Zorganizowanie wiąże się z czymś więcej niż tylko z ułożeniem stosów papierów i odkurzeniem bałaganu na biurku. Organizacja polega na tworzeniu systemów i procedur dla wszystkich różnych części Twojej firmy; może to pomóc w zwiększeniu produktywności i zyskowności. Poniższe pomysły zawierają jedne z najlepszych sposobów, aby lepiej zorganizować się w swoim małym biznesie. Wypróbuj tylko jedną dla powolnej i trwałej poprawy lub zaplanuj w tym roku nowy proces organizacyjny każdego miesiąca w swojej firmie.
01 - Przejmij kontrolę nad dokumentami i dokumentami
Teraz, gdy masz lepszy pomysł na temat rodzaju dokumentów, z którymi pracujesz, nadszedł czas, aby stworzyć - lub ulepszyć - swój biurowy system archiwizacji. Susan Ward przygotowała pomocny przewodnik do tworzenia systemu zarządzania dokumentami, który może pomóc w stworzeniu lub dostrojeniu procesu papierowego i zorganizowaniu go.
Jeśli zdecydujesz, że nadszedł czas, aby zacząć iść w kierunku biura bez papieru ( najpierw przeczytaj te za i przeciw ), możesz zacząć od skanowania i digitalizacji swoich rachunków, korzystając z fakturowania online i usług płatniczych, takich jak FreshBooks, przechodząc do programu podpisu cyfrowego, takiego jak DocuSign i używanie chmury do tworzenia kopii zapasowych i archiwizacji danych. Jeśli zbierzesz wizytówki na imprezach w ciągu roku, dobrym pomysłem może być zainwestowanie w skaner wizytówek, aby móc błyskawicznie zdigitalizować informacje kontaktowe i porzucić karty papierowe.
02 - Użyj właściwych narzędzi zwiększających produktywność
- Zarządzanie kontaktami. Od śledzenia klientów po zapamiętywanie osób spotykanych podczas pracy w sieci każdy właściciel małej firmy potrzebuje systemu do zarządzania informacjami kontaktowymi. Możesz zdecydować się na kompleksowy system zarządzania relacjami z klientami (CRM), taki jak Salesforce, lub w przypadku zarządzania na mniejszą skalę, możesz skonfigurować swoją istniejącą aplikację Kontakty do pracy w firmie.
- Spotkania i komunikacja. Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz spotkania twarzą w twarz, rozmawiasz przez telefon lub czat wideo, istnieje sposób na lepsze zorganizowanie procesu. Możesz skorzystać z usługi takiej jak Do, aby zorganizować spotkania lepiej - przed, w trakcie i po.
- Rachunkowość i księgowość. Zorganizuj i usprawnij sposób fakturowania, robienia płatności i zarządzania przepływem środków pieniężnych za pomocą narzędzi takich jak Quickbooks Online, Xero i Wave.
- Monitorowanie podróży i wydatków. Możesz korzystać z aplikacji takich jak Expedia i TripAdvisor, aby ułatwić sobie planowanie podróży. Następnie, w drodze, aplikacje takie jak Expensify pomagają śledzić wydatki i sprawiają, że raportowanie po powrocie do domu jest dużo bardziej zorganizowane.
- Zarządzanie mediami społecznościowymi. Wszyscy wiemy, ile czasu można zmarnować na media społecznościowe, jeśli nie podchodzisz do tego w sposób systematyczny i zorganizowany. Dlatego narzędzia takie jak Hootsuite i Buffer mogą być nieocenione dla właścicieli małych firm.
- Zarządzanie pocztą elektroniczną. Jeśli korzystasz z Gmaila w swojej małej firmie, masz dostęp do wielu rozszerzeń Google, które mogą szybko uporządkować Twoją skrzynkę odbiorczą. Jeśli używasz innej aplikacji e-mail, spróbuj SaneBox do automatycznego filtrowania, przypomnień i innych.
- Zarządzanie projektem. Dobra aplikacja do zarządzania projektami pomoże Ci śledzić zadania, udostępniać pliki i współpracować z członkami zespołu w jednym miejscu i może być jednym z najlepszych narzędzi, które możesz wykorzystać do zorganizowania swojej pracy. Wypróbuj Basecamp lub Asana, aby uzyskać kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami.
Produktywność jest bardzo osobistym procesem, a aplikacje, których potrzebujesz, są specyficzne dla ciebie, praca, którą wykonujesz i sposób, w jaki pracujesz. Poświęć trochę czasu na zbadanie swoich potrzeb, zanim zastosujesz nowe narzędzie w swoim procesie. Możesz nie potrzebować tylu, ile myślisz. Aby uzyskać więcej informacji na temat narzędzi zwiększających produktywność, przeczytaj ten artykuł z 101 aplikacjami biurowymi dla małych firm i odkryj te 27 oszczędzające czas aplikacje .
