Jednak, chociaż planowanie wydarzeń ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz, aby wydarzenie przebiegło bezproblemowo, chcesz również uzyskać wyniki ze wszystkich swoich wysiłków.
Dlatego Twoja organizacja powinna zatrudnić "komitet goszczący".
Co to jest komitet przyjmujący?
"Komitet gospodarza" różni się od tradycyjnego komitetu planowania wydarzeń. Zamiast ludzi, którzy aktywnie planują, planują lub organizują wydarzenia dnia lub wieczoru, komitet goszczący to zespół, który wykorzystuje swoje sieci, aby upewnić się, że wydarzenie jest hitem. Niektórzy członkowie komitetu przyjmującego mogą wybrać:
- Zachęcaj swoich znajomych, rodzinę lub współpracowników do kupowania biletów
- Zbieraj przedmioty aukcyjne od lokalnych firm
- Nawiązuj połączenia z dostawcami w zakresie nagród drzwiowych lub cateringu imprez
Oczywiście istnieje niezliczona ilość sposobów, dzięki którym komitet goszczący może ulepszyć twoje wydarzenia charytatywne . Pomyśl o komitecie goszczącym jako rzeczywistym gospodarzu imprezy; ktoś, kto zaprasza najlepszych gości, wie, kogo wezwać na jedzenie lub wystrój i może połączyć cię z ludźmi, którzy sprawią, że wydarzenie zakończy się całkowitym sukcesem.
Ponieważ komisja goszcząca może zwiększyć środki otrzymane podczas imprezy lub uzyskać więcej uwagi mediów, znalezienie i rekrutacja odpowiednich osób jest niezbędna.
Kto wybrać dla swojego komitetu gospodarza
Prawdziwie przydatny komitet przyjmujący nie będzie obejmował płatnych sprzedawców ani planistów imprez. Zamiast tego powinni być bardzo zaangażowanymi członkami istniejącego zespołu, bazą darczyńców lub wolontariuszami mającymi powiązania i gotowość do dotarcia.
Twój komitet gospodarza może wahać się od zaledwie kilku osób do kilkudziesięciu.
Im więcej osób w Twojej komisji, tym większy wpływ mogą one wspólnie na sukces Twojego wydarzenia.
Możesz znaleźć członków komitetu goszczącego niemal wszędzie, w tym:
- Członek zarządu lub przewodniczący w organizacji
- Wolontariusze, którzy są bardzo zaangażowani w społeczność
- Dawca, który ma połączenia z lokalnymi firmami
- Dawca lub członek zarządu, który ma rozległe kontakty z idealną demografią darczyńcy
- Wolontariusze, którzy znają sprzedawców lub właścicieli obiektów
- Lokalne lub narodowe gwiazdy, które często popierają twoją sprawę
Po zlokalizowaniu osób, które chcesz dołączyć do komitetu przyjmującego; czas je zrekrutować.
Jak rekrutować komitet przyjmujący
Szukajcie i połączcie się z osobami, które mogłyby być doskonałymi członkami komitetu goszczącego. Jednak nie poproś kogoś, aby był członkiem komitetu goszczącego. Formalne zaproszenie jest najlepszym sposobem na rekrutację członków komisji.
W zaproszeniu komitetu przyjmującego ważne jest uwzględnienie:
- Pełne informacje o wydarzeniu i Twojej organizacji (data i lokalizacja)
- Informacja o celu wydarzenia (zbieranie funduszy na konkretną sprawę)
- Przykłady tego, w jaki sposób członek komitetu-gospodarza mógłby wnieść swój wkład
- Data odpowiedzi lub połączenia ze swoim zespołem
- "Zaawansowani" dziękuję za poinformowanie ich, że jesteście podekscytowani zaproszeniem ich
- Twoje imię / nazwisko osoby kontaktowej i dane kontaktowe
Upewnij się, że potencjalni członkowie wiedzą, że ich zaangażowanie zostanie zauważone i docenione oraz że mogą oni wywrzeć znaczący wpływ, dołączając do nich.
Jeśli zastanawiasz się, jak przygotować swój list zaproszenia do komitetu goszczącego, istnieje wiele przykładów na innych stronach organizacji non-profit. Jeśli szukasz łatwego w użyciu szablonu, skopiuj i wklej poniższy szablon i wstaw swoje informacje do każdego z nawiasów.
