7 wskazówek dotyczących spotkania Well Well
Pożegnaj się z tymi nudnymi spotkaniami i naucz się, jak prowadzić efektywne spotkania, które pozostawiają pracowników zaangażowanych i zmotywowanych.
7 wskazówek dotyczących skutecznych spotkań
Stwórz cel spotkania
Przed wysłaniem powiadomienia o spotkaniu i umieszczeniem go w swoim kalendarzu, zadaj sobie pytanie, dlaczego chcesz zorganizować spotkanie i ustalić cel. Czy jest to spotkanie, które ma przyspieszyć zmianę zarządzania? Podejmujesz decyzję dotyczącą projektu? Czy jest to sesja "burzy mózgów" dla nowej strategii biznesowej? Upewnij się, że zgromadzenie pracowników w pokoju do bezpośredniej rozmowy i interakcji jest konieczne dla twojego celu; jeśli celem spotkania jest aktualizacja statusu, być może wysłanie e-maila grupowego lepiej służy każdemu czasowi.
Informuj o celu spotkania
Zapraszając innych na spotkanie, jasno określ cel spotkania. Pozwoli to nie tylko skupić się na tobie, ale także umożliwi pracownikom uczestnictwo w spotkaniu przygotowanym z dokumentami lub przemyśleniami na ten temat.
Komunikacja jest niezbędna do skutecznego spotkania.
Bądź selektywny wobec uczestników
Nikt nie lubi uczestniczyć w spotkaniu, które nie ma związku z nimi ani ich pracą. Określ, kto naprawdę powinien tam być i dlaczego. Którego wejścia potrzebujesz? Którzy współpracownicy muszą wziąć udział i najprawdopodobniej będą mieli pytania w tej sprawie?
Jeśli ktoś jest na twojej liście, który po prostu musi być poinformowany o tym, co zostało omówione, zrób im przysługę i zdejmij z listy. Można je łatwo zaktualizować, wysyłając e-mail z dalszymi informacjami. Czas jest cenny i żaden pracodawca nie chce negatywnie wpływać na wydajność, ponieważ pracownicy nie mogą zajmować się spotkaniami, które są zbędne.
Musisz stworzyć plan spotkania
Zorganizowanie spotkania bez ustalonego planu spotkania przypomina wspinanie się na żaglówkę i ma nadzieję, że wiatr zabierze cię tam, gdzie chcesz. Będziesz - całkiem dosłownie - zagubiony na morzu. Twój plan spotkań poprowadzi Cię do miejsca docelowego. Uwzględnij tematy, które będą omawiane i kogo adresować do każdego przedmiotu, jeśli biorą w nim udział inne osoby. Wysyłaj pocztą e-mail informacje o wydarzeniach z wyprzedzeniem, aby wszyscy wiedzieli, czego mogą oczekiwać i są przygotowani.
Trzymaj się swojego planu
Nawet najlepiej zaplanowane spotkanie pójdzie nie tak, jeśli dyskusja zostanie przerwana i odejdzie na tematy styczne. Dlatego większość spotkań nie osiąga swoich celów - nie pozostają one na dobrej drodze. Na początku spotkania ustal podstawowe zasady i określony czas przydzielania każdej pozycji w agendzie, a także ogólne spotkanie. Na przykład: "Dziękuję za przybycie dzisiaj. Czas każdego jest cenny i moim celem jest utrzymanie tego spotkania w niecałą godzinę.
Pozostańmy przy przedmiotach i zarezerwuj dyskusję na inne tematy na później. "Wciel się w każdego, kto monopolizuje dyskusję lub wprowadza tematy, a nie w porządku obrad.
Keep Engagement
Pomoce wizualne znacznie ułatwiają skupienie wszystkich na spotkaniu, a nie na telefonach i zegarach. Opublikuj porządek na Smart Board z przodu pokoju. Wizualizacja projektu na dużym ekranie za pomocą komputera; cokolwiek, żeby utrzymać oczy z góry.
Podsumuj spotkanie
Czy kiedykolwiek opuściłeś spotkanie i masz zupełnie inne wyjście niż twój kolega? Upewnij się, że tak się nie stanie podczas spotkania, wysyłając e-mail z powiadomieniem w ciągu 24 godzin. Dołącz podsumowanie, wyróżnij kluczowe tematy, zaadresowane zadania i wskaż terminy. Wysłanie tego w odpowiednim czasie zapewni, że uczestnicy nie pójdą w złym kierunku.