Kroki przygotowujące saldo próbne
Lista wszystkich otwartych kont księgi na swoim planie kont według numeru konta . Numer konta powinien być czterocyfrowym numerem przypisanym do konta podczas konfigurowania planu kont. Wypisz swoje sumy debetów i kredytów z każdego konta księgi głównej. Powinieneś mieć tabelę z czterema kolumnami. Kolumny powinny być numerem konta, nazwą konta, obciążeniem i kredytem.
Dla każdego otwartego konta księgi, sumuj swoje obciążenia i kredyty za okres rozliczeniowy, dla którego prowadzisz saldo próbne. Zapisz sumy dla każdego konta w odpowiedniej kolumnie. Jeśli obciążenia i kredyty nie są równe, wystąpił błąd na kontach księgi głównej. Regularne uruchamianie salda próbnego, co najmniej raz w miesiącu, pomaga szybko i łatwo zidentyfikować wszelkie problemy i naprawić je, gdy tylko się pojawią. Przygotowanie salda próbnego powinno być powiązane z cyklem rozliczeniowym firmy.
Nie przygotuj jeszcze żadnych wpisów regulujących . Bilans testowy jest przygotowywany przed wprowadzeniem jakichkolwiek pozycji dostosowujących. Początkowe saldo prób jest przygotowane do wykrycia błędów matematycznych przed wprowadzeniem korekty wpisów lub rozpoczęciem zamykania ksiąg za okres rozliczeniowy.
Jeśli okaże się, że masz niezrównoważone saldo na próbę, innymi słowy, obciążenia nie są równe kredytom, to masz błąd w procesie księgowym. Ten błąd należy znaleźć i poprawić.
Pierwszym krokiem do znalezienia błędu jest po prostu dodanie kolumn kredytowych i debetowych, aby sprawdzić swoją matematykę. Jeśli nadal się nie sumują, odejmij mniejszą kolumnę od większej i poszukaj brakującej ilości w mniejszej kolumnie. Jeśli ją znajdziesz, znalazłeś błąd.
Istnieją inne standardowe metody wykrywania błędów w saldzie próbnym. Jeśli obciążenia i kredyty nie są równe, sprawdź, czy liczba 2 dzieli się równo na różnicę. Jeśli tak, poszukaj konta, poszukaj niepoprawnie konta w kolumnie z większą sumą, która równa się połowie różnicy. Jeśli to znajdziesz, znalazłeś błąd.
Inną techniką jest użycie numeru 9 w celu znalezienia błędu transpozycji. Jeśli liczba 9 dzieli się równomiernie na różnicę między kredytami i obciążeniami, masz błąd transpozycji. Wróć do swoich pozycji kredytowych i debetowych, aby spróbować znaleźć błąd transpozycji.
Przykłady innych błędów, które mogłyby zaburzyć równowagę prób, to:
- Bez konta księgi rachunkowej w obliczeniu salda próby
- Wprowadzanie błędu w złożonym wpisie do dziennika
- Umieszczanie złych kont księgi w kolumnach salda próbnego
- Przeliczanie kwoty konta księgi rachunkowej
- Księgowanie zapisu księgowego na złym koncie księgi głównej
Dodatkowe uwagi
Jeśli nie wprowadzisz zapisu w dzienniku, nie pojawi się on jako błąd w saldzie próbnym.
Jeśli zarejestrujesz transakcję finansową na niewłaściwym koncie, nie pojawi się ona jako błąd w saldzie próbnym.
Jeśli transponujesz numer w kolumnie debetowej z numerem w kolumnie kredytowej, nie pojawi się on w saldzie próbnym.
Niepublikowanie wpisu księgowego do księgi dziennika nie pojawi się w saldzie próbnym.