[Data]
Drogi [Wstaw nazwę]:
Piszę, aby poinformować Cię o ekscytującym wydarzeniu, które [Twoja nazwa organizacji] planuje na [miesiąc] w [Wstaw miasto].
W [Miesiąc + Rok (jeśli jest inny niż bieżący)], [Organizacja] przenosi [Nazwa Wydarzenia] na [Miasto], aby zwiększyć świadomość o [przyczynie / problemie społecznym / problemie z adresami Twojej organizacji] i zbudować wsparcie dla [ programy / inicjatywy / działania].
[Dodaj odpowiednie informacje o wydarzeniu / celu / temacie].
Wydarzenie odbędzie się w [Mieście] w [Miejsce wydarzenia (jeśli je posiadasz]] w dniu [data i czas].
[Imię], chcielibyśmy, aby Twoja pomoc sprawiła, że to wydarzenie - a także inne podobne - zakończyło się sukcesem. Jeśli chciałbyś wziąć udział w tym wydarzeniu, a także w przyszłych wydarzeniach, bylibyśmy bardzo wdzięczni, gdybyś przyjął to oficjalne zaproszenie do wzięcia udziału w naszym komitecie przyjmującym.
Jest kilka prostych sposobów zaangażowania się:
- Udostępnij swoje imię i nazwisko organizacji, jako członka naszego komitetu przyjmującego
- Zaproś swoich kolegów, przyjaciół i sąsiadów, aby zakupili [stół / bilet] na nasze wydarzenie (imprezy)
- Dołącz do nas na wydarzenie
- [Wstaw konkretną prośbę na podstawie pozycji osoby, połączeń.]
Pokochalibyśmy go, gdybyśmy wzięli pod uwagę organizowanie własnego stołu i zapraszanie znajomych i kolegów na wieczór zabawy. Wasze hojne wsparcie pomoże nam rozpowszechniać informacje o [przyczynie] i naprawdę wywierać wpływ.
Członek [Organizacji] skontaktuje się z Tobą w ciągu [Wstaw czas], aby omówić szczegóły naszego komitetu gospodarza i przedyskutować twoje zaangażowanie, gdybyś był zainteresowany.
Z niecierpliwością czekamy na współpracę z Tobą, aby [Nazwa wydarzenia] i przyszłe wydarzenia odniosły sukces! Dziękuję za hojną uwagę i wsparcie.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
[Pozycja w organizacji]
[Nazwa organizacji]
[Numer kontaktowy]
Po rekrutacji Twojego Komitetu Gospodarza
Po zaproszeniu wybranych członków komisji otrzymasz kilka listów akceptacyjnych lub połączeń. Zanim jednak zapoznasz się ze szczegółami tego wydarzenia lub tego, co chcesz zrobić, zaplanuj krótkie spotkanie z komisją. Bez pytania o nic, pozwól im:
- Zapoznaj się ze sobą
- Porozmawiaj o tym, w jaki sposób są zaangażowani w Twoją organizację
- Przejrzyj materiały lub prezentacje dotyczące Twojej sprawy / pracy
- Pomyśl o tym, w jaki sposób chcieliby wnieść swój wkład
Stamtąd możesz poinformować ich o swoich celach zbierania funduszy oraz o tym, jak chciałbyś, aby działały razem (zapraszając kontakty lub docierając do aukcji). Mogą również podzielić się na "podkomisje", jeśli masz dużą grupę
Oczywiście nie jest to zadaniem samego komitetu goszczącego, który planuje i wykonuje swoje wydarzenie. Komitet przyjmujący powinien współpracować z wolontariuszami lub komitetem ds. Planowania wydarzeń w celu sprzedaży biletów, zapewnienia sponsorowania nowych wydarzeń , przedmiotów aukcyjnych jest dużo, a noc będzie hitem dla uczestników.
Uznanie wysiłków Twojego Komitetu Gospodarza
Kiedy impreza się skończy, członkowie twojego komitetu przyjmującego powinni być jednymi z pierwszych osób, którym dziękujesz, zarówno podczas wydarzenia, jak i pisemnego podziękowania następnego dnia. Im bardziej zaangażujesz się w organizację przyjmującą, tym bardziej będą chętni do przyjmowania w przyszłości.
Znajdź osoby w organizacji lub społeczności, które pomogą Ci zorganizować następne wydarzenie. Mogą zrobić ogromną różnicę w wysokości podnoszonych pieniędzy i programów, które możesz wesprzeć.