Zacznij od podstaw
Najlepsze pomysły zaczynają się od solidnego fundamentu, dlatego ważne jest, aby skonfigurować ramy swojego wydarzenia, zanim spojrzysz do przodu zbyt daleko.
Rzeczy takie jak daty, godziny i trasy podróży powinny zostać ukończone przed przejściem do skomplikowanych szczegółów.
Wybierz odpowiednią lokalizację
Będziesz mieć łatwiejsze znalezienie miejsca dla mniejszej grupy, ale progi przepustowości będą bardziej rygorystyczne. Jeśli wydarzenie rozrośnie się z 50 do 100 osób, być może będziesz musiał przenieść się do większego pomieszczenia, w zależności od pojemności miejsca. Ogólnie rzecz biorąc, łatwiej jest zejść w mniejszym stopniu, więc kupuj pokój, w którym możesz umieścić największą projekcję obecności.
Opracuj strategię marketingową
Nawet jeśli organizujesz "bezpłatne wydarzenie", musisz je przedstawić w sposób zachęcający do rejestracji . Ludzie chcą wiedzieć, w jaki sposób skorzystają z okazji, a sposób, w jaki wypowiadacie swoje zaproszenia i materiały marketingowe, może mieć duży wpływ na to, czy się pojawią, czy nie. Chociaż wydarzenie prawdopodobnie brzmi dla ciebie ekscytująco, prawdziwym wyzwaniem jest również wzbudzenie emocji u innych.
Budżet na osobę
Jedną wadą małych wydarzeń jest to, że zazwyczaj kosztują więcej na osobę, ponieważ ceny hotelowe i gastronomiczne spadają wraz ze wzrostem ilości. Aby jeszcze bardziej skomplikować sprawę, spadek liczby o 20% w przypadku małego wydarzenia może mieć wpływ na status grupy. Mając to na uwadze, chcesz budżetować koszty na osobę pod najniższą przewidywaną liczbą uczestników.
Jeśli zrobisz to dokładnie, twoja marża zysku rzeczywiście wzrośnie dla każdej osoby, którą dodasz do projekcji.
Zagraj w swoje mocne strony
Małe grupy oferują więcej okazji do zorganizowanych dyskusji, więc wykorzystaj to na swoją korzyść podczas planowania planu podróży. Nie ma zbyt wiele zabawy z "rozmową" przez cały dzień, dlatego wiele małych imprez oferuje sesje grupowe lub opcje breakout. Nawet projekty grupowe można integrować w odpowiednich okolicznościach. Pomyśl o sposobach zaangażowania uczestników w dialog, ponieważ zwiększy to ich wskaźnik retencji każdej prezentacji.
Dołącz sesje pytań i odpowiedzi oraz formularze opinii
Najlepszym sposobem na skakanie przy planowaniu kolejnego wydarzenia jest wysłuchanie opinii od aktualnego. Pozostaw wystarczająco dużo czasu na pytania na końcu każdego segmentu. Możesz również zadawać pytania swoim pracownikom, aby rozpocząć rozmowę. Formularze opinii są na tyle łatwe, że można je zawrzeć w pakietach informacyjnych, ale upewnij się, że instruujesz uczestników, w jaki sposób chcesz je przesłać.
Dodaj networking po wydarzeniach
Dobra funkcja sieciowania może przynieść ogromną wartość wszystkim uczestnikom. Jeśli skutecznie zachęcaliście do dialogu między uczestnikami, wszyscy powinni wiedzieć o sobie nawzajem pod koniec dnia.
Zawsze pomaga to w zapewnieniu żywności w takiej funkcji, a nawet możesz chcieć rekrutować zobowiązania przed dniem imprezy. Jak mówią, nic nie przyciąga tłumu, jak tłum, więc aktywnie promuj wszystkie funkcje po wydarzeniach.
Małe wydarzenia mogą być bogatym i satysfakcjonującym doświadczeniem dla wszystkich, ale musisz zaplanować każdą minutę z myślą o widzach. Dobrą wiadomością jest to, że za każdym razem staje się łatwiejsze, ponieważ dokładnie zrozumiesz, czego oczekują Twoi goście.