takim przypadku limity odliczenia "obowiązują zarówno dla spółki osobowej, jak i dla każdego jej członka." Chodzi o to, aby uniknąć sytuacji, w której partnerstwo ominęło zasady poprzez przyznanie nagrody poszczególnym partnerom.
Nagrody dotyczące usług, bezpieczeństwa i sugestii
Jeśli chcesz, aby nagrody przyznawane pracownikom nie podlegały opodatkowaniu, upewnij się, że postępujesz zgodnie ze wszystkimi przepisami IRS.
Nagrody z tytułu stażu pracy mogą być niepodlegające opodatkowaniu dla pracowników, jeżeli:
- Nie są one "ukrytą rekompensatą" (terminem IRS)
- Są one udzielane w ramach pisemnego programu "kwalifikowanego" (termin IRS)
- Nie faworyzują wysoko wynagradzanych pracowników
- Nie przekraczają one 400 USD na pracownika w przypadku niekwalifikowanych wygranych w ramach programu i nie przekraczają łącznej kwoty 1600 USD rocznie za wszystkie nagrody dowolnego rodzaju.
- Czas trwania nagród za usługi nie może być przyznany w ciągu pierwszych 5 lat pracy odbiorcy lub częściej niż co 5 lat.
Zakwalifikowany plan na nagrody musi być ustalonym lub pisemnym planem, który nie faworyzuje wysoko wynagradzanych pracowników.
Ponadto średni koszt wszystkich nagród za osiągnięcia pracownicze przyznanych w ciągu roku nie może przekroczyć 400 USD.
Nagród w zakresie bezpieczeństwa, które kwalifikują się jako niepodlegające opodatkowaniu, (a) nie mogą być przyznane więcej niż 10 procentom pracowników, oraz (b) nie mogą być przyznane menedżerom, administratorom, pracownikom biurowym lub innym pracownikom profesjonalnym.
Nagrody za sugestie. Przygotowałeś pole sugestii w pokoju rekolekcyjnym dla sugestii pracowników i oferujesz nagrodę za najlepszą sugestię miesiąca. Nagroda ta może nie być opodatkowana dla pracownika, jeśli:
- Pracownik nie był zobowiązany do wydania nagrody, a otrzymał ją bez wiedzy
- Spełnia limit 400 USD i 1600 USD (powyżej)
- Sugestia nie była częścią pracy pracownika, i
- Kwota nie była oparta na wynagrodzeniu pracownika.
Kiedy nagrody dla pracowników są opodatkowane dla pracowników
Koszt nagród rzeczowych na majątek prywatny w ramach limitów ustalonych przez IRS nie podlega opodatkowaniu na rzecz pracownika.
Wszystkie pozostałe nagrody są uznawane za rekompensaty, w tym za nadanie świadectw podróży i prezentów i podlegają opodatkowaniu od wynagrodzeń.
Na podstawie tych nagród trzeba potrącać federalne i stanowe podatki dochodowe, a nagrody te podlegają podatkowi od FICA (Social Security and Medicare) zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
Aby określić podstawę opodatkowania nagrody pracownikowi, należy wziąć pod uwagę uczciwą wartość rynkową, a nie koszt. Na przykład, jeśli kupiłeś niektóre monitory telewizyjne z głębokim rabatem i przekazałeś je pracownikom, musisz znaleźć cenę detaliczną i użyć jej do określenia kwoty opodatkowania dla pracowników.
Przeczytaj więcej o tym, jak IRS uważa nagrody dla pracowników.
Zastrzeżenie: Ten artykuł jest przedstawiony jako informacja ogólna, ale nie powinien być traktowany jako kompletny lub jako poradnik podatkowy ani nie może być użyty do przygotowania deklaracji podatkowej. Twoja indywidualna sytuacja biznesowa może wpłynąć na możliwość odliczenia jakiegokolwiek wydatku biznesowego. Zanim podejmiesz decyzje biznesowe, które mogą mieć wpływ na twoje podatki, skontaktuj się z doradcą podatkowym.