03 - Zorganizuj swój komputer
Oto lista rzeczy, które możesz teraz zrobić, aby uporządkować komputer i powrócić do działającej formy:
- Oczyść pulpit. Jest kilka sposobów na to, aby przejść tutaj i wszystko zależy od stylu pracy i sposobu korzystania z komputera. Możesz pozbyć się wszystkiego z pulpitu, z wyjątkiem kosza na śmieci (pamiętaj, że ikony aplikacji na pulpicie to tylko skróty - wszystkie rzeczywiste aplikacje zwykle znajdują się w folderze Aplikacje). Możesz też dodać kilka skrótów do najczęściej używanych aplikacji i plików. Mam tendencję do błądzenia w kierunku pierwszej opcji, idąc tak usprawniony, jak to możliwe, ale często za pomocą mojego pulpitu dla łatwego dostępu do plików, nad którymi obecnie pracuję. Potem przenoszę je do ich stałego domu, kiedy skończę.
- Utwórz cyfrowy system archiwizacji. Mówiąc o nadaniu dokumentom stałego domu, jest to miejsce, w którym tworzy się zbiór dokumentów, który ma dla Państwa kompletny sens, dzięki czemu można znaleźć potrzebne dokumenty, gdy ich potrzebujesz. Ten przewodnik po organizacji plików i folderów zawiera wiele doskonałych wskazówek, które pomogą Ci zacząć.
- Zaktualizować oprogramowanie. Jeśli twój komputer jest ustawiony, aby automatycznie zainstalować aktualizacje aplikacji i systemu operacyjnego, świetnie. Jeśli jest to proces ręczny, powinieneś sprawdzać aktualizacje co najmniej dwumiesięcznie, ponieważ wiele z nich zawiera poprawki zabezpieczeń. Następnie, raz w roku, sprawdź aktualne wersje używanego oprogramowania i podejmij decyzję, jeśli czas na aktualizację.
- Skanuj w poszukiwaniu wirusów i problemów z wydajnością. Bez względu na to, jaki masz komputer, wszystkie mogą dostać wirusy lub złośliwe oprogramowanie (tak, nawet Mac!). Jeśli masz komputer z systemem Windows, te wskazówki dotyczące konserwacji komputera z PCWorld pomogą ci utrzymać Twój komputer w dobrej kondycji i sprawnie działać.
- Sprawdź integralność kopii zapasowej danych. Tworzysz kopie zapasowe swoich danych, prawda? Jeśli nie, na razie pomiń wszystko inne i zrób to najpierw. Możesz użyć usługi tworzenia kopii zapasowych opartej na chmurze, takiej jak Carbonite, Backblaze lub CrashPlan, lub możesz użyć zewnętrznego dysku twardego podłączonego do komputera (ja robię oba). W przypadku każdej z tych opcji skonfiguruj usługę lub dysk, aby przeprowadzać ciągłe automatyczne kopie zapasowe, dzięki czemu nie musisz nic robić ręcznie. Następnie, raz lub dwa razy w roku, przejdź do usługi tworzenia kopii zapasowych lub prowadź i przeglądaj, aby upewnić się, że wszystko jest dostępne i dostępne, jeśli musisz pobrać kopie na komputer lokalny.
- Rozwiąż swoją skrzynkę odbiorczą. Wielu właścicieli małych firm ma związek z nienawiścią do miłości ze skrzynką e-mail. Uwielbiają to, ponieważ jest to wysoce wydajne i wydajne narzędzie komunikacji; a mimo to go nienawidzą, ponieważ szybko może wymknąć się spod kontroli, powodując niepotrzebny stres . Są rzeczy, które możesz zrobić, aby Twoja skrzynka odbiorcza była w linii, na przykład za pomocą automatyzacji, usprawniając codzienne otrzymywanie i ograniczając częstotliwość sprawdzania poczty e-mail w ciągu dnia. Przeczytaj ten artykuł, aby uzyskać wskazówki dotyczące zarządzania pocztą e-mail, które sprawią, że Twoja skrzynka odbiorcza będzie wydajnym narzędziem zwiększającym produktywność, a nie dużą porcją ssania.
Wskazówki powyżej pomogą od razu lepiej zorganizować swój mały biznes, ale pamiętaj, jak szybko wszystko może wymknąć się spod kontroli. Powiązaj te działania z rezolucją, aby szybko i łatwo przeglądać swoje papiery, narzędzia zwiększające wydajność i status komputera kilka razy w miesiącu, abyś mógł zachować porządek i zapobiec sytuacji, w której rzeczy osiągną przytłaczający poziom dezorganizacji.